MS

Hej, tu Michał Śliwiński, założyciel Nozbe - aplikacji do zadań dla nowoczesnych zespołów. Po polsku piszę o produktywności. Wierzę, że praca to nie jest miejsce do którego idziesz, ale to co robisz.

Uprościj sobie życie w 2020!

👨🏼‍💻iMagazine

Przed nami nowy, okrągły rok 2020. Taka ładna data aż motywuje do tego aby ten nowy rok był wyjątkowy. Przełomowy. Wielki. Życzę Tobie, aby tak właśnie było! Jeśli jesteś, podobnie jak ja, osobą, która lubi na przełomie roku zatrzymać się i powspominać mijający 2019 i sobie trochę inaczej (i prościej!) zaplanować 2020 - zapraszam!

Ten felieton jest z wydania z stycznia 2020 iMagazine

Jak zrzucić kilogramy? Jak automatyzować rzeczy? Jak zrobić podsumowanie roczne?

Te wszystkie tematy już przerabialiśmy na łamach iMagazine i w tym miesiącu będę do nich nawiązywał, ale w trochę inny sposób.

Ale zanim zacznę, zachęcam do lektury mojego artykułu ze styczniowego iMagazine 2017 - gdzie pisałem o skutecznej diecie i zmianie nawyków żywieniowych, która spowodowała, że obecnie cieszę się życiową formą fizyczną.

W lutowym iMagazine 2018 pisałem o automatyzacji i regularnych nawykach. Temat, który rozwinę także w tym miesiącu - ale warto do tamtego artykułu wrócić, bo w nim rozkładałem na czynniki pierwsze poszczególne aspekty tworzenia konkretnych nawyków i aplikacje, które mi w tym pomagały.

Natomiast w styczniowym numerze 2019 rozpisałem jak wygląda u mnie pełen proces podsumowania roku i planów na kolejny rok. Jest to coś co robię regularnie i polecam każdemu.

Jak chcę uprościć sobie życie jeszcze bardziej?

W tym roku chciałbym nawiązać do tych poprzednich artykułów, ale skupić się przede wszystkim na praktycznych przykładach, które pomagają mi w znacznym upraszczaniu spraw. Jest to temat, który mocno mi ostatnio leży na sercu, bo zauważyłem, że mam tendencję do komplikowania sobie życia i dodawania zadań czy odpowiedzialności… co skutkuje przemęczeniem i w rezultacie odbija mi się sporą czkawką.

Przeceniamy siłę woli

Często jak coś nam nie wychodzi, wmawiamy sobie, że po prostu “musimy się bardziej postarać”. Trzeba się bardziej spiąć. I to przez chwilę nas motywuje ale jak potem znowu nam się nie udaje, to wpadamy w deprechę, obwiniamy się i uznajemy, że jesteśmy słabi i nie daliśmy rady.

Niestety jest udowodnione naukowo, że mamy dzienny limit siły woli. Samą siłą woli nie pociągniemy tematów… jeśli sobie wielu rzeczy znacznie nie uprościmy.

Trzy pytania, które pomagają mi uprościć tematy…

Jeśli jest coś co chcę robić regularnie… lub już zwykłem robić regularnie ale zacząłem powoli w temacie nawalać, zadaję sobie te trzy pytania:

Pytanie 1 - po co to robię? (WHY?)

Tutaj szukam tej motywacji, zarówno wewnętrznej jak i zewnętrznej. Dlaczego? Z jakich powodów? Po co to komu?

Pytanie 2 - czy naprawdę muszę/chcę to robić? (REALLY?)

Tutaj gram adwokata diabła i zastanawiam się, czy faktycznie nie jest tak, że fajnie by było to robić (nice to have/do) bo moje ego by było połechtane. Czy faktycznie jest to na tyle potrzebne i ważne, że zdecydowanie musi być robione.

Tak naprawdę zadaję sobie pytanie, o którym napisał w swojej książce “Anything you want” Derek Sivers: “Jeśli to co chcesz zrobić nie jest zdecydowanym O TAK! (Hell yes!) to znaczy, że po prostu NIE rób tego.

Pytanie 3 - jak to sobie uprościć, aby robienie tego było łatwe i przyjemne (SIMPLIFY!)

I tu dochodzimy do najważniejszej części - czyli co mogę zrobić, aby wykonywanie tej czynności było jak najprostsze i dzięki temu sprawiało mi radość. Jak pozbyć się całej otoczki “administracyjnej” związanej z tą czynnością, aby “bariera wejścia” była jak najmniejsza? Co może sprawić, abym jeszcze bardziej chciał to robić?

Przykład ze sportu - tenis ziemny

Od półtora roku ćwiczę grę w tenisa. Wcześniej chciałem się tego nauczyć, ale nigdy nie miałem motywacji oraz możliwości. Skoro obecnie mieszkam tuż koło kortu tenisowego, tym bardziej chciałem spróbować. Tak wiem, niby zaczynanie nowego sportu w okolicach 40-tki to słaby pomysł, ale dlaczego nie? Dlaczego nie mógłbym spróbować?

No i spróbowałem. Bardzo mi się ta gra podoba, ale aby mieć pewność, że gram regularnie, uprościłem sobie cały tenisowy temat.

Zacznijmy od tego, że mam trenera, z którym mam godzinną lekcję raz na dwa tygodnie. Co więcej, lekcja odbywa się właśnie na tym najbliższym korcie, koło mojego domu. I jest przeważnie o tej samej godzinie co środę. Czyli tak naprawdę muszę tylko się przebrać, wyjść z domu i w ciągu 5 minut jestem na korcie. Tam czeka na mnie trener. Mamy lekcję a po niej wracam do domu, szybki prysznic i mogę wrócić do pracy. Idealnie.

Gdybym miał tą lekcje gdzieś, gdzie musiałbym dojechać… lub odbywałaby się ona mało regularnie… to bym już dawno przestał. Do tego co piątek o tej samej godzinie gram w tenisa partyjkę z moim przyjacielem. Dzięki temu łączę przyjemne z pożytecznym - mam spotkanie gdzie gadamy sobie o różnych sprawach a przy okazji gramy. To dodatkowo mnie motywuje do gry!

Przykład z Shortcuts - jak automatyzacja pomaga w planowaniu dnia i regularnym pisaniu pamiętnika?

Są takie czynności, które wiem, że są dla mnie dobre, ale często mi się jakoś nie chce ich robić… masz tak czasami? Ja bardzo często!

Dlatego wtedy pomagam sobie automatyzacją za pomocą Shortcuts - na przykład mam skrót do wypełniania sobie “pamiętniczka” - zamiast otwierania pliku tekstowego i pisania czegoś sensownego rano czy wieczorem, mam skrót w Shortcuts, który po prostu zadaje mi serię pytań. Ten skrót robi z wypełniania pamiętnika i planowania dnia taki bardziej quiz - pytanie pierwsze, drugie, trzecie… i po sprawie. I do tego mogę to zrobić zarówno na iPadzie jak i iPhonie.

W takiej sytuacji, gdy ogarnia mnie leń, myślę sobie, że właściwie aż wstyd nie odpowiedzieć na te kilka pytań… a potem już podczas pisania okazuje się, że fajnie się to robi i piszę więcej niż myślałem, że będę w stanie…

Uprość sobie też sprawy “administracyjne”!

Niestety mam tendencję do “dodawania” sobie obowiązków lub duplikowania informacji. Ostatnio wziąłem się za to konkretnie. Oto kilka przykładów uproszczeń:

Kalendarz vs lista zadań

Często wiele spotkań dodawałem zarówno do kalendarza jak i do Nozbe na listę zadań. Teraz już tego wreszcie nie robię. Bez sensu duplikowałem informacje i potem musiałem zaznaczać zadanie jako zrobione… Teraz wyraźnie rozgraniczam - to co jest faktycznie do zrobienia to zadanie, a spotkanie to event w kalendarzu i tylko tam ma miejsce. Co innego jeśli w wyniku spotkania wyjdą na jaw zadania do zrobienia - wtedy faktycznie dodam je do Nozbe.

Mniej aplikacji - i każda ma mieć swój cel

Zauważyłem, że jak się ma wiele aplikacji, to potem człowiek się gubi gdzie co ma robić. Bardzo mi pomogło ustalić jaka aplikacja do czego mi służy. Na przykład piszę teksty do publikacji tylko w IA Writer. Piszę pamiętnik w aplikacji Bear. Teksty do użytku wewnętrznego piszę w aplikacji Ulysses.

Tak samo mam z Nozbe. Obecnie mamy aż dwa produkty - Nozbe i Nozbe Teams (w fazie beta). Wszystkie zadania zespołowe mam w Nozbe Teams i tam się komunikuję z moimi ludźmi. Ale wszystkie tematy prywatne mam w aplikacji Nozbe. Taki wyraźny podział bardzo mi pomaga.

Vlogowanie do zespołu

Rok temu zacząłem vlogować - takie krótkie Vlogi dla zespołu Nozbe - nie publikujemy ich poza firmą. I aby uprościć sobie życie, po prostu stawiam iPada - włączam nagrywanie video, mówię co mam powiedzieć i po zakończeniu nagrywania od razu obrabiam je w aplikacji Luma Fusion i stamtąd wrzucam do naszego Vimeo. Nie muszę nagrywać w jednym miejscu, potem kopiować nagrania, potem zapisywać, potem eksportować… znacznie sobie ten proces uprościłem, co ułatwia mi częstsze publikowanie vloga.

Proste odpisywanie na maile

Pisałem o tym we wrześniowym iMagazine 2019 - odpisuję na maile jednym zdaniem. Czasami dwoma. I pozamiatane. Krótko, szybko i skutecznie.

Uprościj sobie życie w 2020!

Polecam Tobie także takie ćwiczenie - zastanów się gdzie możesz uprościć sobie życie, aby w 2020 osiągnąć więcej i działać jeszcze skuteczniej! Szczęśliwego Nowego Roku!

P.S. Wszystkie odnośniki do skrótów i innych miejsc, o których była mowa w tym artykule znajdziesz pod adresem

Uprościj sobie życie w 2020!