Jak skutecznie komunikować się w zespole za pomocą najnowszych aplikacji - czyli Piramida Komunikacji!

Jak wiesz, moja firma Nozbe nie ma centralnego biura. Każdy z nas pracuje z domu. Kiedy o tym opowiadam, ludzie patrzą na mnie z niedowierzaniem i powątpiewaniem. Szczególnie jeśli dowiadują się potem, że trzon naszego zespołu stanowi ponad 20 osób i dodatkowo współpracujemy z jeszcze kilkunastoma firmami. Wszystko na odległość i wszystko przez Internet. I wszystko za pomocą najnowszych aplikacji.

Ten felieton jest z wydania z października 2016 iMagazine

• Da się pracować w pełni zdalnie?
• Piramida komunikacji
• Poziom 1 - praca w skupieniu
• Poziom 2 - informacja zwrotna
• Poziom 3 - wymiana wiadomości
• Poziom 4 - rozmowy głosowe
• Poziom 5 - Spotkania
• Skąd ta piramida komunikacji w Nozbe?

Da się pracować w pełni zdalnie?

Fakt, że pracujemy w pełni zdalnie dla jednych może wydawać się przeszkodą, ale nam pomogło to w nauce skutecznych form komunikacji. Jako że nie możemy “po prostu podejść do kolegi z biurka obok”, musieliśmy nauczyć się komunikować w inny sposób. Pracując ze sobą na odległość zdaliśmy sobie sprawę, że skuteczna praca w grupie rozproszonej wymaga komunikacji na wielu płaszczyznach i dzięki najnowszym aplikacjom pomaga nam lepiej osiągnąć założone cele.

W tym felietonie opiszę aplikacje, które wykorzystujemy i po krówce opiszę jak z nich korzystamy.

Piramida komunikacji

W tradycyjnych biurach komunikacja albo odbywa się werbalnie podczas wspólnych rozmów albo często za pomocą emaila. My odkryliśmy, że tych sposobów na komunikację jest więcej i tworzą one swoistą piramidę:

• Poziom 1 - praca w skupieniu i komunikacja przez pracę
• Poziom 2 - informacja zwrotna, feedback
• Poziom 3 - wymiana wiadomości
• Poziom 4 - rozmowy audio
• Poziom 5 - spotkania twarzą w twarz lub video

Piszą o piramidzie komunikacji, gdzie poziom pierwszy jest tym najważniejszym, na którym powinniśmy spędzać jak najwięcej czasu. Następnie jak już zrobimy swoją robotę musimy poprosić o feedback inne osoby w zespole (poziom 2), następnie z niektórymi osobami trzeba dograć szczegóły (poziom 3) lub doprecyzować tematy (poziom 4) albo się po prostu spotkać (poziom 5). Idea jest taka, że na poziomie pierwszym powinniśmy spędzać jak najwięcej czasu a na piątym jak najmniej… ale niestety w wielu firmach jest dokładnie odwrotnie.

Poziom 1 - praca w skupieniu

Do pracy na poziomie pierwszym używamy naszych ulubionych narzędzi. Każdy w zależności od funkcji w firmie. Graficy w Nozbe używają narzędzi z Adobe Creative Cloud, programiści przeróżnych edytorów do pracy nad kodem, takich jak Atom, Sublime Text czy po prostu Xcode na Maku lub Textastic na iPadzie.

Do pisania tekstów używamy Scrivener lub AI Writer na Maku oraz 1Writer na iPadzie lub iPhonie.

Po tym jak już zrobimy swoją pracę, zapisujemy ją na Dropboxie i załączamy jej efekty do odpowiednich zadań w Nozbe.

Programiści wysyłają swój kod do naszych repozytoriów na Githubie. Dzięki temu widać zmiany, nowe funkcje i poprawki.

Poziom 2 - informacja zwrotna

Nie używamy emaila wewnątrz firmy. Komunikujemy się przez komentarze przy zadaniach we współdzielonych projektach w Nozbe albo właśnie przez aplikacje, które umożliwiają komentowanie naszej pracy.

Jak pisałem wyżej, komentujemy kod prosto na Githubie. Inne pliki wrzucamy często najpierw do Dropboxa a potem dołączamy do komentarzy w zadaniach w projektach w Nozbe.

Wtedy też delegujemy nasze zadania do konkretnej osoby lub wspominamy ją za pomocą “@” w komentarzu, czyli na przykład: “@Magda co o tym sądzisz?”.

Idea drugiego poziomu komunikacji jest taka, że ciągle pracujemy asynchronicznie, czyli wysyłamy naszą pracę do innych z prośbą o feedback ale nie oczekujemy odpowiedzi od razu. Po prostu przechodzimy do dalszej pracy i ufamy, że osoby nam odpiszą niedługo.

Teksty często wklejamy do Google Docs lub Confluence aby dostać dokładny feedback od reszty zespołu i móc nanieść od razu zmiany. Niestety obie te aplikacje słabo działają na iPadzie. Generalnie fakt, że Google podchodzi strasznie po macoszemu do platformy iOS z “politycznych względów” nie powinno dziwić, ale z drugiej strony po prostu mnie zraża.

Cała nadzieja w iOS10 i “real time collaboration” na platformie iWork. Mam nadzieję, że to będzie w przyszłości działało sprawniej. Powstają też alternatywy takie jak Dropbox Paper. Zobaczymy.

Tak czy owak, na poziomie drugim naszej piramidy komunikacyjnej skupiamy się na feedbacku, czyli właśnie na komentarzach odnośnie naszej pracy wykonanej na poziomie pierwszym. Dlatego im więcej aplikacji będzie oferowało sprawny sposób komentowania treści, tym lepiej. Dla nas podstawę tutaj stanowią Nozbe i Github.

Poziom 3 - wymiana wiadomości

To jest poziom czatowania, czyli wymiany wiadomości. Używamy tego w firmie jak potrzebujemy szybko się czegoś od kogoś dowiedzieć.

W Nozbe korzystamy z aplikacji Slack, w której możemy wysyłać bezpośrednie wiadomości do każdej osoby pojedynczo, lub pisać na prywatnych kanałach do kilku wybranych osób lub praktycznie do wszystkich na kanałach ogólnodostępnych. Dużym plusem Slacka jest to, że jest dostępny na wszystkie platformy, więc niezależnie od tego jakimi urządzeniami kto dysponuje, z każdym można czatować.

Oprócz Slacka, osobiście korzystam też z iMessage z tymi współpracownikami, którzy tak jak ja mają sprzęt ekosystemu Apple. Prywatnie korzystam też z aplikacji Whatsapp lub bardzo sporadycznie z Facebook Messengera.

Na tym poziomie komunikacji kluczem jest szybka informacja zwrotna. Fajne jest to, że komunikując się tekstowo mamy całą historię rozmowy, więc zawsze można wrócić do jakiejś wymiany zdań i sprawdzić czemu w jakimś momencie została podjęta taka a nie inna decyzja.

Poziom 4 - rozmowy głosowe

Tradycyjna rozmowa telefoniczna też się czasami przydaje, chociaż aplikacja “telefon” jest coraz rzadziej wykorzystywana na moim iPhonie :-)

Używamy w firmie tego poziomu komunikacji do szybkiego wyjaśnienia spraw. Szczególnie jak czujemy, że przez czat piszemy dużo ale nie możemy się dogadać. Wtedy lepiej zdzwonić się szybko i ustalić co i jak.

Ale nawet wtedy, jeśli chcemy wejść na ten poziom, pytamy się, kiedy możemy się zdzwonić, po to aby druga osoba mogła dokończyć swoją pracę. Nie chcemy sobie nawzajem przeszkadzać, więc na poziomie 3 (czat) ustalamy kiedy zdzwaniamy się na poziome 4 (rozmowa głosowa).

Tutaj także korzystamy ze Slacka, który też pozwala na rozmowy głosowe. Mi bardzo sprawdza się FaceTime Audio oraz jak jestem w trasie Skype, który ciągle trzyma poziom odnośnie jakości rozmów audio przez Internet.

Poziom 5 - Spotkania

Coś co w wielu firmach i biurach jest plagą, u nas jest wykorzystywane najrzadziej, czyli spotkania, lub w przypadku naszej firmy bez biura - rozmowy video.

Mamy kilka regularnych cotygodniowych spotkań i czasami wyznaczamy spotkania dodatkowe, ale zawsze pilnujemy tego, abyśmy byli do tych rozmów przygotowani i mieli na nie plan. Czyli najpierw pracujemy na niższych poziomach komunikacji, przygotowując się do spotkań i dopiero potem je wyznaczamy. Jeśli spotkanie jest w kalendarzu ale nie mamy przygotowanych na nie tematów, spotkanie jest przekładane lub anulowane.

Do spotkań video używamy aplikacji Zoom, która świetnie się sprawdza w rozmowie w kilka osób i działa także na urządzeniach mobilnych takich jak iPhone czy iPad. Działa dużo bardziej stabilnie niż Skype video czy Google Hangouts. Co więcej, używamy tej platformy także do prowadzenia Webinarów na kilkaset osób i działa wyśmienicie.

Skąd ta piramida komunikacji w Nozbe?

Ten koncept komunikacji w naszej firmie powstawał latami dzięki metodzie prób i błędów. Poprzez świadomy wybór pracy #NoOffice, czyli w pełni rozproszonym zespole bez centralnego biura, zostaliśmy niejako zmuszeni do znalezienia najlepszego sposobu na komunikację.

Z drugiej strony tworząc aplikację Nozbe, która w zespołach umożliwia współdzielenie projektów i delegację zadań i niejako nakłania do pracy asynchronicznej, odkryliśmy zalety takiego podejścia do zarządzania naszym czasem.

W końcu nie po to pracujemy, aby bywać cały dzień na spotkaniach. Aby dobrze wykonywać naszą robotę musimy mieć czas na własną robotę. Na swój czas skupienia. I musimy mieć wyznaczony sposób wymiany informacji w firmie i komunikacji na takich zasadach, aby jak najmniej wchodzić sobie w drogę. Musimy szanować zarówno swój czas jak i czas reszty członków zespołu.

Dzięki takiemu podejściu i ciągłemu usprawnianiu naszej pracy, oraz dzięki coraz to lepszym aplikacjom, jesteśmy w stanie pracować skuteczniej i ogólnie stworzyć fajną atmosferę pracy w zespole. Mam nadzieję, że część z tych wskazówek uda się też Tobie wdrożyć w Twoim zespole, bo są one uniwersalne i nadają się do pracy z innymi niezależnie od tego czy pracujecie na odległość jak my, czy dzielicie wspólne biuro.