MS

Hej, tu Michał Śliwiński, założyciel Nozbe - aplikacji do zadań dla nowoczesnych zespołów. Po polsku piszę o produktywności. Wierzę, że praca to nie jest miejsce do którego idziesz, ale to co robisz.

Nie pracujmy więcej, ale inaczej. Zupełnie inaczej!

👨🏼‍💻iMagazine

Jak pisałem w poprzednim miesiącu w iMagazine, jestem w trakcie pisania książki “#NoOffice” o pracy bez biura, w której podkreślam, że praca to nie miejsce, do którego się chodzi, ale to, co się robi. Już ponad 2/3 książki jest gotowe, a większość tekstu jest przetłumaczona na język polski pod adresem NoOffice.org/pl/ - zachęcam do czytania i komentowania. Pisząc książkę, zauważyłem, że dużo uwagi poświęcam niej nie temu, jak coś można zrobić trochę lepiej, ale: jak warto zrobić to zupełnie inaczej.

Ten felieton jest z wydania z października 2020 iMagazine

“Bardziej” nie działa. “Inaczej” daje efekty!

Wiele osób, przyznając się do tego, że coś im nie wychodzi, myśli: “Nie udało mi się, bo się aż tak bardzo nie starałem. Dlatego teraz postaram się bardziej!”

Niestety, “bardziej” nie działa.

Jeśli coś nie wychodzi, trzeba zadać sobie trudne pytanie, dlaczego tak się dzieje. Jesteś ambitną, inteligentną i zdeterminowaną osobą, więc sprawa się nie rozbija o twoje chęci, ale o to, że pewnie trzeba podejść do tematu inaczej.

Oto kilka przykładów z mojej książki.

Email nie sprawdza się w pracy zespołowej

Poczta email jest niesamowita. Można w łatwy sposób napisać elektroniczny list do dowolnej osoby na świecie. Ty możesz napisać list do mnie na adres michael@nozbe.com i ja go przeczytam i po jakimś czasie pewnie nawet ci odpowiem.

Ale email nie sprawdza się we współpracy zespołowej. I to nie dlatego, że się za bardzo nie staramy, albo wysyłamy sobie za mało wiadomości, ale dlatego, że fundamentalnie to nie jest narzędzie do współpracy, ale do nawiązywania kontaktów.

Więc nie wystarczy ustalić, że od dzisiaj będziemy wysyłać sobie więcej emaili, albo stworzymy nowy kod pisania emaili, albo nowe reguły i filtry w programie do poczty. Można próbować, ale to nie zmieni faktu, że niektóre emaile i tak się zawieruszą, inne wylądują przez przypadek w spamie, a jeszcze inne po prostu zostaną gdzieś odfiltrowane i zapomniane.

Nie zamieniaj siekierki na kijek, ale na piłę tarczową!

Aby współpraca w zespole była skuteczna, szczególnie teraz, gdy część osób pracuje zdalnie, trzeba po prostu podejść do tego wszystkiego zupełnie inaczej. Należy zmienić narzędzie.

Dlatego na świecie powstały takie aplikacje jak Basecamp, Asana, Trello, Wrike i dlatego też my zbudowaliśmy nowe narzędzie Nozbe Teams. Każda z tych aplikacji inaczej wygląda i działa, ale próbuje rozwiązać ten sam problem, jak skutecznie komunikować się w zespole.

My zaczynaliśmy od aplikacji Nozbe - listy zadań od 13 lat pomagającej ponad 700,000 ludziom na całym świecie. Dlatego też podeszliśmy do tematu w analogiczny sposób - zbudowaliśmy zespołową listę zadań. Inni robią wirtualne tablice, inni pochodną techniki zarządzania kaskadowego. To, jaką aplikację wybierze twój zespół, zależy wyłącznie od was, ale zachęcam, aby wybrać jedną z tych aplikacji, zamiast próbować “bardziej” czy “lepiej” wymieniać maile w zespole.

Email w zespole powinien być zabroniony. Trzeba go zmienić na znacznie lepsze narzędzie i tyle!

Aby spotkania były “lepsze”, trzeba ich robić mniej i podejść do nich zupełnie inaczej!

Nie pracujmy więcej, ale inaczej. Zupełnie inaczej! 2

Kolejny temat to spotkania, czyli plaga, która kradnie mnóstwo czasu, zabija kreatywność i generalnie wpływa demotywująco na pracę wszystkich w zespole.

Znowu, nie chodzi tylko o to, aby teraz robić spotkania lepiej, czyli skupić się na tym, aby były na czas, aby wszyscy byli przygotowani… bo jeśli zebrań będzie ciągle tyle samo i będą organizowane na każde zawołanie szefa, efekt nie będzie lepszy!

Trzeba drastycznie zmniejszyć liczbę spotkań.

Spotkania statusowe - wywalić!

Po co zwoływać spotkania statusowe? Po co zdawać raport z tego, jak się mają sprawy, jeśli można to opisać w komentarzu do zadania czy projektu we wspólnym narzędziu do pracy zespołowej? Tam każdy mógłby to przeczytać i spotkanie byłoby niepotrzebne.

OK, ego menadżera nie będzie połechtane, ale on i tak się powinien już się do tego przyzwyczaić.

Spotkania “burze mózgów” - zakazać!

Pogląd o skuteczności tzw. “brainstormingu” można między bajki włożyć. Mało kto jest w stanie w sekunde wykoncypować i powiedzieć coś genialnego. Więc zamiast spotykać się i próbować coś na szybko wymyślić, lepiej stworzyć zadanie, opisać w nim problem i zaprosić wszystkich do skomentowania. Każdy będzie miał czas się nad tematem pochylić, zastanowić, i napisać coś naprawdę ciekawego, a nie tylko to, co mu ślina na język przyniesie.

Spotkania “dla wszystkich” - nie robić!

Kiedy zespół Nozbe liczył około 10 osób, robiliśmy w piątki spotkania “all hands”, czyli wszystkich w zespole. Po jakimś czasie zrozumiałem swój błąd. Zamiast fajnego spotkania całego zespołu, podczas którego każdy mógł coś powiedzieć, był to monolog mój i komentarz może jednej osoby. Reszta zespołu siedziała i słuchała i zastanawiała się, kiedy to się skończy.

Firma zaczęła rosnąć, zatrudnialiśmy ponad 20 osób i zobaczyłem, że to nie działa, więc zmieniłem podejście. Od kilku lat raz w miesiącu nagrywam krótkie video - albo jak to teraz się modnie nazywa - vlog, w k†órym przez 10 minut opowiadam wszystkim, na czym stoimy, co robimy oraz dokąd zmierzamy i wklejam link do niego w zadaniu we wspólnym projekcie w Nozbe Teams. Ludzie oglądają filmik, dają mi reakcję, komentują w tym samym zadaniu i tyle. Każdy wie, co jest grane i nie marnuje przy tym dużo czasu ze swojego dnia.

Temat obecnie podchwycił Rafał, nasz szef produktu i mój współ-towarzysz podcastu “NieMaBiura.pl”. On też nagrywa vlog produktowy co tydzień, pokazując zespołowi, jakie nowych funkcje i usprawnienia dodaliśmy do naszej aplikacji w ostatnim tygodniu i co musimy przetestować wewnętrznie, a co już publikujemy dla klientów i użytkowników.

Organizuj tylko kilka cotygodniowych, regularnych spotkań!

Mamy tylko kilka spotkań w tygodniu:

Spotkania odbywają się co tydzień, w tym samym miejscu (odrębny pokój Zoom dla każdego spotkania, ci sami uczestnicy).

Co więcej, do każdego spotkania przygotowujemy agendę, czyli listę zadań, o których będziemy rozmawiać. Do tego przy każdym zadaniu opisujemy tematy w komentarzach i dyskutujemy tam pisemnie jeszcze przed spotkaniem. Dzięki temu, kiedy już się widzimy, zamiast prezentować czy streszczać tematy, po prostu wyjaśniamy szczegóły czy niuanse. Nie marnujemy czasu.

Spotkania są opcjonalne

Jeśli w jakimś tygodniu nie mamy tematów w agendzie spotkania, lub jesteśmy zajęci pracą na czymś bardzo ważnym, spotkanie odwołujemy. Nie przekładamy, ale odwołujemy. Wiemy, że za tydzień odbędzie się znowo o tej samej godzinie i będziemy mogli wrócić do tematów lub dodać nowe. Nie trzeba robić żadnej zbędnej logistyki.

Rób “inaczej”, a nie “bardziej”!

Bez względu na to, czy mowa o emailu czy o spotkaniach, jak widać można podejść do tematu inaczej. Kluczowe jest to, aby obserwować, jak pracujemy oraz co nie działa, i zamiast próbować “bardziej”, zobaczyć, czy po prostu nie da się “inaczej”.

Na pewno się da!

Jeśli chcesz poznać więcej tematów, jakie robimy inaczej w Nozbe, zachęcam do przeczytania pierwszych rozdziałów mojej jeszcze nie skończonej książki “#NoOffice”, która jest dostępna bezpłatnie na stronie NoOffice.org/pl i jeśli chcesz się podzielić ze mną Twoim “innym” podejściem do pracy, pisz do mnie na Twitterze: @MSliwinski.

Aby działać skuteczniej, trzeba często po prostu działać inaczej!

Nie pracujmy więcej, ale inaczej. Zupełnie inaczej!