Jak planuję swój tydzień, czyli Szablon Tygodnia w praktyce

Ponad 17 lat temu zaprojektowałem pierwszą wersję Nozbe, ponieważ jestem osobą słabo zorganizowaną i musiałem ciągle poznawać i wdrażać różne techniki za zakresu produktywności, aby poradzić sobie z chaosem. Poza moją aplikacją jednym ze sposobów na organizację pracy w tygodniu jest Szablon Tygodnia i w tym miesiącu będzie właśnie o nim. Taki szablon ustawiam sobie od kilku lat i uważam go za doskonały sposób na ustrukturyzowanie pracy i zredukowanie planowania do minimum.

Ten felieton jest z wydania z października 2024 iMagazine

• Szablon Tygodnia to Mój “Idealny Tydzień”
• Bloki czasowe w ciągu dnia
• Tematy dnia lub dni tematyczne
• Jak pilnować szablonu tygodniowego?
• Szablon tygodniowy ogranicza planowanie do minimum!

Szablon Tygodnia to Mój “Idealny Tydzień”

Początkowo zaczerpnąłem ten pomysł od Michael’a Hyatta, który taki szablon opisywał właśnie jako swój idealny tydzień. Ostatnio Cal Newport (autor bestsellera “Deep Work”) też się przyznał na łamach swojego podcastu, że stosuje tę technikę.

W tej metodzie chodzi przede wszystkim o to, żeby, biorąc pod uwagę swoje cele, obowiązki w pracy oraz zobowiązania prywatne, ułożyć sobie taki terminarz, jak by wyglądał Twój idealny tydzień, gdyby nikt ani nic ci w nim nie przeszkadzało.

Oczywiście w życiu dzieją się rzeczy nieprzewidywalne. Żaden tydzień nie jest idealny, ale jeśli projektuję sobie szablon, doświadczenie pokazuje, że mam wszystko znacznie bardziej pod kontrolą.

Swój terminarz należy przeglądać i aktualizować regularnie. Ja przeważnie robię to co kwartał, ale czasami co pół roku. Często po wakacjach letnich dostosowuję go do bieżącej sytuacji w firmie i życiu prywatnym.

Bloki czasowe w ciągu dnia

Chociaż pracuję w domu i mam pełną elastyczność w planowaniu dnia pracy, nadal domyślnie pracuję mniej więcej od 9 do 17 z godzinnym marginesem błędu. To dlatego, że moje trzy córki chodzą do szkoły, a moja żona ma bardziej tradycyjną pracę biurową, więc chcę się dostosować do ich rozkładu dnia, aby móc spędzać wspólnie czas.

Dzielę swój dzień na 5 bloków:

Blok 1. 9:00-11:00 - rozgrzewka, feedback, spotkania i wywiady. Blok 2. 11:00-13:00 - praca w skupieniu. Blok 3. 13:00-14:00 - bufor, lunch, sport lub feedback. Blok 4. 14:00-16:00 - spotkania z zespołem, klientami albo zadania bieżące. Blok 5. 16:00-17:00 - końcówka, czyli ostatnie zadania, klienci lub nagrywanie podcastu lub materiałów video.

Bloki te różnią się w zależności od dnia, ale planując spotkania, rozmowy z klientami lub inne działania, najpierw sprawdzam moje bloki czasowe. Oto kilka przykładów działania tej metody w praktyce:

• Zdałem sobie sprawę, że nie potrafię od samego rana skupić się na najważniejszych zadaniach, więc wolę wykorzystać blok 1. od 9:00 do 11:00 na lekkie zadania i spotkania. To dla mnie rodzaj fazy rozgrzewkowej.
• O 11:00 jestem już “rozgrzany”, więc skupiam się na najważniejszym zadaniu na ten tydzień, które wybrałem w moim cotygodniowym przeglądzie w poprzedni piątek. Nie planuję spotkań między 11 a 13.
• O 13:00 albo kończę fazę pracy głębokiej, albo jem lunch, idę pobiegać lub przygotowuję się do następnego bloku…
• …który zwykle oznacza przekazywanie informacji zwrotnej zespołowi, pracę nad rozwojem produktu lub spotkania związane z Nozbe.
• A o 16:00 próbuję dopinać tematy, aby wyrobić się do 17:00. Jeśli danego dnia miałem dłuższą przerwę na lunch lub sport w środku dnia, czasem kontynuuję pracę do 18:00, żeby nadrobić.

Tematy dnia lub dni tematyczne

Każdy dzień jest inny. W Nozbe mam kilka ról. Jestem właścicielem firmy, ale ponadto biorę udział w projektowaniu produktu i zajmuję się aktywnie marketingiem, więc tydzień dzielę sobie pomiędzy tych klika ról:

• W poniedziałek jestem szefem i wizjonerem produktu: przebijam się przez wszystkie zadania związane z zespołem, firmą lub produktem. Co dwa tygodnie mam sesję mastermind z innymi przedsiębiorcami, ale poza tym nie mam spotkań w poniedziałki, więc jest dużo czasu na pracę w skupieniu.
• Wtorek jest dniem marketingu i produktu. W pierwszym bloku mam spotkanie zespołu marketingowego, a w czwartym bloku bardzo często mamy spotkania z naszymi zespołami obsługi klienta lub projektowania produktu. Ostatni blok jest przeznaczony na spotkania z klientami.
• Środa jest moim dniem marketingowym, ponieważ co dwa tygodnie o 9:00 rano prowadzę polski podcast „Nie Ma Biura”, a o 16:00 - angielski „No Office”. Rozmawiam również z klientami i piszę wpisy na blog lub tworzę inne materiały promocyjne.
• Czwartek jest dniem szefa, ponieważ mam spotkanie z dyrektorami Nozbe w pierwszym bloku, a później przekazuję informacje zwrotne czekającym na nie współpracownikom. Czwartek jest również dniem, w którym kończę główne zadanie na bieżący tydzień w drugim bloku czasowym. W czwartki bardzo często odbywam także indywidualne rozmowy z niektórymi członkami zespołu.
• Piątek, piąteczek, piątunio… jest dniem na cotygodniowy przegląd zadań. Po jego zakończeniu nagradzam się bardziej wykwintnym lunchem (czasami z moją żoną), a następnie poświęcam czas na rozwój osobisty, nadrabiając zaległości w czytaniu lub oglądaniu interesujących filmów bądź konferencji.

Jak pilnować szablonu tygodniowego?

Oczywiście życie płata figle i nawet najbardziej idealny szablon tygodnia będzie atakowany ze wszystkich stron. Oto jak sobie z tym radzę:

• Ochrona bloków czasowych - staram się chronić tak bardzo, jak to możliwe, aby mój czas od 11:00 do 13:00 był faktycznie poświęcony na pracę w skupieniu. Nie planuję wtedy żadnych spotkań ani innych zajęć. Jeśli ktoś mnie o coś pyta, mówię, że jestem wtedy zajęty i tyle.
• Wyjątki – robię je czasami, ale staram się też znaleźć sposób, żeby je zrekompensować. Na przykład moje spotkanie grupowe Mastermind co dwa tygodnie kończy się o 11:30, więc w poniedziałki zaczynam głęboką pracę zaraz po zrobieniu notatek z tego spotkania, czyli około 12:00, a potem pracuję do 14:00. Jeśli coś pilnego pojawi się po moich spotkaniach w bloku 1. i muszę to zrobić, sprawdzam, ile czasu na to poświęciłem i odpowiednio wydłużam sesję pracy w skupieniu.
• Mało spotkań – jak pisałem wyżej, mam określone dni na określone spotkania i próbuję, aby ich było jak najmniej.
• Bufor - mam wbudowany bufor między 13:00 a 14:00 na to, by przedłużyć pracę w skupieniu, spisać notatki ze spotkań porannych albo przygotować się do kolejnych rozmów. Taki bufor jest bardzo ważny.
• Limity - ustalam sobie wewnętrzne limity, takie na przykład jak maksymalny czas jednego spotkania (max 2 godziny, chociaż często po 1.5 godzinie już wymiękam), albo ile czasu poświęcam na rozmowy z klientami od wtorku do czwartku (godzina każdego dnia, łącznie 3 godziny).
• Automatyzacja - w Nozbe uważamy, że spotkania powinny być regularne, opcjonalne i dobrze przygotowane. Dlatego mam spotkania zaplanowane automatycznie. Każdego tygodnia konkretne spotkanie jest o takiej a nie innej porze w konkretnym pokoju Zoom. Łatwo zapamiętać, nikt się nie gubi i każdy może wokół tego zaplanować swój idealny tydzień. Nie tylko ja.

Szablon tygodniowy ogranicza planowanie do minimum!

Taka struktura to świetny sposób na zminimalizowanie czasu na planowanie przed każdym kolejnym tygodniem. Wszystkie bloki czasowe są gotowe na zapełnienie konkretnym typem prac. Większość rzeczy dzieje się wtedy, kiedy chcę, co pomaga mi skupić się na zadaniach i projektach, które są naprawdę ważne.

Używam terminarza od lat i przeglądając go, odkryłem, co działa, które pory dnia są odpowiednie na spotkania, na pracę głęboką i na inne działania… Ta technika dała mi wgląd w to, jak działam i jak chcę oraz lubię funkcjonować.

Dlatego zachęcam Cię do stworzenia własnego Szablonu tygodnia. Wyobraź sobie, jak powinien wyglądać Twój idealny tydzień. Ile chcesz lub możesz mieć spotkań, jak je poustawiać, aby mieć czas na pracę w skupieniu? Wolisz najważniejsze zadania robić z rana? A może w ciągu dnia lub wieczorem? Zachęcam do przetestowania tego systemu! Najlepsze jest to, że nie wymaga to żadnego oprogramowania: jedynie kartki papieru a potem już tylko kalendarza. Powodzenia!