Podprojekty są do bani — czyli dlaczego od 19 lat upieram się przy płaskiej strukturze w mojej aplikacji

Otwierasz nową aplikację do produktywności i zaczynasz się organizować od hierarchii. Projekty. Podprojekty. Zadania. Podzadania. To wygląda poważnie i profesjonalnie. Czujesz, że masz kontrolę. A jednak, kiedy otworzysz moją aplikację do zadań, Nozbe, nie znajdziesz w niej ani podprojektów, ani podzadań. Od 19 lat odmawiam moim klientom tych funkcji, bo czułem, że ta dodatkowa złożoność i hierarchia działają przeciwko skutecznemu działaniu. Okazuje się, że przeczucie mnie nie myliło — i że stoją za tym konkretne badania.

Ten felieton jest z wydania z sierpnia 2026 iMagazine

• Funkcja, o którą prosi każdy… i się dziwi, że jej nie ma!
• Dlaczego hierarchia tak dobrze wygląda… a tak źle działa!
• 40 lat badań: im głębiej, tym wolniej i z większą liczbą błędów!
  • 1. Najszybciej działamy na płytkich strukturach.
  • 2. Przy skomplikowanej strukturze podwajamy liczbę błędów.
  • 3. Hierarchiczne struktury odbieramy… jako bardziej skomplikowane!
• Jak ludzie organizują się naprawdę, kiedy nikt nie patrzy
• W głowie mieszczą Ci się cztery (4) rzeczy — a nie cztery poziomy!
• Scrollowanie jest jak spadanie… a to łatwiejsze niż wspinaczka!
• Chwila — a czy rozbijanie spraw na mniejsze kawałki nie pomaga?
• Co dajemy Ci zamiast tego: grupy i sekcje
• Nie potrzebujesz aplikacji do zarządzania zadaniami, tylko do ich wykonywania

Funkcja, o którą prosi każdy… i się dziwi, że jej nie ma!

Przez prawie dwie dekady prowadzenia Nozbe słyszałem to setki razy: „Przesiadłbym się do Was choćby jutro, ale nie macie podprojektów. No weź, Michał, przecież to oczywista funkcja, której Ci brakuje!”.

Odpowiedź zawsze brzmiała: NIE.

Nie dlatego, że trudno to zbudować — to akurat banalnie proste. Powód jest z goła inny. Widziałem, co się dzieje z ludźmi, którzy tą funkcję dostają. A teraz moja ulubiona część tej historii: wielu klientów, którzy odeszli od nas do aplikacji z pięknym drzewkiem podprojektów, wróciło. Nie wszyscy, ale wielu. I prawie zawsze mówili to samo — struktura wyglądała świetnie, ale trudniej mi było cokolwiek dowieźć.

Dlaczego hierarchia tak dobrze wygląda… a tak źle działa!

Budowanie struktury potrafi dawać satysfakcję. Jest schludnie i człowiek czuje, że robi postęp. Tyle że kiedy tworzysz „Marketing → Kampania Q3 → Strona → Podstrona sprzedażowa → Teksty”, właśnie poświęciłeś kilka minut na efekt bliski zeru. Co gorsza, nałożyłeś na siebie stały podatek. Za każdym razem, gdy będziesz chciał dodać zadanie, musisz odpowiedzieć sobie na pytanie „gdzie to właściwie pasuje?” — a za każdym razem, gdy będziesz go szukał, na pytanie „gdzie ja to wsadziłem?”.

Hierarchia zmusza do ciągłego podejmowania decyzji. A decydowanie to dokładnie to, czego nie potrzebujesz, kiedy chcesz skutecznie działać.

40 lat badań: im głębiej, tym wolniej i z większą liczbą błędów!

I tu mnie zaskoczyło. Wielu naukowców już od początku lat osiemdziesiątych sprawdzało jak lepiej jest działać: szeroko i płytko kontra wąsko i głęboko. Wyniki są zadziwiająco spójne.

1. Najszybciej działamy na płytkich strukturach.

Zaczęło się od eksperymentu Millera z 1981 roku na temat głębokości menu, powtórzonego przez Snowberry’ego, Parkinsona i Sissona w 1983 roku w czasopiśmie Ergonomics. Potem Kiger w 1984 roku dał ludziom te same 64 elementy ułożone na pięć różnych sposobów — od wąskiego drzewka o sześciu poziomach po szerokie, mające tylko dwa poziomy. Wynik: im głębsza struktura, tym więcej czasu i tym więcej błędów, a najpłytsze układy podobały się badanym najbardziej.

2. Przy skomplikowanej strukturze podwajamy liczbę błędów.

Wallace, Anderson i Shneiderman (1987) dorzucili szczegół, który uważam za najbardziej istotny dla skutecznej pracy. Porównali drzewko szerokie z głębokim, a następnie postawili użytkowników pod presją czasu. Ci od głębokiego drzewka popełnili 96% więcej błędów i potrzebowali 16% więcej czasu. Innymi słowy: głębsza struktura działa przeciwko Tobie dokładnie wtedy, gdy jesteś zabiegany — czyli, umówmy się, wtedy, gdy naprawdę używasz swojej aplikacji do zadań.

3. Hierarchiczne struktury odbieramy… jako bardziej skomplikowane!

Jacko i Salvendy (1996) potwierdzili raz jeszcze, że hierarchia, którą ludzie budują, żeby poczuć się zorganizowani, jest dokładnie tym, co sprawia, że ich praca wydaje się trudniejsza. Sam jej widok potrafi przytłoczyć!

Cztery dekady, dziesiątki badań, jeden wniosek: jeśli już budujesz strukturę, rozbudowuj ją wszerz, a nie w głąb.

Złożoność nie jest neutralna. Złożoność to koszt, który płacisz codziennie i bez końca. To samo dotyczy struktury wewnątrz Twojej aplikacji. Pięciopoziomowe drzewko nie jest tylko ładniejsze — to mały, stały podatek od każdego zadania, jakie kiedykolwiek utworzysz.

Jak ludzie organizują się naprawdę, kiedy nikt nie patrzy

Ofer Bergman z zespołem (2010) poprosił 296 osób o odnalezienie 1131 ich własnych, prawdziwych plików na ich własnych, prawdziwych komputerach — i przeanalizował wszystkie 5035 kroków nawigacji. Wniosek: struktury folderów okazały się płytkie — przeciętny plik leżał zaledwie 2,86 folderu w głąb.

Nikt im nie kazał tak pracować. Mając pełną swobodę zbudowania rozbudowanego drzewka swoich marzeń, ludzie po cichu wybierają coś płaskiego. Badacze doszli do wniosku, że ludzie unikają głębokich struktur, bo te kosztują ich czas!

Więc kiedy mówię, że płaska struktura Nozbe odpowiada temu, jak ludzie naprawdę pracują — to nie jest moja opinia. To jest to, co robią, gdy zostawić ich w spokoju.

W głowie mieszczą Ci się cztery (4) rzeczy — a nie cztery poziomy!

Dlaczego głębokość tak bardzo boli? Bo w Twoim mózgu jest twardy limit. Słynna praca George’a Millera z 1956 roku określiła pojemność pamięci krótkotrwałej na „siedem plus minus dwa”. Przegląd badań Nelsona Cowana z 2001 roku zredukował tę liczbę do mniej więcej czterech porcji informacji — i to właśnie czwórka przetrwała dekady kolejnych badań.

Cztery. Tyle wynosi cała Twoja pamięć robocza w trakcie nawigowania. Każdy poziom hierarchii, przez który przechodzisz, zjada jej kawałek: W której gałęzi to było? Wrzuciłem to pod klienta czy pod projekt? To był podprojekt czy sekcja? Zanim znajdziesz zadanie, cały budżet umysłowy wydajesz na szukanie pracy zamiast na jej wykonanie.

Scrollowanie jest jak spadanie… a to łatwiejsze niż wspinaczka!

Nie bez powodu najbardziej uzależniające aplikacje społecznościowe zachęcają Cię do scrollowania w nieskończoność. To czemu nie wykorzystać tego mechanizmu do czegoś produktywnego?

Płaska lista projektów czy zadań nie wymaga od Twojej pamięci niczego. Po prostu scrollujesz. Lubię powtarzać: scrollowanie jest jak spadanie — nie wymaga wysiłku, grawitacja robi to za Ciebie.

A teraz porównaj to z przekopywaniem się przez strukturę projektów, podprojektów, zadań, podzadań i pod-podzadań! Tu jest dokładnie odwrotnie. To już przypomina wspinaczkę.

Chwila — a czy rozbijanie spraw na mniejsze kawałki nie pomaga?

Pomaga. Są badania mówiące coś przeciwnego — i to one wpłynęły na to, jak zaprojektowaliśmy Nozbe.

Kruger i Evans (2004) pokazali na łamach Journal of Experimental Social Psychology, że kiedy ludzie wypiszą sobie poszczególne kroki zadania, zanim oszacują czas jego wykonania, ich szacunki stają się znacznie trafniejsze — błąd planowania spada o ponad połowę. Efekt był najsilniejszy przy zadaniach złożonych. Rozbijanie pracy na kawałki naprawdę pomaga.

A najsłynniejszy przykład tego, jak zwykła lista zmienia wyniki, to Okołooperacyjna Karta Kontrolna WHO. W badaniu Haynesa i współpracowników z 2009 roku, opublikowanym w New England Journal of Medicine, w ośmiu szpitalach w ośmiu krajach 19-punktowa lista kontrolna obniżyła odsetek powikłań z 11% do 7%, a zgonów szpitalnych z 1,5% do 0,8%.

Dziewiętnaście punktów na jednej kartce. Nie drzewko. Lista. Płaska (a nie hierarchiczna!) lista kontrolna.

I na tym polega cała różnica, a sformułowanie jej zajęło mi lata: rozbijanie na kroki jest dobre, hierarchia nie. Musisz znać kroki. Nie potrzebujesz na stałe zagnieżdżonej struktury, żeby je pomieścić.

Dlatego w Nozbe rozwiązaliśmy „podzadania” za pomocą list kontrolnych wewnątrz komentarzy do zadania. Masz rozpisane kroki, szczegóły i to całe „co właściwie znaczy, że skończone” — bez tworzenia nowej gałęzi drzewka, którą trzeba potem w nieskończoność utrzymywać i przez którą trzeba nawigować. A jeśli lista kontrolna urośnie na tyle, że przestaje być listą, jednym kliknięciem zamieniasz ją w projekt. Struktura pojawia się wtedy, kiedy praca tego wymaga — a nie wcześniej.

Co dajemy Ci zamiast tego: grupy i sekcje

Nie jesteśmy przeciwko organizacji. Jesteśmy przeciwko hierarchii. Dlatego daliśmy naszym użytkownikom dwa płaskie narzędzia:

• Grupy projektów — możesz grupować projekty razem, a tu jest ta część, której drzewko folderów nie potrafi: jeden projekt może należeć do kilku grup naraz. Na przykład projekt „strona firmowa” może być jednocześnie w grupie Marketing i Programowanie. W drzewku musiałbyś wybrać jedno.
• Sekcje projektu — większy projekt możesz podzielić na sekcje, które da się zwijać, przestawiać i przenosić między nimi zadania. Wielu naszych klientów używa ich jako pionowego Kanbana. Znowu: to struktura, którą widzisz w jednym widoku, bez przekopywania się.

Jedno i drugie daje Ci organizację, o którą naprawdę Ci chodziło. I żadne z nich nie dokłada poziomu w głąb. Na tym polega ten trik.

Nie potrzebujesz aplikacji do zarządzania zadaniami, tylko do ich wykonywania

Bo tak naprawdę — po co jest moja aplikacja? Jej celem nie jest pomaganie Ci w zarządzaniu sprawami w hierarchiach. Jej celem jest pomaganie Ci w ich kończeniu.

Płaska, pionowa struktura nie wygląda tak imponująco jak zagnieżdżone drzewko podpodprojektów. Gorzej wypada na zrzutach ekranu. Nie wygrywa tabelki porównania funkcji na stronie konkurencji. Ale robi swoje — i teraz już wiem, że cztery dekady badań po cichu przyznają mi rację.

Dlatego rzucam Ci wyzwanie. Otwórz aplikację, której używasz, i znajdź swój najgłębszy projekt. Policz poziomy. A potem odpowiedz sobie szczerze: ile z nich pomaga Ci wykonać pracę, a ile tylko poczuć się zorganizowanym?

Spłaszcz w tym tygodniu jeden z nich. Zobacz, jak się z tym poczujesz. Przez prawie 20 lat prowadzenia Nozbe ludzie próbowali udowodnić mi, że się mylę — i zawsze im to nie wychodziło. A teraz wiem, że stoją za mną także badania naukowe.

P.S. Wszystkie odnośniki do badań znajdziesz na moim blogu pod adresem: michael.team/sub