Rok pandemii - jak wirus zmienia pracę na świecie?

Rok temu pandemia koronawirusa zmieniła nam życie. Nagle ludzie, dla których praca była utożsamiana z biurem, musieli zostać w domu i pracować. Pracować z domu. Coś, co w Nozbe robimy od ponad 14 lat, dla większości było rewolucją. Nasza sytuacja też odbiegła od normy, bo w domach zaczęły przebywać dzieci i inni domownicy. Dom przestał być tylko miejscem zamieszkania, ale stał się też biurem, szkołą i restauracją. Covid-19 atakuje już od ponad roku. W kwestiach organizacji miejsca i czasu pracy powoli wychodzimy na prostą. Czas zacząć myśleć, jak będzie z powrotem do normalności. Jaka będzie nowa normalność?

Ten felieton jest z wydania z kwietnia 2021 iMagazine

• Czy coś się zmieni?
• Spotkania będą bardziej online!
• Rozmowy indywidualne - dużo lepsze
• Sprzęt i biura domowe będą przystosowane do spotkań online
• Systemy w firmach wreszcie się zmodernizują!
• Papier odchodzi do lamusa!
• Internet musiał przyspieszyć!
• Nasze wymagania mieszkaniowe się zmieniają!
• Będzie inaczej, będzie lepiej, będzie nowy standard pracy!

Czy coś się zmieni?

Oczywiście, że tak! Zmieni się dużo. Pytanie, jak dużo?

Na to pytanie postaram się odpowiedzieć poniżej:

Spotkania będą bardziej online!

Tak, wiem. Spotkania online się już wszystkim przejadły. Zoomy, Teamsy, Skype’y… ale z drugiej strony dzięki tym spotkaniom wiele firm zobaczyło, że samych spotkań było w biurach do tej pory zdecydowanie za dużo!

W wielu firmach, które mają biura, spotkania online to nowy standard i lepszy sposób pracy:

• każdy może w nich uczestniczyć, nawet jeśli go nie ma fizycznie w biurze;
• każdy ma przy sobie pełne stanowisko pracy, czyli można szybko coś sprawdzić i do czegoś się odwołać;
• każdy może łatwo coś pokazać przez współdzielenie ekranu.

Co więcej, wiele osób mi mówi, że przy dłuższych spotkaniach po prostu wyłączają kamerki i nasłuchują. Dzięki temu mogą coś w międzyczasie robić i nie mają poczucia zmarnowanego czasu i siedzenia jak na tureckim kazaniu.

Oczywiście nie popieram takich długich spotkań. W Nozbe od dawna ustaliliśmy, że spotkania powinny być regularne i krótkie (do 2 godzin!), dobrze przygotowane i opcjonalne. Więcej o naszym podejściu do spotkań przeczytasz w mojej książce “No Office” na stronie: NoOffice.org/spotkania

Rozmowy indywidualne - dużo lepsze

Kiedyś, aby z kimś pogadać, trzeba było mu przeszkodzić. Albo do tej osoby podejść i jej przerwać pracę, albo zatelefonować.

W tej chwili zmieniają się nawyki i ludzie najpierw na czacie piszą: “Mam sprawę, kiedy możemy dzisiaj 15 minut pogadać?”. Dzięki temu dajemy drugiej osobie szansę na dokończenie rozpoczętej pracy i szanujemy ich czas.

Dzięki systemom online, spotkania jeden na jeden mogą odbywać się z kimkolwiek z zespołu, niezależnie od tego, czy obie osoby są w biurze, czy nie.

Sam coraz częściej prowadzę takie spotkania podczas spaceru! Biorę telefon, o umówionej godzinie zdzwaniamy się na FaceTime lub Zoom i spacerujemy i rozmawiamy. Zdrowsze, ciekawsze i głębsze!

Sprzęt i biura domowe będą przystosowane do spotkań online

Właśnie znowu zrobiłem małą rewolucję w biurze domowym i przygotowałem sobie nowe stanowisko na rozmowy online. Opiszę je w kolejnym numerze iMagazine za miesiąc.

W skrócie chodzi o to, że nagle przywiązujemy dużo więcej wagi do tego, jak ludzie nas widzą przez ekran komputera. Jakie mamy tło, jak nas widać oraz słychać.

Tak, jak pisałem w poprzednim miesiącu, musimy już teraz mieć lepszy sprzęt do pracy zdalnej, lepiej spakowane plecaki lub torby, aby móc pracować skądkolwiek. Właśnie wyjechałem z rodziną na krótkie wakacje do sąsiedniego miasta i jesteśmy w mieszkaniu wynajętym przez AirBNB. Wprawdzie na większość pobytu wziąłem wolne, ale ustaliłem też wcześniej czas na pracę i mam ze sobą wszystko do tego, aby móc te kilka godzin podziałać, kończąc ten artykuł czy będąc na dwóch spotkaniach online.

Systemy w firmach wreszcie się zmodernizują!

Firmy polegały na tym, że wszystko było w biurze. Dla takich zespołów przejście na pracę zdalną lub częściowo zdalną było bardzo trudne.

Jednak niektóre firmy były świetnie przygotowane. Jak wynika z tegorocznych rozmów z klientami biznesowymi Nozbe i Nozbe Teams dla nich zmiana była prawie niezauważalna. Jedna osoba powiedziała, że po przejściu na “home office” zauważyła, że ich zespół w zasadzie już od dawna pracował zdalnie, chociaż siedzieli w jednym biurze. Cały obieg zadań, projektów i dokumentów odbywał się w aplikacji.

Nowoczesne oprogramowanie do współpracy online stało się podstawą. Nie tylko Nozbe czy Nozbe Teams, ale oczywiście cały pakiet Microsoftu w tym MS Teams. Pakiet biurowy Google czy aplikacje typu Dropbox i Dropbox Paper. Wszędzie tam, gdzie można współpracować poprzez komentarze na projektach, zadaniach czy plikach.

Papier odchodzi do lamusa!

Koniec z papierologią. Coraz więcej biur będzie paperless i skończy się drukowanie dokumentów w takiej ilości jak kiedyś. Co więcej, dużo urzędów musiało się ogarnąć i już teraz można mnóstwo spraw załatwić online. Koniec ze staniem w kolejkach i byciem petentem.

Wiele osób wreszcie zrozumiało, że dzięki smartfonom mamy skanery dokumentów w ręku! Zamiast porządkować dokumenty po segregatorach, wystarczy je szybko zeskanować telefonem i wrzucić do cyfrowego systemu pracy. Pandemia nauczyła nas ekologii, czy tego chcemy czy nie :-)

Internet musiał przyspieszyć!

Praca z domu uświadomiła nam, że musimy mieć szybszy Internet w domach. Łącze, które wystarcza na oglądanie Netflixa w HD, nie wystarczy do kilku spotkań online naraz. Wiele osób, zamiast domawiać kolejny pakiet kanałów telewizyjnych, sprawdza, jakie najszybsze łącze może mieć i właśnie takie wybiera.

Sam przeszedłem na łącze Gigabitowe, kiedy tylko stało się dostępne w mojej dzielnicy. Kosztuje trochę więcej, ale jakość i szybkość pracy jest nieporównywalna.

Nasze wymagania mieszkaniowe się zmieniają!

Ubiegłoroczny lockdown wielu osobom dał w kość. Szczególnie, gdy ktoś wiele tygodni spędził zamknięty z całą rodziną w małym 40-metrowym mieszkanku bez balkonu. Zrobiło się ciasno.

Dużo osób mówi mi, że przewartościowało swoje wymagania mieszkaniowe. Niektórzy wyprowadzili się z centrów miast na przedmieścia lub w ogóle do mniejszych miast. Zamieniło mieszkania na domy. Lub po prostu poszukało większych mieszkań.

Praca z domu zmusiła ludzi do przemyślenia swojego “home office”. Stanowisko do pracy z domu przestało być kanapą w salonie, ale stało się dedykowanym miejscem pracy. Z porządnym biurkiem, fotelem i oświetleniem.

W 16 odcinku podcastu “Nie Ma Biura” rozmawialiśmy o tym, że w Polsce jesteśmy przyzwyczajeni do wybierania za małych mieszkań. To się zaczyna zmieniać. Po szczegóły tej rozmowy zapraszam na NieMaBiura.pl/16

Będzie inaczej, będzie lepiej, będzie nowy standard pracy!

Pomimo tej strasznej pandemii, widzę pozytywne zmiany w sposobie pracy. Coraz więcej osób zaczyna wreszcie rozumieć moje podejście:

“Praca to nie miejsce, do którego się chodzi, ale czynność, którą się wykonuje.”

Dzięki wymuszonym przez sytuację zmianom praca zdalna staje się czymś dużo bardziej normalnym. Wiele osób świadomie chce pracować w ten sposób. Za tym też pójdą elastyczne godziny pracy. Bo czemu nie dać ludziom wreszcie szansy na dostosowanie pracy do swojego życia?

Znajomi, którzy już przed pandemią mieli możliwość pracy z domu, wykorzystywali ją sporadycznie. Może raz w tygodniu. Teraz pracują z domu dużo częściej, bo jak twierdzą, mogą w ten sposób dużo więcej zrobić. Do biura jeżdża w celach bardziej towarzyskich.

Nie. Nie każdy będzie pracował 100% czasu z domu. Taki tryb pracy nie jest dla każdego. Ale na pewno dla wielu więcej osób niż do tej pory. Praca hybrydowa - trochę z biura, trochę z domu - z pewnością stanie się też nowym standardem.

Dotychczas ani firmy ani ich szefowie i menadżerowie nie byli na to gotowi. Teraz sytuacja zmusiła ich do zmian i myślę, że wszystkim wyszło to na dobre.

Tę nową rzeczywistość opisuję szczegółowo w książce “No Office”, którą właśnie kończę pisać i udostępniam zupełnie bezpłatnie w Internecie pod adresem: NoOffice.org/pl