Czy da się zdalnie pracować z zespołem za pomocą iPada? Aplikacje do wdrażania Piramidy Komunikacji.

Czy iPad może służyć do “prawdziwej pracy”? Myślę, że w roku 2021 możemy wreszcie przestać zadawać sobie to pytanie. Każdy, kto czytał przynajmniej kilka moich felietonów w poprzednich wydaniach iMagazine, wie, że iPad jest moim głównym narzędziem pracy i używam go do prowadzenia firmy. Mój zespół liczy 20 osób i obsługuje ponad 700 000 użytkowników aplikacji Nozbe Personal i Nozbe Teams.

Ten felieton jest z wydania z sierpnia 2021 iMagazine

• Zdefiniujmy “prawdziwą pracę zespołową” na iPadzie!
• Piramida Komunikacji - czyli jak pracujemy w zespole zdalnym
• Poziom 1 - praca w skupieniu na iPadzie
• Poziom 2 - informacja zwrotna z iPada do innych
• Poziom 3 - szybka wymiana informacji - czatowanie na iPadzie
• Poziom 4 - rozmowy jeden na jeden przez iPada
• Poziom 5 - spotkania na iPadzie są efektywne!
• Dodatkowe akcesoria i właściwości iPada
• Piramida Komunikacji to sposób na pracę dla każdego zespołu!

Zdefiniujmy “prawdziwą pracę zespołową” na iPadzie!

Kiedy opowiadam o pracy na iPadzie, często sceptycy wypominają mi, że jako właściciel firmy, ja przecież tak naprawdę nie muszę pracować. Wystarczy tylko wysyłać e-maile do ludzi, aby delegować na nich zadania, prawda?

Nieprawda.

Po pierwsze, nie używam e-maili do komunikacji w zespole. Komunikujemy się przez zadania (o tym za chwilę).

Po drugie, Nozbe to mała firma, i nie ma u nas typowo kierowniczych stanowisk. Każdy pracuje. Ja też.

Po trzecie, nie mamy biura. Od zawsze pracujemy zdalnie. Od 14 lat, jeszcze zanim to było modne. Skoro tak, to najważniejszym czynnikiem skutecznej współpracy w zespole są właśnie komputery, których używamy. Okazuje się, że iPad świetnie się do tego nadaje, o czym szczegółowo piszę poniżej. Zapraszam!

Piramida Komunikacji - czyli jak pracujemy w zespole zdalnym

Zacznijmy od teorii. Przez lata pracy w Nozbe wyrobiliśmy sobie sposób współpracy, który nazywamy “Piramidą Komunikacji”. Polega to na umiejętnym rozpoznaniu, jaką pracę musimy wykonać i jak przekazywać współpracownikom jej efekty. Piramida składa się z 5 poziomów:

Poziom 1 - praca w skupieniu - czyli to, do czego zostaliśmy zatrudnieni. Opracowanie tekstu, przygotowanie grafiki, napisanie kodu czy inne działania, które wykonujemy w pojedynkę w ramach naszych obowiązków.

Poziom 2 - informacja zwrotna - kiedy już coś zrobiliśmy, warto się tym podzielić z kimś w zespole, aby dał nam znać, na ile to jest dobre, co można poprawić, itd. Zależy nam zawsze na jak najbardziej wartościowej informacji zwrotnej po to, aby nasza praca była za każdym razem lepsza.

Poziom 3 - wymiana poglądów - na końcowym etapie prac nierzadko potrzebujemy szybszej informacji zwrotnej i doprecyzowania kilku szczegółów, aby móc w terminie ukończyć zadanie. Tutaj liczy się szybkość wymiany zdań.

Poziom 4 - rozmowa jeden na jeden - czyli poproszenie bliskiego współpracownika lub eksperta, o szybkie wyjaśnienie wątpliwości. Najlepiej - w rozmowie.

Poziom 5 - spotkania - czyli czas, w którym kilka osób zbiera się, aby omówić tematy.

W większości firm niestety prym wiedzie ostatni poziom, czyli spotkania. Poza zebraniami, zespoły często spędzają także mnóstwo czasu na rozmowach, czatowaniu i niestety bardzo często nie starcza ludziom czasu na właściwą pracę - w skupieniu!

W Nozbe uważamy, że tę piramidę trzeba odpowiednio ustawić - od poziomu 1 do poziomu 5 i dostosować do tej struktury procesy komunikacji w firmie. Celem jest to, by jak najwięcej czasu spędzać na poziomie 1, czyli na pracy w skupieniu, a jak najmniej - na poziomie 5, czyli na spotkaniach.

W praktyce, większość pracowników Nozbe uczestniczy w jednym - dwóch spotkaniach w tygodniu. Nie więcej. Szczegóły Piramidy Komunikacji opisałem już 5 lat temu w iMagazine w wydaniu z października 2016.

Dzisiaj skupmy się na tym, jak to działa w praktyce i to za pomocą iPada. Obecny iPadOS jak i aplikacje na ten system są lepsze niż kiedykolwiek, dzięki czemu moja praca jest jeszcze łatwiejsza!

Poziom 1 - praca w skupieniu na iPadzie

Aplikacji do profesjonalnej pracy na iPadzie jest już coraz więcej. Można na nim zrobić prawie wszystko i często szybciej niż na Macu. Oto przykłady:

• Pisanie tekstów - używam do tego iA Writer. Oprócz tego jest jeszcze Pages, Scrivener (do książek) i wiele innych. Do wyboru do koloru.
• Opracowywanie tekstów i pomysłów - MindNode czy iThoughts do map myśli są genialne. Oprócz tego OmniOutliner i inne.
• Praca graficzna - już jest Photoshop, oprócz tego Pixelmator, do rysowania Procreate czy Linea. I wiele innych aplikacji wspomagających obróbkę grafik.
• Montaż filmów - nie ma wprawdzie FinalCut, ale jest genialna LumaFusion oraz proste iMovie i wiele innych narzędzi. Są nawet aplikacje z wbudowanym teleprompterem do nagrywania vlogów!
• Siri Shortcuts automatyzują wiele procesów. Od systemu Monterey będą też dostępne na Macu, ale do tej pory nie są, a spinając mi kilka aplikacji razem, bardzo ułatwiają pracę.

Poziom 2 - informacja zwrotna z iPada do innych

Gdy zadanie wykonane, warto poprosić współpracowników o feedback. Tutaj iPad daje mnóstwo możliwości:

• Zamiast e-maila - komentarze w zadaniach. Używając aplikacji do zadań zespołowych, szczególnie takich jak Nozbe Teams, pracujemy zadaniowo, tworząc dla siebie… zadania. Czyli: kiedy już coś zrobiłem, deleguję zadanie na drugą osobę, od której oczekuję informacji zwrotnej i piszę jej w komentarzu dodatkowe szczegóły. Feedback także spływa w formie komentarza. Często dołączają się inne osoby, pisząc komentarze w tym samym wątku. Nie ma e-maila. Są komentarze w zadaniach.
• Dyskusja o tekście - także w komentarzach. Kiedy opracowujemy tekst i potrzebujemy feedback, tworzymy dokument w aplikacji Dropbox Paper albo Google Docs, gdzie można dodatkowo komentować poszczególne fragmenty.
• Praca na tekście i kodzie - używamy do tego GitHuba. To jest serwis używany przede wszystkim przez programistów do tego, by łączyć kod pochodzący z różnych źródeł. My używamy go także do pracy na tekstach. Np. ten felieton piszę w iA Writer, a potem za pomocą aplikacji Working Copy wrzucam do naszego repozytorium na GitHubie i informuję w odpowiednim zadaniu Magdę z naszego zespołu, która tekst nieco redaguje, a dzięki GitHubowi mogę łatwo zobaczyć wprowadzone przez nią zmiany.
• Feedback obrazkowy - ołówek Apple Pencil. Mój ulubiony sposób na informację zwrotną. Zamiast komuś pokrętnie coś opisywać, robię zrzut ekranu na iPadzie, rysuję i zaznaczam ołówkiem Apple Pencil a następnie wrzucam obraz jako komentarz do zadania. Dzięki temu łatwo zobaczyć, o co mi tak właściwie chodzi.

Poziom 3 - szybka wymiana informacji - czatowanie na iPadzie

Czasami muszę kogoś o coś szybko spytać. Używam do tego albo aplikacji Slack, albo innych platform do czatu, czyli Telegram lub Signal albo iMessage. Również przez czat pytam współpracowników o dostępność, kiedy chcę z nimi porozmawiać (poziom 4 Piramidy).

Jeśli nie zależy mi na czasie, po prostu wspominam kogoś w komentarzu w Nozbe Teams, aby faktycznie odniósł się do mojego zadania.

Poziom 4 - rozmowy jeden na jeden przez iPada

Dzięki świetnej kamerze i bardzo dobrych głośnikach, rozmowa przez iPada jest łatwa i przyjemna. Do tego używam albo wbudowanej w Slack rozmowy audio, FaceTime audio albo Zooma.

Poziom 5 - spotkania na iPadzie są efektywne!

Szczególnie platforma Zoom bardzo zyskała w ostatnim czasie na iPadzie. W Nozbe wierzymy, że spotkania powinny być regularne, opcjonalne i dobrze przygotowane. To oznacza, że każde spotkanie jest zaplanowane co tydzień (np. spotkanie projektantów w każdy wtorek o 14:00), odbywa się zawsze w tym samym składzie i w tym samym osobnym pokoju na Zoomie (co tydzień ten sam numer ID spotkania). Jednak jeśli nie ma agendy zebrania (czyli nie zostały odpowiednio wcześnie przygotowane tematy), to w danym tygodniu jest ono anulowane i widzimy się tydzień później.

Technicznie Zoom na iPadzie też bardzo zyskał. Można współdzielić ekran iPada podczas spotkania, czyli mogę rozmówcy coś łatwo pokazać. Oprócz tego można uczestniczyć w spotkaniu “split-screen” czyli z podzielonym ekranem. Dzięki temu mam okno spotkania na połowie ekranu, a na drugiej połowie mam otwarte opracowanie tematu, który właśnie omawiamy.

Dodatkowe akcesoria i właściwości iPada

Jest kilka rzeczy związanych z iPadem, które czynią pracę na nim jeszcze bardziej efektywną (z mojego punktu widzenia).

• Łącze komórkowe - można (i polecam!) mieć iPada z tą opcją - dzięki niej jestem zawsze podłączony do Internetu. Nie zależę od sieci WiFi. Mam zawsze dostępne szybkie łącze i mogę pracować na każdym z poziomów Piramidy Komunikacji.
• Magic Keyboard - świetna klawiatura czyni iPada turbo-narzędziem do pisania! Ten tekst powstał właśnie na niej.
• AirPods Pro - słuchawki zawsze dostępne pod ręką, łączące się błyskawicznie z iPadem, nadają się do prowadzenia spotkań lub rozmowy jeden na jeden.
• Apple Pencil - tak jak wspomniałem wyżej, idealne narzędzie do wizualnego feedbacku.

Oprócz tego wszystkiego dodaję moje subiektywne odczucia czystej frajdy z pracy na iPadzie. Z klawiaturą jest jak laptop a dzięki ekranowi dotykowemu spełnia setki różnych ról.

Piramida Komunikacji to sposób na pracę dla każdego zespołu!

Zachęcam do opracowania waszej własnej Piramidy Komunikacji w Twoim zespole. Jak dużo pracujesz w skupieniu? Jak często prosisz o dobry feedback? Jak często czatujesz czy rozmawiasz z innymi? Czy dasz radę trochę te rzeczy sobie poprzestawiać, aby mieć więcej czasu na lepszą jakościowo pracę? Jakich narzędzi bądź aplikacji do tego używasz?

A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o samym koncepcie Piramidy Komunikacji i jak ona powstawała u nas przez lata w Nozbe, zachęcam do przeczytania mojego felietonu z października 2016 lub zapisanie się na bezpłatny kurs video, który będziemy udostępniali w tym miesiącu pod adresem PiramidaKomunikacji.pl

P.S. Kilka lat temu na konferencji Mobiconf opowiadałem po angielsku o piramidzie komunikacji na iPadzie, obejrzyj tą prezentację!