MS

Hej, tu Michał Śliwiński, założyciel Nozbe - aplikacji do zadań dla nowoczesnych zespołów. Po polsku piszę o produktywności. Wierzę, że praca to nie jest miejsce do którego idziesz, ale to co robisz.

Jak pracować efektywnie, kiedy #ZostajeWDomu i #NieMaBiura ?

👨🏼‍💻iMagazine

Rok 2020 przyniósł nam nie lada niespodziankę w postaci konkretnego wirusa. Świetnie by było ten rok zrestartować, ale się nie da. Musimy kompletnie zmienić sposób pracy. Większość z tych, którzy zazwyczaj chodzili do biura, została zmuszona do pracy z domu. Coś, co dla mnie było naturalne od lat, dla większości osób jest nowością. Jak przystosować się do tej nowej rzeczywistości?

Ten felieton jest z wydania z kwietnia 2020 iMagazine

Nagle praca z domu stała się koniecznością

Zacznę od mojego doświadczenia w temacie. W Nozbe pracujemy zdalnie od ponad 13 lat. Ja sam od kiedy skończyłem studia w 2003 roku, nigdy nie chodziłem do biura, czyli pracuję z domu już od 17 lat… a tak właściwie, to nawet dłużej, bo jeszcze podczas studiów pracowałem jako freelancer dla klientów z różnych zakątków Polski i Europy. Pracę magisterską napisałem o “wirtualnych firmach”, czyli o tym, jak dzięki pracy zdalnej łączyć siły wielu firm.

Nozbe od początku istnienia jest firmą w pełni zdalną. Kiedy podczas rozwijania aplikacji opowiadałem o naszym stylu pracy i o tym, że “nie mamy biura”, ludzie byli bardzo sceptyczni. Nie dowierzali, że tak się w ogóle da pracować. Nagle nadeszły inne czasy i nie mamy wyjścia, czy nam się to podoba czy nie.

Mamy też dodatkowy problem: dzieci i pozostali domownicy też są w domu. To dodatkowe wyzwanie nawet dla mojego doświadczonego w pracy zdalnej zespołu, w którym połowa osób ma dzieci i tak jak ja (mam trzy córki) musi być rodzicem, pracownikiem i nauczycielem.

Pracuję z domu, co teraz?

W idealnym świecie, mielibyśmy więcej czasu na to, aby się przygotować. Teraz jest to niemożliwe, dlatego poniżej będę łączył porady bardziej “uniwersalne” (czyli co najlepiej zrobić lub kupić) oraz te doraźne (czyli co da się zrobić teraz i już).

Ciągle można robić zakupy online, więc może warto szybko nabyć niektóre pomocne sprzęty, o których wspomnę, biorąc pod uwagę, że wymóg pracy w domu może się ze względu na epidemię konkretnie przedłużyć.

Co więcej, polecam próbować dogadać się z pracodawcą - my, zamiast dawać sprzęt “służbowy”, dopłacamy 50% do sprzętu prywatnego pracownika i to nie tylko do komputerów czy telefonów. Dofinansowujemy także biurka, okulary, krzesła i inne sprzęty biurowe. Po roku do dwóch amortyzacji sprzęty przechodzą na własność pracownika.

Musisz mieć komputer i biurko przeznaczone do pracy

Do pracy potrzebujesz komputer i blat, na którym można go postawić. To oczywiste. Ale diabeł tkwi w szczegółach.

Warto mieć miejsce przeznaczone tylko do pracy z domu - oddzielone od przestrzeni do wypoczynku i relaksu. Może to być miejsce przy biurku, konkretne miejsce przy dużym stole, osobny pokój. Chodzi o to, aby móc powiedzieć, że: tu pracuję. Kiedy jestem w innym miejscu - jestem poza pracą. Wówczas nawet, jeśli pracujesz i oglądasz seriale na tym samym laptopie, dla twojego spokoju i koncentracji ważne jest, aby wykonywać te czynności w różnych częściach mieszkania.

Jeśli masz tylko jeden ekran, warto pomyśleć o drugim monitorze. Może nawet masz gdzieś dodatkowy od starego kompa. Jeśli nie, może warto zdobyć go na OLX lub Allegro - monitory nie są drogie.

Biurko przeznaczone do pracy to podstawa - i to jakiekolwiek biurko, które może stanowić Twoje “biuro domowe”. Blat z Ikei na 4 nogach, stare biurko dziecka, stara konstrukcja od maszyny do szycia… Zdarzało mi się pracować nawet na desce do prasowania! Jest może mało głęboka, ale za to bardzo szeroka.

Musisz się odizolować od rodziny

Osobny pokój do pracy byłby idealny. Może masz “pokój gościnny”, który możesz wykorzystać jako biuro. Może masz kanciapę na graty - to jest ten moment, w którym warto ją przeorganizować i przerobić na małe biuro. Jeśli się nie da, przestaw meble w sypialni tak, aby stworzyć sobie “kąt do pracy”. Poszukaj też opcji w salonie albo w ostateczności pracuj przy stole jadalnym. Możliwości jest sporo - bądź kreatywny.

W najgorszym wypadku da się też pracować w kuchni, ale wtedy trzeba po prostu zamontować kłódkę na lodówce, aby, pracując z domu, nie przytyć 100 kilo.

Jeżeli masz osobny pokój, zamykaj go na czas pracy. Jeśli nie, po prostu ustaw się “tyłem do wszystkich” i zaopatrz się w słuchawki. Najlepiej z aktywnym wyciszaniem szumów, takie jak QC35, nowe NC700, czy AirPods Pro (które w tym momencie mam na uszach, bo piszę ten felieton na iPadzie Pro siedząc, przy stole jadalnym, pilnując dzieci).

Jak pracować efektywnie, kiedy #ZostajeWDomu i #NieMaBiura ? 2

Musisz ustalić harmonogram i się go trzymać

Harmonogram to podstawa. Ustal: o której wstajesz, w co się ubierasz (praca w piżamie - tylko na poziomu “master”, czyli dla hiper-doświadczonych pracowników zdalnych), kiedy jesz śniadanie, kiedy pracujesz, kiedy masz przerwę na kawę, obiad… no i kiedy kończysz pracę.

Ten grafik trzeba skoordynować z domownikami: dużymi i małymi. Wbrew pozorom dzieci chętnie się go trzymają i pilnują. Ustalcie go wspólnie i w miarę możliwości się go trzymajcie.

Ważne: nie wyjdzie to od razu. Nie każdego dnia będzie idealnie. Początkowa wersja grafiku też nie będzie idealna. Pod koniec tygodnia zróbcie przegląd i nanieście poprawki. Wspólnie. Uczcie się na błędach rodzinnie i pamiętajcie, że chcecie sobie wzajemnie pomóc.

Pogadaj również z pracodawcą czy menadżerem i osobami z zespołu. Ustalcie, w jakich godzinach pracujecie i zmiany komunikujcie sobie na bieżąco.

Gdy już jest harmonogram, musi być dyscyplina!

Nie ma miejsca na fejsa i inne pożeracze czasu. Zauważysz, że teraz będziesz chcieć wykorzystać każdą minutę skupienia, jaka będzie Ci dana. Masz 2 godziny spokoju, ciśniesz, kończysz ten artykuł, piszesz ten raport, kończysz to opracowanie. Wiesz, że potem znowu ktoś Ci przeszkodzi, więc działasz, aby potem mieć czas dla siebie. Dla partnera. Dla dzieci oraz sprawdzanie ich prac domowych.

Godziny, które udaje Ci się wygospodarować na pracę, to czas który trzeba “zmaksić”. Zaczniesz unikać spotkań online, bo szkoda Ci będzie na nie czasu. Raczej nie spędzisz pełnych ośmiu godzin przed kompem, ale te kilka godzin, jakie ci się uda wycisnąć, będą to naprawdę owocne godziny.

Kontakt z firmą i zespołem - jak to zrobić z domu?

Gdy już urządzisz domowe biuro i ustalisz domowe reguły, skorzystaj z poniższych porad opartych na naszych doświadczeniach i zobacz, co możesz zrobić, aby efektywnie się komunikować i sprawnie realizować zadania.

Ustawcie proste kanały komunikacji

Postarajcie się odejść od maila, aby mieć „jedno źródło prawdy”, w którym wymieniacie informacje. E-maila używajcie tylko do kontaktu ze światem “zewnętrznym”. Oto proste wskazówki:

Kalendarz firmowy - jeden Google Calendar

Mamy jeden kalendarz firmowy, do którego dodajemy spotkania (o ile są faktycznie potrzebne). Zapisane są w nim również spotkania cykliczne. Każdy z zespołu jest do tego kalendarza zaproszony. Ponieważ jest to kalendarz Google, można go dodać do kalendarza wbudowanego w system Mac czy iOS.

Video-spotkania - za pomocą aplikacji Zoom

Do każdego spotkania mamy osobny “wirtualny pokój” w Zoom. Linki do pokojów są dostępne dla każdego w zespole. Dzięki temu, każdy może dołączyć do spotkania z każdego urządzenia (także z urządzeń z iOS i Android). Zoom działa wg nas lepiej niż Skype. W wersji darmowej Zoom, spotkania między dwiema osobami są bez ograniczeń. Więcej niż dwie osoby mogą bezpłatnie rozmawiać nie dłużej niż 40 minut, co zmusza do dyscypliny :-) My używamy wersji Pro, dzięki której definiujemy własne pokoje wirtualne i możemy dyskutować trochę dłużej. Alternatywy to Google Hangouts i Skype.

Komunikujemy się przez zadania - używamy Nozbe Teams

Właśnie opublikowaliśmy Nozbe Teams - naszą najnowszą aplikację do zadań i projektów dla zespołów. Pracowaliśmy nad nią od trzech lat, rok zapowiedzieliśmy ją jako “Nozbe 4” na lutowej okładce iMagazine. Od ponad roku aplikacja przechodziła beta-testy. Wreszcie jest. I do tego bezpłatnie.

W Nozbe Teams mamy projekty zespołowe, w projektach są sekcje z zadaniami, a w nich - komentarze. To jest nasze źródło prawdy. Kiedy ktoś w firmie coś od kogoś chce, dodaje zadanie w Nozbe Teams i przypisuje tej osobie. W komentarzach do zadania dogadujemy szczegóły. Nie używamy e-maila w zespole. Komunikujemy się przez zadania. Delegujemy je sobie, @wspominamy odpowiednie osoby w komentarzach, kiedy potrzebujemy ich feedbacku. Jednocześnie każdy z zespołu ma dostęp do wszystkich niezbędnych mu danych i projektów.

Dzięki podejściu zorientowanemu na zadania i projekty mamy mniej spotkań. Wszystko spisane jest w jednym miejscu i każdy wie, co ma robić. Nozbe Teams jest bezpłatne dla zespołów liczących do 5 osób i 5 aktywnych projektów. Wersja Premium daje możliwość dodawania nieograniczonej liczby projektów i członków zespołu. Ze względu na epidemię koronawirusa do końca kwietnia 2020 roku udostępniamy wersję Premium bezpłatnie.

Jako zespół, który nie ma biura, stworzycie nowe nawyki

Zobaczysz, że od kiedy zaczniecie pracować z domu, będziecie jako funkcjonować inaczej.

Powodzenia! To jest nowy czas!

Ten wirus nam nieźle namotał w życiu. Drastyczne zmiany i nagłe przejście na pracę zdalną jest trudne, ale daj sobie kilka tygodni, aby wszystko ogarnąć. W międzyczasie zapraszam do kontaktu na Twitterze @MSliwinski lub na stronę NieMaBiura.pl - gdzie regularnie będę zamieszczał materiały, ebooki, filmy dotyczące pracy z domu oraz prowadził spotkania na żywo. Zapraszam i głowa do góry!

Jak pracować efektywnie, kiedy #ZostajeWDomu i #NieMaBiura ?