MS

Hej, tu Michał Śliwiński, założyciel Nozbe - aplikacji do zadań dla nowoczesnych zespołów. Po polsku piszę o produktywności. Wierzę, że praca to nie jest miejsce do którego idziesz, ale to co robisz.

Piąteczek w firmie Nozbe - jak pracować mniej, ale lepiej?

👨🏼‍💻iMagazine

Niecały rok temu opublikowałem na moim blogu “NoOffice”, że postanowiliśmy zmienić tryb pracy w naszej firmie i odejść od typowego 40-godzinnego tygodnia od poniedziałku do piątku. Dlaczego? Bo wiedziałem, że nie działamy tak efektywnie, jak byśmy mogli. Zamiast “podkręcać kurek” i kazać moim pracownikom harować i zarywać nocki, zacząłem się zastanawiać, jak pracować mniej, ale lepiej.

Ten felieton jest z wydania z czerwca 2017 iMagazine

Dlaczego musieliśmy wprowadzić piąteczek?

To wszystko spowodowało, że stworzyliśmy w naszej firmie “piąteczek” - ale zanim wytłumaczę, co to jest, opowiem krótko jak do tego doszło…

Jak pracować mniej, ale lepiej, czyli bardziej efektywnie?

Nozbe, nawet bez “piąteczków”, jest firmą dosyć nietypową - nie mamy centralnego biura, każdy pracuje z domu. Tryb zdalny, oprócz wielu atutów oznacza jednak także, że czasami zaciera się granica między pracą a życiem prywatnym. Zdarza się, że musimy wciskać pracę między obowiązki domowe… i w ogólnym rozrachunku często pracujemy więcej, a nie mniej. To powoduje, że pędzimy, szybko załatwiamy sprawy, aby wszystko ogarnąć. Generuje to sporo stresu. A do tego nie zawsze starcza czasu na rozwój osobisty… bo jak już praca na dziś skończona, to ma się ochotę na relaks.

Jak się uczyć nowych rzeczy i kiedy jest czas na rozwój osobisty?

Jesteśmy pracownikami umysłowymi, czyli nasza efektywność zależy w dużej mierze od wiedzy i umiejętności. Podczas typowego tygodnia pracy nie zawsze udaje się jednak znaleźć czas na naukę. Obowiązków jest tyle, że ledwo starcza czasu, aby wyrobić się z robotą.

W efekcie uczymy się nowych rzeczy w tak zwanym “międzyczasie”, czyli w enigmatycznym punkcie czasoprzestrzeni, który nie wiadomo, gdzie jest i kiedy występuje.

Jak znaleźć czas na sprzątanie i przegląd tygodnia?

Jedną z podstawowych zasad produktywności i organizacji czasu jest “przegląd tygodnia”, czyli moment, w którym spotykamy się sami ze sobą i przeglądamy wszystkie nasze zadania, sprawy, podsumowując aktualny tydzień i planując przyszły. Jest to jedna z kluczowych lekcji w mojej nowej książce “10 kroków do maksymalnej produktywności”.

Niestety, zauważyłem, że tempo i ilość pracy w Nozbe praktycznie nie pozwalały nam na przeprowadzanie przeglądów. Prawie nikt w mojej firmie tego nie robił! Powodowało to chaos, niekończenie starych projektów i zadań sprzed kilku miesięcy, czyli bałagan, którego na bieżąco nikt nie sprząta. Jak to możliwe, że my, twórcy Nozbe, zamiast stanowić wzór w obszarze produktywności, zachowujemy się jak wszyscy inni… i nie robimy takiej podstawowej rzeczy jak przegląd tygodnia?!

Odpowiedzią na te wszystkie problemy okazał się: PIĄTECZEK!

Po przeanalizowaniu sytuacji, stwierdziłem, że czas to zmienić i wprowadzić coś, co pomoże nam pracować lepiej. Mniej, ale lepiej! W końcu jesteśmy pracownikami umysłowymi - nie ważna jest tylko ilość naszej pracy - liczy się przede wszystkim jej jakość.

Piąteczek oznacza wytężoną pracę od poniedziałku do czwartku

W te dni pracujemy normalnie - 8 godzin dziennie. Tylko nad bieżącymi sprawami. Po prostu realizujemy zadania zaplanowane wcześniej. Pracujemy “na maxa”.

W Piąteczek robimy przegląd tygodnia

Kiedy nadchodzi piątek, każdy pracownik Nozbe zobowiązany jest zrobić przegląd tygodnia: przejrzeć wszystkie zadania i projekty w Nozbe, pozamykać zaległe rzeczy, podjąć decyzje odnośnie starych spraw, podsumować swój tydzień, posprzątać biurko i ogarnąć pliki na komputerze. Trzeba również zaplanować nadchodzący tydzień: co będę robić, jakie zadania będą dla mnie najważniejsze, itp.

Dzięki temu w piątek do południa, każdy z nas ma już rozliczony miniony tydzień i jest przygotowany na kolejny. Przynosi to ulgę oraz poczucie spokoju i kontroli! I o to właśnie chodzi!

W piąteczek mamy zaległe spotkania, jeśli chcemy…

Na piątek często przerzucamy także firmowe spotkania wewnętrze, w sytuacji gdy coś trzeba na spokojnie omówić… Chodzi o to, by nie tracić czasu na “pogaduchy” w ciągu czterech poprzednich dni - w piątek wszystko dzieje się wolniej i właśnie w ten dzień najlepiej porozmawiać.

W piąteczek uczymy się nowych rzeczy…

Jak już wszystko podsumowane i zaplanowane, można nauczyć się czegoś nowego, obejrzeć video z interesującej konferencji lub przeczytać zapisane “na później” artykuły. Można także pouczyć się nowego języka programowania, nowych funkcji ulubionych narzędzi, aby móc wykorzystywać je jeszcze lepiej. I mamy na to czas! Nie musimy uczyć się “po godzinach”. W piąteczek jest czas na rozwój osobisty i to w godzinach pracy!

Piąteczek jest dniem, który każdy sobie indywidualnie planuje.

Wszystkie inne dni tygodnia musimy koordynować z resztą firmy, trzeba robić rzeczy na bieżąco, aby utrzymać “flow” i nie blokować projektów, które są akurat na warsztacie. Piąteczek jest inny - każdy z nas planuje sobie ten dzień indywidualnie i ustala, co i kiedy dzisiaj zrobi. Gdy przegląd tygodnia jest zrobiony, każdy z nas ma wolną rękę w decydowaniu, kiedy z kim pogada, nauczy się czegoś nowego czy poczyta, czyli jak ten dzień sobie zaplanuje. W piąteczek możemy też wcześniej urwać się z pracy lub pozałatwiać sprawy na mieście, jeśli trzeba. Znowu, po to, aby nie myśleć o tym wszystkim podczas normalnego tygodnia pracy…

Piąteczek jest super - bo taki dzień potrzebny jest każdemu

A zatem, w Nozbe piątek nie jest dniem wolnym od pracy. Jest dniem wolnym od pracy bieżącej i jest dniem “autorskim”, bo pracownik sam decyduje, jak jego piąteczek wygląda. To także dzień sprzątania, przeglądu i przygotowania się do kolejnego tygodnia. Dzięki piąteczkowi pracujemy efektywniej, bo jesteśmy lepiej zorganizowani i lepiej przygotowani na każdy kolejny tydzień pracy.

Gdybyśmy pracowali w fabryce, taki dzień przestoju drogo by nas kosztował. Ale w Nozbe pracujemy umysłowo - pracujemy nad rozwojem aplikacji, z której korzysta ponad 400 tys. osób na całym świecie, więc dla nas i dla naszych użytkowników ważniejsza jest jakość naszej pracy, a nie jej ilość.

P.S. Więcej o przeglądzie tygodnia poczytasz w mojej nowej książce - “10 kroków do maksymalnej produkytwności”

Piąteczek w firmie Nozbe - jak pracować mniej, ale lepiej?