Kontrola jest dobra, ale zaufanie znacznie lepsze!

Ponad dwa lata temu pisałem na łamach iMagazine o zaufaniu jako narzędziu do produktywności (wydanie wrześniowe 2020 - polecam przeczytać jeszcze raz). Jednak teraz, jeśli założymy, że pandemia minęła, warto temat odświeżyć, abyśmy wracali do pracy w biurach, online czy w systemie hybrydowym z większym zaufaniem do siebie! Bo jak inaczej możemy pracować w takich warunkach, jeśli nie zaufamy współpracownikom, że wykonują swoje zadania?

Ten felieton jest z wydania z stycznia 2023 iMagazine

• Kredyt zaufania na dzień dobry!
• Widać Cię, jeśli dowozisz robotę!
• Jedno spotkanie w tygodniu. JEDNO.
• Każdy współpracownik jest leaderem projektu!
• Nowa funkcja Nozbe? Jest programista, który za nią odpowiada!
• Zaufanie wśród klientów? Nie tylko social media i blog!
• Zaufanie przez regularne rozmowy z klientami? A jakże!
• Zaufanie to podstawa
• Szczęśliwego Nowego Roku 2023!

Kredyt zaufania na dzień dobry!

Rozpoczynając pracę w Nozbe, każdy dostaje od razu duży kredyt zaufania. Umawiamy się na 40 godzin wytężonej pracy w tygodniu i ufamy sobie, że taka właśnie będzie.

Okazuje się, że traktowanie pracownika nie jak złodzieja czy oszusta, ale jako partnera w pracy, któremu z definicji się ufa, jest bardzo motywujące.

Taka osoba nie chce stracić otrzymanego kredytu zaufania.

Na marginesie chcę zaznaczyć, że nie lubię mówić o koleżankach i kolegach z pracy “pracownicy”, bo to sugeruje, że oni pracują dla mnie, albo dla Nozbe. Po niemiecku słowo “pracownik” to Mitarbeiter: mit czyli “z” oraz arbeiter - “pracownik”. W tłumaczeniu powinno to raczej brzmieć “współpracownik” - ktoś kto pracuje z nami, a nie dla nas. I takie podejście mi się podoba.

Widać Cię, jeśli dowozisz robotę!

W Nozbe pracujemy w pełni zdalnie. Do realizowania celów używamy aplikacji Nozbe, w której widać wszystkie projekty firmowe i zadania do wykonania. Czasem korzystamy ze Slacka jako firmowego czatu.

W firmie bez biura widać, że ludzie pracują, wyłącznie jeśli coś się dzieje w projektach i zadaniach. Wiadomo, że jesteś w pracy, jeśli:

• odpisujesz w komentarzach do zadań,
• dajesz feedback w zadaniach współpracowników,
• tworzysz swoje zadania i pracujesz nad nim,
• delegujesz lub przyjmujesz zadania od innych,
• kończysz zadania i projekty.

Jednym słowem widać Cię w pracy, jeśli faktycznie pracujesz. Nie śledzimy kliknięć myszą. Nie rozliczamy godzin przesiedzonych przed komputerem. Widzimy, że pracujesz, bo zadania i projekty posuwają się do przodu.

Jedno spotkanie w tygodniu. JEDNO.

Raz w tygodniu każdy dział w Nozbe ma swoje spotkanie. Jest zebranie marketingu, działu technicznego i działu wsparcia klienta. Dodatkowo liderzy każdego działu mają wspólne spotkanie dyrektorskie ze mną. Tym sposobem większość osób w Nozbe ma w tygodniu tylko jedno spotkanie, które trwa około godziny i tylko czasami przedłuża się o kilka minut.

Na zebraniach pijemy kawkę, rozmawiamy o tym, co u nas i jakie mamy samopoczucie. Bywa, że omawiamy jakieś tematy, jeśli potrzebujemy dodatkowej dyskusji, bo przecież wszystko i tak jest rozpisane w zadaniach i projektach. Tak naprawdę spotykamy się raz w tygodniu, aby zasymulować spotkanie przy kawie w biurze. Aby pamiętać, że jesteśmy jednym zespołem.

Oczywiście poza tym jednym spotkaniem, kilka razy w miesiącu mamy dodatkowe zebrania, ale jest ich bardzo mało. Zaplanowane jest spotkanie zespołu ds. designu, analizujące jakość wsparcia klienta oraz czasami spotkania jeden-na-jeden, aby omówić i uszczegółowić to, co już jest przygotowane w zadaniach.

Warunkiem tego, aby spotkanie się odbyło jest dokładnie przygotowana agenda oraz poszczególne jej punkty rozpisane w zadaniach. To nie wszystko: każdy temat musi być przeczytany przez wszystkich uczestników. Celem zebrania jest wyłącznie wyjaśnienie niuansów, a nie streszczanie lub przedstawianie zagadnień.

Każdy współpracownik jest leaderem projektu!

Zaufanie to też przekazywanie odpowiedzialności nie tylko za zadania, ale za całe projekty. Zaufanie i motywacja idą w parze ze sprawczością.

Dla przykładu, każda osoba z zespołu wsparcia klienta oprócz odpowiadania na zapytania użytkowników ma projekt, za który jest odpowiedzialna, np.:

• Ola odpowiada za koordynację tłumaczeń Nozbe na wszystkie wersje językowe (a mamy ich sporo!);
• Dominika odpowiada za program ekspercki oraz program partnerski Nozbe - dzięki temu coraz więcej osób poleca naszą aplikację i przy okazji dostaje dodatkowe miesiące gratis;
• Emilia odpowiada za strony internetowe Nozbe.

Jeśli piszę, że ktoś za coś odpowiada, to znaczy faktycznie, że jest szefem projektu. Ma pełną decyzyjność w tym obszarze, a wszyscy pozostali podlegają mu w danym zakresie. Jeśli bym więc chciał umieścić coś na stronie Nozbe, muszę zrobić zadanie dla Emilii i w tym zadaniu przedstawić, dlaczego mi na tym zależy. Ale to ona decyduje, czy i kiedy to zadanie wykona. Ja po prostu daję feedback, jak każdy inny w zespole Nozbe.

Nowa funkcja Nozbe? Jest programista, który za nią odpowiada!

Podobnie pracujemy z nowymi funkcjami naszego produktu. Co 6 tygodni zaczynamy nowy cykl programistyczny, w którym budujemy lub rozbudowujemy funkcje w Nozbe. Kiedy już wraz z dyrektorami zdecydujemy, które opcje wchodzą do kolejnego cyklu, szef produktu wraz z programistami wyznacza osoby odpowiedzialne za daną funkcję.

Obecnie kończymy funkcję, na której mi bardzo zależy. To możliwość stworzenia zadania dla dowolnej osoby na świecie - nawet jeżeli nie używa Nozbe. Dzięki tej opcji będziemy mogli współpracować przez zadanie w Nozbe z każdym, bez “zmuszania” go do zakładania konta w Nozbe. Osoba otrzymuje odnośnik do danego zadania i bez potrzeby rejestracji może w prosty sposób odpisać na komentarz, bezpiecznie dodać załączniki itd.

Pomimo iż to ja wpadłem na pomysł wprowadzenia tej funkcji, odpowiada za nią Michu, jeden z programistów. To on decyduje, czy funkcja jest gotowa do testów, które poprawki trzeba nanieść teraz, a które później oraz czy ma czas na dodanie jakiejś dodatkowej opcji. Ja tylko daję feedback. Kamil, nasz tester, raportuje mu, jak funkcja działa, gdzie ewentualnie są jakieś błędy, ale to Michu priorytetyzuje wszystkie działania. To on rządzi i decyduje. My ufamy, że weźmie pod uwagę wszystkie ewentualności i zagrożenia, a on ufa, że nie będziemy na nim wywierać presji.

Zaufanie wśród klientów? Nie tylko social media i blog!

Jak każda firma internetowa próbujemy budować zaufanie wśród klientów przez regularne pisanie na blogu oraz w mediach społecznościowych. To jasne, chociaż i tutaj jest jeszcze dużo pracy do zrobienia i wiele do nauki. Słuchając użytkowników, dowiadujemy się, czego potrzebują i jakich treści chcą więcej, a następnie dostosowujemy nasz przekaz do ich feedbacku, aby móc lepiej uczyć ich produktywności, oraz aby oni uczyli się od siebie nawzajem.

Zgodnie z oczekiwaniami słuchaczy wracamy do regularnego publikowania podcastów. Prowadzimy podcast “Nie Ma Biura” (po polsku) oraz “No Office” (w jęz. angielskim), w których ukazujemy kulisy pracy zdalnej. Szczególnie teraz, już po pandemii, chcemy dzielić się najlepszymi radami dla firm, które do tej pory działały tylko stacjonarnie, a teraz zaczynają pracować “hybrydowo”.

Prowadzę również własny blog na stronie michael.team. Pokazuję, jak powstaje i funkcjonuje Nozbe z punktu widzenia właściciela. Widać tam, z jakimi problemami się zmagam oraz przede wszystkim - co mnie napędza i motywuje.

Zaufanie przez regularne rozmowy z klientami? A jakże!

Znacie wielu szefów firm, którzy poświęcają co tydzień czas, aby rozmawiać z klientami? Jestem jednym z nich. Niemal codziennie mam zarezerwowane 1-2 godziny na krótkie rozmowy z użytkownikami Nozbe.

Dzięki video-rozmowom przez Zoom mogę spotkać się z każdym na świecie! Tylko w zeszłym tygodniu rozmawiałem z klientami z różnych miejsc w USA i w Polsce. Takie spotkania dają wartość zarówno klientom jak i firmie. Oni poznają mnie osobiście i widzą zaangażowanie w produkt oraz czują się docenieni. Ja mogę dopytać ich o wiele rzeczy (np. skąd znają Nozbe, jak zaczęli swoją przygodę z zarządzaniem sobą w czasie i jak doszło do tego, że wdrażają Nozbe w zespole) i przy okazji podsunąć im pomysły i dobre praktyki, które zebrałem podczas wcześniejszych rozmów.

Zaufanie to podstawa

Lubię pracować w atmosferze zaufania. Przyznaję uczciwie, że od czasu do czasu ktoś się zdenerwuje albo nadużyje zaufania. Życie jest skomplikowane i zdarzają się różne sytuacje i problemy, ale jeśli na start oferujemy kredyt zaufania, łatwiej sobie z tym wszystkim radzić.

Nawet kiedy zdarzają się niesnaski, to wiemy, że przecież ta druga osoba jest po naszej stronie. Czasami wchodzi w grę ego, strach lub stres, ale kiedy przypomnimy sobie, że przecież dążymy do tego samego celu - sukcesu Nozbe - zaufanie pomaga nam wrócić do skutecznej współpracy.

Przez te wszystkie lata nauczyłem się, że ludzie w gruncie rzeczy są po prostu dobrzy i godni zaufania. Co więcej, uważam, że należy dorosłych traktować jak dorosłych, a nie jak małe dzieci, którym się nakazuje, gani i darzy ograniczonym zaufaniem.

A co z kontrolą? Tak, jest ona potrzebna i jest użytecznym narzędziem, ale tylko wtedy, gdy używamy jej do wzajemnego wsparcia i wspólnego pilnowania osiąganych celów, a nie podcinania sobie skrzydeł.

Kontrola to narzędzie, ale zaufanie to styl życia.

Czy życie nie byłoby lepsze, gdybyśmy sobie wszyscy wzajemnie ufali? Czy nasze relacje nie byłyby zdrowsze, gdyby były oparte na zaufaniu a nie podejrzliwości?

Szczęśliwego Nowego Roku 2023!

Na początku tego roku życzę, aby udało Ci się budować wszystkie relacje biznesowe i prywatne na bazie zaufania. Zaufaj sobie, zaufaj innym i zaufaj, że ten nowy rok będzie lepszy niż poprzedni!