Radykalny sposób na emaile, czyli “inbox zero” dla zapracowanych

Mamy rok 2019 i ciągle korzystamy z emaila. Email miał już dawno temu przestać istnieć, ale ciągle jest obecny w naszym życiu i dostajemy więcej wiadomości niż kiedykolwiek. Sam miałem ostatnimi czasy z nim problemy, albo rezygnowałem z niego, przekazując obsługę korespondencji asystentce… albo odpowiadałem z dużym opóźnieniem (z wyrzutami sumienia w bonusie). Ostatnio jednak udało mi się znaleźć dosyć radykalne, ale bardzo skuteczne rozwiązanie. A właściwie dwa…

Ten felieton jest z wydania z września 2019 iMagazine

• Rozwiązanie 1. Nie używaj emaila w swoim zespole
• Rozwiązanie 2. Pisz emaile jak krótkie wiadomości SMS.
• 3 podstawowe zasady przy wysyłaniu emaili jak SMSy:
• Skąd takie zasady emailowania w stylu SMS-owym?
• Jak to zrobić jeszcze lepiej i jeszcze sprawniej?
• Zacznij już dziś!

Rozwiązanie 1. Nie używaj emaila w swoim zespole

O tym pisałem już wcześniej i pewnie jeszcze nie raz wspomnę - jeśli używasz emaila w ramach swojego zespołu, to cytując Steve’a Jobsa, “robisz to źle!”.

Mamy przecież wiele narzędzi do komunikacji wewnątrz zespołu które przewyższają email w wielu aspektach. W zespole Nozbe używamy Slacka do czatowania, czyli wysyłania szybkich, krótkich wiadomości, “Nozbe” do komunikacji przez zadania - czyli współdzielenia projektów, delegacji zadań i komunikacji poprzez komentarze w tychże. do tego dochodzi Dropbox Paper do współpracy na dokumentach, GitHub do pracy na kodzie oraz do pisania artykułów na bloga. Emaila nie używamy wcale. I jest nam z tym dobrze. Dzięki temu działamy znacznie efektywniej!

Rozwiązanie 2. Pisz emaile jak krótkie wiadomości SMS.

To jest moje nowe odkrycie. Od ponad miesiąca tak działam i efekty są super. Odpisuję na maile jak na SMSy - krótko, zwięźle i na temat. I codziennie mam skrzynkę odbiorczą wyzerowaną. Po prostu rewelacja - poniżej przedstawiam jak do tego podejść.

3 podstawowe zasady przy wysyłaniu emaili jak SMSy:

Zasada 1. Żadnego pozdrawiania. Zupełnie odpuszczam “witaj”, czy “pozdrawiam serdecznie”, czy inne tego typu frazesy. Skoro poświęcam mój czas, aby Ci odpowiedzieć, to znaczy, że pozdrawiam Cię bardzo, ale to bardzo serdecznie!

Zasada 2. Odpowiedź tylko jednym zdaniem. Maksymalnie dwoma. Ja po prostu piszę, co myślę, oszczędzając zarówno Twój jak i mój czas, i pokazuję, że przeczytałem Twojego emaila w całości, ale nie widzę potrzeby do wszystkich jego zdań się odnosić.

Zasada 3. Raz dziennie i tyle! Odpowiadam na emaile tylko raz dziennie - otwieram skrzynkę, idę przez emaile jak burza, odpowiadam szybko, działam sprawnie i wylogowuję się. Oczywiście nie mam włączonych powiadomień dla emaili przychodzących. Jutro też jest dzień.

Skąd takie zasady emailowania w stylu SMS-owym?

To nie jest niegrzeczne! Wręcz przeciwnie - odpowiadając na emaila, pokazuję, że Cię nie zignorowałem, że mi bardzo na Tobie i na Twojej opinii zależy. Przeczytałem Twojego emaila ze zrozumieniem i Ci szybko odpisałem. Pokazuję Ci, że ważniejsze dla mnie jest to, co piszesz i odniesienie się do Twoich słów, niż puste frazesy.

To jest szybkie! Dzięki tej technice odpowiadam szybko - w przeciągu jednego dnia. A nie jak kiedyś, kiedy odpowiadałem na emaile po tygodniu, dwóch… lub jeszcze później.

To jest mobilne! Odpowiadam na emaile prosto z iPhone’a. Nie muszę mieć pod ręką iPada lub otwierać Maca. Mogę przejść tak samo szybko przez skrzynkę odbiorczą na każdym z moich urządzeń. Dzięki temu nie odkładam emaili “na potem”.

Jak to zrobić jeszcze lepiej i jeszcze sprawniej?

Nie wystarczy po prostu pisać szybko, jest jeszcze kilka dodatkowych wskazówek, którymi chciałabym się podzielić w tym temacie, a które bardzo pomogły mi we wdrożeniu tego systemu:

• Używaj skrótów klawiszowych w iOS i macOS - szczególnie na najbardziej powtarzające się zdania lub informacje. Na przykład “xn” to skrót do mojego adresu email “michael@nozbe.com”, “hhn” to skrót do naszej strony “https://nozbe.com/”, i tak dalej. Bardzo przydatne, aby też nie popełniać błędów i nie odsyłać ludzi do niewłaściwego adresu.
• Podejmij decyzje wcześniej - mam to szczęście, że ze względu na moją historię prowadzenia Nozbe, ludzie chcą ze mną gadać, czasami są to wywiady, czasami po prostu rozmowa, a czasami chcą mi coś sprzedać - jeśli mnie to interesuje, to odpisuję im z odnośnikiem do aplikacji “Calendly”, gdzie mam ustalone dwa dni w tygodniu, kiedy jestem dostępny. Wcześniej zdecydowałem, że właśnie te terminy mi pasują, i jeśli ktoś chce ze mną porozmawiać, może sobie po prostu wybrać pół godziny w wyznaczonym przeze mnie przedziale czasowym. Oszczędza to całej wymiany emaili, w której dogadujemy termin. Gdy ktoś już się wpisze, ląduje to automatycznie w moim kalendarzu.
• Miej swoje zasady i się ich trzymaj - tak jak wyżej, już wcześniej zdecydowałem, jaką mam politykę odnośnie rzeczy takich jak np. inwestowanie w Nozbe. Kiedy kontaktują się ze mną inwestorzy z chęcią rozmowy o możliwości inwestowania w Nozbe, odsyłam ich do posta na blogu Nozbe, w którym napisałem “Nie mamy zewnętrznych inwestorów, nigdy ich nie mieliśmy i nie planujemy mieć.” więc stawiam sprawę bardzo jasno i oszczędzam dodatkowej wymiany zdań.
• Pisz bloga i do niego odsyłaj - oprócz cyklicznych artykułów na blogu Nozbe, piszę też prywatnego bloga - trochę jako archiwum spraw, na których mi zależy i które mogą posłużyć w przyszłości zarówno mi jak i moim czytelnikom. Często zamiast pisać długiego emaila, po prostu odsyłam zainteresowanycyh do wpisów na moim blogu… a gdy piszą do mnie na temat, który mnie zainteresował, to notuję go “na przyszłość” do opisania na blogu lub tutaj - w iMagazine.
• Emaile do załatwienia na później zamieniaj w zadania - jeśli email wymaga dalszego działania (staje się “zadaniem do zrobienia”), odpisuję grzecznie i całą korespondencję przesyłam na mój indywidualny adres email w Nozbe (ma go każdy użytkownik aplikacji), przeksztłacając tytuł maila w zadanie, a jego treść - w komentarz do zadania. Bardzo wygodne!

Zacznij już dziś!

Czy takie podejście do obsługi emaila jest dla Ciebie? Odezwij się na Twitterze albo po prostu napisz do mnie emaila na adres podany wyżej w tym artykule. Gwarantuję Ci trzy rzeczy: (1) że przeczytam Twojego emaila ze zrozumieniem, (2) odpiszę w ciągu jednego dnia oraz (3) moja odpowiedź będzie krótka, zwięzła i na temat :-)