MS

Hej, tu Michał Śliwiński, założyciel Nozbe - aplikacji do zadań dla nowoczesnych zespołów. Po polsku piszę o produktywności. Wierzę, że praca to nie jest miejsce do którego idziesz, ale to co robisz.

Radykalny sposób na emaile, czyli “inbox zero” dla zapracowanych

👨🏼‍💻iMagazine

Mamy rok 2019 i ciągle korzystamy z emaila. Email miał już dawno temu przestać istnieć, ale ciągle jest obecny w naszym życiu i dostajemy więcej wiadomości niż kiedykolwiek. Sam miałem ostatnimi czasy z nim problemy, albo rezygnowałem z niego, przekazując obsługę korespondencji asystentce… albo odpowiadałem z dużym opóźnieniem (z wyrzutami sumienia w bonusie). Ostatnio jednak udało mi się znaleźć dosyć radykalne, ale bardzo skuteczne rozwiązanie. A właściwie dwa…

Ten felieton jest z wydania z września 2019 iMagazine

Rozwiązanie 1. Nie używaj emaila w swoim zespole

O tym pisałem już wcześniej i pewnie jeszcze nie raz wspomnę - jeśli używasz emaila w ramach swojego zespołu, to cytując Steve’a Jobsa, “robisz to źle!”.

Mamy przecież wiele narzędzi do komunikacji wewnątrz zespołu które przewyższają email w wielu aspektach. W zespole Nozbe używamy Slacka do czatowania, czyli wysyłania szybkich, krótkich wiadomości, “Nozbe” do komunikacji przez zadania - czyli współdzielenia projektów, delegacji zadań i komunikacji poprzez komentarze w tychże. do tego dochodzi Dropbox Paper do współpracy na dokumentach, GitHub do pracy na kodzie oraz do pisania artykułów na bloga. Emaila nie używamy wcale. I jest nam z tym dobrze. Dzięki temu działamy znacznie efektywniej!

Rozwiązanie 2. Pisz emaile jak krótkie wiadomości SMS.

To jest moje nowe odkrycie. Od ponad miesiąca tak działam i efekty są super. Odpisuję na maile jak na SMSy - krótko, zwięźle i na temat. I codziennie mam skrzynkę odbiorczą wyzerowaną. Po prostu rewelacja - poniżej przedstawiam jak do tego podejść.

3 podstawowe zasady przy wysyłaniu emaili jak SMSy:

Zasada 1. Żadnego pozdrawiania. Zupełnie odpuszczam “witaj”, czy “pozdrawiam serdecznie”, czy inne tego typu frazesy. Skoro poświęcam mój czas, aby Ci odpowiedzieć, to znaczy, że pozdrawiam Cię bardzo, ale to bardzo serdecznie!

Zasada 2. Odpowiedź tylko jednym zdaniem. Maksymalnie dwoma. Ja po prostu piszę, co myślę, oszczędzając zarówno Twój jak i mój czas, i pokazuję, że przeczytałem Twojego emaila w całości, ale nie widzę potrzeby do wszystkich jego zdań się odnosić.

Zasada 3. Raz dziennie i tyle! Odpowiadam na emaile tylko raz dziennie - otwieram skrzynkę, idę przez emaile jak burza, odpowiadam szybko, działam sprawnie i wylogowuję się. Oczywiście nie mam włączonych powiadomień dla emaili przychodzących. Jutro też jest dzień.

Skąd takie zasady emailowania w stylu SMS-owym?

To nie jest niegrzeczne! Wręcz przeciwnie - odpowiadając na emaila, pokazuję, że Cię nie zignorowałem, że mi bardzo na Tobie i na Twojej opinii zależy. Przeczytałem Twojego emaila ze zrozumieniem i Ci szybko odpisałem. Pokazuję Ci, że ważniejsze dla mnie jest to, co piszesz i odniesienie się do Twoich słów, niż puste frazesy.

To jest szybkie! Dzięki tej technice odpowiadam szybko - w przeciągu jednego dnia. A nie jak kiedyś, kiedy odpowiadałem na emaile po tygodniu, dwóch… lub jeszcze później.

To jest mobilne! Odpowiadam na emaile prosto z iPhone’a. Nie muszę mieć pod ręką iPada lub otwierać Maca. Mogę przejść tak samo szybko przez skrzynkę odbiorczą na każdym z moich urządzeń. Dzięki temu nie odkładam emaili “na potem”.

Jak to zrobić jeszcze lepiej i jeszcze sprawniej?

Nie wystarczy po prostu pisać szybko, jest jeszcze kilka dodatkowych wskazówek, którymi chciałabym się podzielić w tym temacie, a które bardzo pomogły mi we wdrożeniu tego systemu:

Zacznij już dziś!

Czy takie podejście do obsługi emaila jest dla Ciebie? Odezwij się na Twitterze albo po prostu napisz do mnie emaila na adres podany wyżej w tym artykule. Gwarantuję Ci trzy rzeczy: (1) że przeczytam Twojego emaila ze zrozumieniem, (2) odpiszę w ciągu jednego dnia oraz (3) moja odpowiedź będzie krótka, zwięzła i na temat :-)

Radykalny sposób na emaile, czyli “inbox zero” dla zapracowanych