Wszyscy jesteśmy pisarzami, czy tego chcemy czy nie

W tym miesiącu artykuł o pisaniu, a w zasadzie o tym, jak słowo pisane stanie się jeszcze ważniejszą częścią pracy każdego z nas… i co zrobić, aby pisać lepiej.

Ten felieton jest z wydania z czerwca 2020 iMagazine

• Nie ma pisania bez klawiatury
• Pisanie to podstawa mojej pracy, chociaż nie jestem pisarzem
• Jeśli pisanie nie jest podstawą Twojej pracy, to będzie!
• Co zrobić, aby pisanie zwiększyło produktywność Twoją i Twojego zespołu?
  • 1. Pisz szybciej - naucz się pisania bezwzrokowego.
  • 2. Naucz się dyktować
  • 3. Wybierz dobrą klawiaturę!
  • 4. Ustal, gdzie i co zapisujesz
  • 5. Ustal z zespołem, gdzie zapisujecie informacje
  • 6. Stwórz szablony
• Zapisuj, a nie zapomnisz!

Nie ma pisania bez klawiatury

W zeszłym miesiącu na łamach iMagazine cieszyłem się nową klawiaturą do iPada Pro - Magic Keyboard, na której piszę oczywiście także te słowa. Po miesiącu nadal uważam, że jest genialna. Ręce zdążyły mi się z nią oswoić i piszę już tak szybko jak na poprzedniej.

Co więcej, nie tylko iPadowcy cieszą się nowym sprzętem. W międzyczasie Apple zaktualizował wreszcie MacBooka Pro 13” i już teraz wszystkie laptopy spod znaku nadgryzionego jabłka mają dobre klawiatury do pisania. Wszystkie są nazywane “Magic Keyboard” i wszystkie podobnie działają.

Wiele osób po zeszłomiesięcznym felietonie dziwiło się, dlaczego dobra klawiatura jest dla mnie tak ważna. Potem dostrzegali zdjęcie mojej “zajechanej” klawiatury Smart Keyboard Cover, i już rozumieli, że ja naprawdę dużo piszę. Zgoda, ale dlaczego aż tyle?!

Pisanie to podstawa mojej pracy, chociaż nie jestem pisarzem

Zacznijmy od tego, że faktycznie zdarza mi się pisanie dłuższych tekstów. Wpisy na blog Nozbe, na mój prywatny blog Sliwinski.com, felietony do iMagazine i czasami dla innych mediów. Teraz dodatkowo pracuję nad książką “No Office / Bez biura”. Więc tak, dłuższe teksty są, ale to nie jest podstawa mojej pracy.

W pracy jednakże, również mnóstwo piszę, ponieważ w Nozbe działamy zdalnie. Staramy się mieć jak najmniej spotkań, aby mieć jak najwięcej czasu na pracę merytoryczną. W związku z tym słowo pisane jest naszym głównym narzędziem pracy.

• Piszę nazwy projektów i zadań w Nozbe Teams. Dopisuję komentarze do tworzonych przez siebie zadań, aby doprecyzować, co jest do zrobienia. Odpowiadam na komentarze do zadań innych, aby dać im dobry feedback. Wbrew pozorom, jest tego sporo!
• Kiedy opracowuję nowe funkcje Nozbe Teams, opisuję je w osobnym dokumencie na Dropbox Paper. Tak samo robią inni w zespole. Opisy działań, pomysłów, strategii i procesów to chleb powszedni, przy czym wszyscy dodajemy komentarze do dokumentów, które dotyczą naszej “działki”, bo dobra informacja zwrotna to podstawa skutecznej współpracy i rozwoju.
• Nowe pomysły, idee, inspiracje - wszystko wymaga spisania, aby o tym nie zapomnieć. Notatki po spotkaniach, żeby reszta zespołu wiedziała, o czym była mowa. Wszystko ląduje w Nozbe Teams jako naszym “zespołowym mózgu”.

Piszę tak dużo, że moja najstarsza córka ostatnio mi to wypomniała. Weszła do mojego biura domowego. Kiedy powiedziałem, że pracuję, ona, nie chciała uwierzyć, mówiąc, że przecież “tato, ty tylko ciągle piszesz jakieś dziwne rzeczy na iPadzie”.

Więc to jest cała prawda - oficjalny opis mojego stanowiska pracy to “pisze dziwne rzeczy na iPadzie”.

Jeśli pisanie nie jest podstawą Twojej pracy, to będzie!

Jako świr na punkcie produktywności i zarządzania czasem, stworzyłem dawne temu aplikację Nozbe zainspirowany książką “GTD - Getting Things Done” Davida Allena, który powtarzał jak mantrę: “aby czegoś nie zapomnieć, musisz to zapisać!. Nie ufaj swojemu umysłowi, że będzie pamiętać! Zapisuj.”

Obecnie, gdy dużo firm zaczyna przygodę z pracą zdalną, wszyscy zaczynają zwracać uwagę na to, że trzeba pisać więcej niż zwykle. Spotkanie (również to on-line) wymaga tego, aby wszyscy byli w tym samym miejscu w tym samym czasie. Kiedy coś jest spisane, każdy może się zapoznać z treścią w dowolnym, dogodnym dla siebie momencie. To jest duża zmiana, ale bardzo istotna z punktu widzenia komunikacji w zespole, kiedy nie każdy jest w biurze:

• zamiast podejść do kogoś i mu coś powiedzieć, teraz musisz mu to napisać
• aby inni w zespole dowiedzieli się o tym, o czym rozmawialiście, trzeba to gdzieś opisać

Dodatkowo, dobrze spisane projekty, zadania i pomysły:

• umożliwiają dokładne przemyślenie tematów
• dają szansę pozostałym członkom zespołu na zapoznanie się z tym, nad czym pracujesz
• dają im możliwość dołożyć swoją cegiełkę do wspólnej pracy w postaci komentarza, czy uzupełnienia

Co zrobić, aby pisanie zwiększyło produktywność Twoją i Twojego zespołu?

1. Pisz szybciej - naucz się pisania bezwzrokowego.

Wiele osób tego ciągle nie umie, ale twierdzi, że przecież pisze dosyć szybko. Nie wiedzą, że różnica jest brutalna. Osoba, która pisze „szybko”, ale patrząc na klawiaturę, osiąga około 20 słów na minutę, jednak pisząc bezwzrokowo, zaczniesz na spokojnie pisać ponad 60 słów na minutę. To jest 3 RAZY szybciej!

Co więcej, gdy nabierzesz wprawy, możesz dojść do 80 lub nawet 100 słów na minutę! Warto zainwestować czas w naukę - potem to zaprocentuje! Ja nauczyłem się bezwzrokowego pisania w wieku 25 lat… bo zobaczyłem, jak mój kolega “wymiatał” i pozazdrościłem. Teraz pisząc na szklanej klawiaturze ekranu iPada osiągam ponad 50 słów na minutę, gdzie przecież nawet nie czuć klawiszy!

2. Naucz się dyktować

Osobiście nie jestem jeszcze w tym dobry. Czasami próbuję dyktować artykuły, ale ciągle jeszcze mi to nie wychodzi do końca tak, jak bym chciał. Próbuję jednak coraz częściej. Wówczas łapię na tym, że dyktowanie nie jest takie straszne i nie robię przy tym aż tylu błędów.

Korzystając z iPhone’a, często łatwiej po prostu powiedzieć coś do telefonu niż napisać. Dlatego w Nozbe Teams niedługo dodamy komentarze audio, które będziemy automatycznie poddawać transkrypcji. Będziemy mieli dwa w jednym, czyli zarówno słowo mówione jak i pisane.

3. Wybierz dobrą klawiaturę!

Jak wspomniałem na wstępie, wszystkie Maki mają już dobre klawiatury, więc, posiadając jedną z nich, będzie Ci łatwiej pisać. Oprócz tego polecam klawiatury firmy Logitech. Kiedyś do moich iPadów Air używałem Ultrathin, a do iMaca używam K760 z baterią słoneczną. Na każdej z nich pisało mi się dobrze. Dobra klawiatura jest warta swojej ceny!

4. Ustal, gdzie i co zapisujesz

Wbrew pozorom istotnym jest, aby zawsze zapisywać rzeczy tego samego typu w tym samym miejscu. Łatwiej wówczas wszystko znaleźć. Czy zapisujesz zadania w Nozbe czy Reminders? Dłuższe notatki piszesz w Notes, Evernote czy Notion? Ustal miejsce, w którym zapisujesz pomysły, aby potem szybko móc do nich wrócić.

5. Ustal z zespołem, gdzie zapisujecie informacje

U nas to wygląda tak:

• projekty, zadania i komentarze zapisujemy w Nozbe Teams (bo gdzieżby indziej!?
• pliki załączamy do konkretnych zadań albo do wspólnego folderu w Dropboksie
• dłuższe dokumenty tworzymy w Dropbox Paper
• gdy już coś jest “przyklepane”, przenosimy to do naszego intranetu/wiki, do którego dostęp ma tylko zespół Nozbe

6. Stwórz szablony

Szablony pomagają skupić się na treści, bo struktura dokumentu jest już wówczas gotowa. Takie podejście zmniejsza po prostu barierę wejścia:

• mam osobne szablony dla wpisów na blog prywatny i firmowy
• opisując nową funkcję w Nozbe, używam szablonu „Shape up” od Basecampa, który zaadoptowaliśmy w Dropbox Paper
• tworząc nowe projekty tego samego typu, również korzystamy z szablonów projektów w Nozbe Personal (w Nozbe Teams szablony projektów jeszcze nie są dostępne, ale już niedługo!)

Zapisuj, a nie zapomnisz!

Tak więc jestem pisarzem, czy tego chcę, czy nie, ponieważ słowo pisane to jest mój sposób na efektywną komunikację z zespołem oraz ułożenie w głowie myśli.

Ty też będziesz pisarzem. W obecnych czasach, kiedy jesteśmy coraz bardziej mobilni, a praca zdalna staje się normalnym sposobem funkcjonowania wielu firm, umiejętność pisania to podstawa działania!