Używanie e-maila do komunikacji w zespole jest błędem. Czas z tym skończyć!
👨🏼💻iMagazine
Według mnie największym wrogiem produktywności w firmie jest e-mail. Kto z nas nie ma problemów z natłokiem maili? Kto nie próbował “Inbox zero” (aby każdy dzień kończyć z pustą skrzynką), czy “Inbox infinity” (aby nie czyścić skrzynki, ale pozwalać się jej zapełniać). Kto nie ma potworzonych różnych reguł i filtrów? Kto nie bawił się ustawieniami powiadomień maila, aby czasami były wyłączone, czasami włączone, albo może tylko dla wybranych osób? Kto nie testował narzędzi do e-maila, od wbudowanego na Maku programu do poczty, po Spark, Hey, Gmail i inne wynalazki. E-mail to zło, i uważam, że, aby się skutecznie komunikować z zespołem, należy maksymalnie ograniczyć liczbę wysyłanych maili. W tym felietonie będzie o tym, jak wygrać walkę z e-mailem.
Ten felieton jest z wydania z listopada 2022 iMagazine
- Rozdzielmy komunikację w pracy na wewnętrzną i zewnętrzną
- 5 powodów, dla których nie wolno używać e-maila do komunikacji w zespole
- E-mail służy tylko do “uścisku dłoni” i niczego więcej!
- Oddziel państwo od kościoła i nie używaj e-maila!
- Nie Mailuj!
Rozdzielmy komunikację w pracy na wewnętrzną i zewnętrzną
Zacznijmy od tego, że czym innym jest komunikacja ze “światem zewnętrznym”, a czym innym ta wewnątrz zespołu, i należy między nimi postawić wyraźną granicę.
W Nozbe właśnie tak działamy. Nigdy nie wysyłamy e-maili do innych członków zespołu. Zasada brzmi: gdy czegoś ode mnie potrzebujesz, zrób mi zadanie w Nozbe. W tym zadaniu opisz dokładnie, czego oczekujesz, a potem doprecyzujemy szczegóły w komentarzach. I wtedy zadanie wykonam. Jeśli wyślesz mi e-maila, to jest szansa, że nawet go nie przeczytam.
Co innego ludzie “ze świata zewnętrznego”. Oni wysyłają e-maile. Czasami zaproszenie na konferencję, lub do wywiadu. Rzadziej propozycję współpracy. Bardzo rzadko wpadnie fajny e-mail od starego znajomego. Często natomiast - spam odnośnie outsourcingu rozwoju aplikacji (na co nigdy się nie zgodzę), bądź możliwości spamowania klientów konkurencji (to nielegalne!). Albo newsletter, którego od dawna nie mam czasu czytać. No i na koniec super oferta na fotowoltaikę. E-maile są genialne. Nic tylko je czytać.
5 powodów, dla których nie wolno używać e-maila do komunikacji w zespole
Oprócz tego oczywistego, czyli faktu, że ważny e-mail od Twojego współpracownika znajdzie się w doborowym towarzystwie wiadomości wymienionych powyżej, oto 5 dodatkowych powodów, dla których e-mail w zespole jest błędem:
Problem 1 - za dużo tematów w jednym e-mailu!
Często osoby wysyłające e-maile chcą być produktywne, więc wiele tematów zawierają w jednej długiej wiadomości. Wtedy trudno się do czegokolwiek odnieść konkretnie i można łatwo zgubić wątek!
Zamiast tego, lepiej każdy problem rozpisać w konkretnym zadaniu w Nozbe i tam je omówić i przy każdym dostać konkretny komentarz.
Problem 2 - kopia kopii do każdego potencjalnie zainteresowanego
Aby nikogo nie urazić lub nie pominąć oraz aby zawsze mieć podkładkę, e-maila wysyła się z kopią do dyrektora, przełożonego, dyrektora dyrektorów i HR… Niech każdy poczuje się ważny!
Jeśli zamiast e-maili tworzymy zadania, każdy ze “wszystkich świętych” zobaczy je w zależności od ustawień swojego konta w programie do zadań, np. Nozbe. Albo zostanie @wspomniany albo zobaczy zadanie w widoku aktywności w projekcie, który śledzi. Na własnych zasadach.
Problem 3 - stale pełna skrzynka odbiorcza!
Fala e-maili nigdy nie opada. Codziennie trzeba czyścić skrzynkę i podejmować decyzje odnośnie poczty zarówno od tych z zewnątrz jak i od tych z zespołu.
Dzięki oddzieleniu korespondencji ze światem zewnętrznym od komunikacji wewnętrznej poprzez zadania, można skupić się na jednym lub na drugim. Albo odpowiadasz na e-maile od osób spoza zespołu, albo reagujesz na komentarze do zadań ściśle powiązanych z projektami, w których uczestniczysz.
Problem 4 - ważne rzeczy mogą umknąć!
Nawet najważniejsze e-maile mogą trafić do spamu albo zaginąć wśród newsletterów czy reklam. Przecież nie można dopuścić, aby ważne zadanie od członka zespołu było tylko e-mailem, który łatwo pominąć.
Dlatego tym bardziej uważam, że trzeba rozdzielić te dwa aspekty - oddzielić “państwo od kościoła” i w zespole mieć specjalne narzędzie do pracy nad zadaniami (takie jak Nozbe, Asana czy Basecamp), a dla osób spoza zespołu - e-mail.
Dzięki temu nie mieszasz tych dwóch światów i wyraźnie nadajesz im priorytety.
Problem 5 - zerowe bezpieczeństwo e-maila
Śmieszy mnie, kiedy prawnicy nalegają na używanie e-maila do korespondencji. Przecież e-mail w ogóle nie jest bezpieczny ani szyfrowany! Każdy może ukraść lub podejrzeć załączniki. Tak, te tajne/poufne umowy wcale nie są bezpieczne.
Specjalne narzędzie do zadań i projektów jest dużo bardziej wiarygodne! W Nozbe na przykład szyfrujemy załączniki do komentarzy zarówno podczas przesyłania - za pomocą protokołu SSL, jak i w trakcie ich przechowywania (szyfrowanie chmury Amazona). Dzięki temu, nawet, gdyby ktoś się włamał na nasze serwery plików (co jest praktycznie niemożliwe), niczego by nie mógł odczytać!
E-mail służy tylko do “uścisku dłoni” i niczego więcej!
E-mail jest fajnym sposobem na to, aby się poznać. Cześć, co słychać, mam temat, itd. Ale potem nie używajmy już e-maila. Ustalmy sobie specjalne narzędzie do współpracy, w którym komunikacja biznesowa będzie oddzielona od e-maila, bezpieczna i skuteczna.
Obecnie, gdy ktoś wysyła mi e-maila, szybko próbuję przejść na komunikację w zadaniach:
- W zespole nie wysyłamy do siebie e-maili tylko pracujemy na zadaniach we współdzielonych projektach.
- Z podwykonawcami tworzę “Projekty wspólne”, czyli projekty, które łączą nasz zespół i ich zespół, aby współdzielić zadania.
- Pracujemy akurat nad funkcją ”Zadań wspólnych”, abym po wstępnym uścisku dłoni mógł utworzyć konkretne zadanie w Nozbe, nawet jeśli osoba, z którą zaczynam współpracę, nie używa naszego systemu.
Oddziel państwo od kościoła i nie używaj e-maila!
Ten felieton nie jest promocją mojej aplikacji, ale reklamą innego podejścia do współpracy w zespole. Mówimy w nim wyraźne “nie” e-mailom wewnątrz zespołu, wymieniając je jedynie z osobami z zewnątrz, choć i te próbujemy minimalizować.
Polecam dogadać się ze współpracownikami odnośnie pracy w ramach współdzielonych projektów czy zadań. W ten sposób będziecie mogli nadać im najwyższy priorytet i najpierw skupić się na sprawach swojego zespołu, a dopiero potem - na reszcie świata.
E-mail to zło. Z jednej strony jest protokołem, który jest rozumiany przez wszystkie systemy, ale z drugiej - jest zajechany przez spamerów, filtry, aplikacje i systemy, które nie są w stanie mu podołać.
Nie Mailuj!
Więcej o używaniu maila w zespole napisaliśmy na stronie:
Jeśli masz zdanie na ten temat lub chcesz mi powiedzieć, jak unikasz używania e-maila w pracy, napisz to na Twitterze i oznacz mnie @MSliwinski lub tagiem #NieMailuj - i będziemy dyskutować! Razem zwalczymy plagę e-maili!