MS

Hej, tu Michał Śliwiński, założyciel Nozbe - aplikacji do zadań dla nowoczesnych zespołów. Po polsku piszę o produktywności. Wierzę, że praca to nie jest miejsce do którego idziesz, ale to co robisz.

Co zrobić aby 2018 był udany, czyli jak wyrobić sobie lepsze nawyki dzięki automatyzacji

👨🏼‍💻iMagazine

Witam w roku 2018! Dla większości z nas pierwsze dni stycznia to czas na podsumowanie poprzedniego roku i wyciągnięcie wniosków, aby ten nowy był znacznie lepszy pod każdym względem. Jest to czas „postanowień noworocznych”, które w praktyce niestety bardziej przypominają „pobożne życzenia na nowy rok” lub „marzenia ściętej głowy”. Dlaczego tak? Ponieważ rzeczywistość jest taka, że o tym co sobie w styczniu postanowiliśmy, w lutym już zapominamy… i miało być tak pięknie, a wyszło jak zawsze. Wiem coś o tym. Sam wpadam w tą pułapkę, ale od jakiegoś czasu mam na nią sposób.

Ten felieton jest z wydania z stycznia 2018 iMagazine

Jak ludzie pochodzą do postanowień noworocznych?

Z mojego doświadczenia, są trzy podejścia do postanowień noworocznych:

1) Często ludzie po prostu wyznaczają sobie te postanowienia w sposób „marzycielski”, czyli marzą sobie o lepszym roku i wymyślają, jakby to było fajnie, gdyby to wszystko się spełniło…

2) Ci bardziej ambitni wyznaczają sobie konkretne cele, na przykład: „schudnę 5 kilogramów do końca marca” i potem skupiają się na poszczególnych krokach, które mogą pomóc im w osiąganiu tych celów.

3) Alternatywnie są osoby, które zamiast myśleć o konkretnych celach, analizują swoje umiejętności i zastanawiają się, co zrobić, aby być w czymś lepszymi.

Spośród wymienionych powyżej trzech punktów, dla mnie najbardziej skutecznym okazuje się ten trzeci, czyli skupienie na poprawie umiejętności. Takie podejście mi gwarantuje, że nawet jeśli nie osiągnę jakiegoś wyssanego z palca celu, to i tak dzięki nabytej nowej umiejętności stanę się lepszą wersją siebie.

Co więcej, poniżej opiszę jak aplikacje na iOS i Mac pomagają mi wyrabiać te umiejętności i w rezultacie być po prostu lepszym człowiekiem, i w konsekwencji osiągać cele… (zarówno te zaplanowane, jak i te spontanicznie podjęte).

W czym chcę być lepszy? (Umiejętności)

To jest dla mnie kluczowe pytanie na początku każdego roku i ono ułatwia mi podejmowanie decyzji na temat tego, czym mam się w nowym roku zająć. Poniżej przedstawię kilka sfer w ramach których chciałem ostatnio się polepszyć… i dzięki kilku trickom zadziałało.

Dlaczego chodzi o umiejętności a nie o cele? Ponieważ jeśli skupimy się na wyrabianiu dobrych nawyków i nabywaniu nowych umiejętności, to nawet jeśli nie osiągniemy do końca zamierzonych celów, to będziemy za rok lepszymi wersjami siebie… i tych nowych „mocy”, które właśnie opanowaliśmy, nikt nam nie odbierze. To dużo lepsze w długim okresie niż dążenie od celu do celu.

Dlatego właśnie w zeszłym roku zamiast planować konkretne cele zadałem sobie pytanie w czym bym chciał w przyszłym roku być lepszym i skupiłem się na opracowaniu planu, który pomógł mi w wyrobieniu nowych nawyków.

Zredukuj barierę wejścia

Pierwszy warunek do tworzenia regularnego, trwałego nawyku, to redukcja bariery wejścia. To jest podstawa. I zaczyna się od najprostszych rzeczy - na przykład ułożeniu Twoich ikon na ekranie smartphone’a. Jeśli aplikacja Facebook jest na pierwszej stronie ekranu Twojego telefonu, to na pewno na nią mimowolnie klikniesz, aby poczytać co „co się dzieje”. Jeśli natomiast ta sama aplikacja znajduje się w folderze „Marnowanie czasu” na drugiej stronie telefonu, to nagle muszę nieźle sie nakombinować, aby tą aplikację uruchomić.

Analogicznie jest z wyjściem na siłownię albo na basen. Jeśli ciuchy mamy przygotowane i wszystko jest ustawione tak jak trzeba, wyjście na siłownię jest praktycznie nieunikonione… wystarczy podnieść torbę i już… podczas gdy byśmy przed każdym wyjściem musieli się od nowa spakować, to pojawia się niebezpieczne miejsce na zastanowienie się nad tym, które często prowadzi do zakwestionowania tematu („a może jutro pójdę”, „pogoda jakaś słaba dzisiaj”, „jutro się spakuję na to…”) i w rezultacie rezygnacji z zamierzonej akcji.

Automatyzuj za pomocą aplikacji na iOS i Mac!

Są pewne nawyki, które z mieszanym skutkiem próbowałem sobie wyrobić w ciągu ostatnich kilku lat, ale dopiero w tym roku udało mi się naprawdę je wdrożyć w życie regularnie.

Aby ułatwić sobie życie, skupiłem się na redukcji „barier wejścia” dzięki aplikacjom na iOS i Mac, oraz wykorzystaniem automatyzacji zadań za pomocą Workflow na iOS lub Automator na Mac.

Poniżej przedstawiam listę z przykładami, która mam nadzieję zainspiruje do stworzenia swoich własnych nawyków na nowy rok. Wszystkie te sposoby przetestowałem na sobie z bardzo dobrym rezultatem, a „workflowy” i szablony wykorzystywane w tym artykule dostępne są do pobrania z mojej strony

Pamiętniczek rano i wieczorem z Workflow i Ulysses

Pisanie pamiętnika (ang. Journaling) jest czymś, co się może kojarzyć z nastolatkami piszącymi „drogi pamiętniczku”, ale okazuje się, że to ćwiczenie pomaga w koncentracji i efektywności pracy. Codzienne spisywanie myśli i regularne przygotowywanie dnia następnego wieczorem dnia poprzedniego, jest praktyką stosowaną przez wielu znanych i odnoszących sukcesy przedsiębiorców na całym świecie. Dlatego od wielu lat próbowałem sobie wyrobić ten nawyk i dopiero w tym roku, jak zaprojektowałem sobie proste Workflow w iOS, zaczęło mi się udawać regularnie pisać w pamiętniku.

Mój Workflow polega na tym, że po prostu odpowiadam na kilka pytań (za co jestem wdzięczny, co było fajne dzisiaj, na czym mam się skupić jutro, itd…) i potem te wszystkie odpowiedzi odpowiednio sformatowane dodawane są do mojego pamiętnika w aplikacji Ulysses.

Mam osobny zestaw pytań na rano i na wieczór, także tuż przed spaniem odpalam workflow „journal-night” a od razu po obudzeniu uruchamiam „journal-morning” i gotowe! Jako, że Workflow działa i na iPhone i na iPad, jak mam wenę i chcę napisać więcej, to często sięgam po iPada i tam odpowiadam na pytania.

Dodatkową zaletą tego mojego nawyku jest fakt, że rano zamiast podnosić iPhone’a aby czytać wiadomości, biorę go do ręki aby wykonać coś produktywnego i pozytywnego, czyli napisać coś w pamiętniczku. Ten nawyk powoduje, że w ostatnich kilku miesiącach byłem nadzwyczaj efektywny i do tego prawie nie ominąłem dnia bez pisania pamiętnika.

Oczywiście, jeśli w którymś momencie w ciągu dnia chcę dodać coś do pamiętnika, to mogę to zrobić uruchamiając Ulysses i dopisując zdanie lub dwa bezpośrednio do danego dnia w pamiętniku.

Codzienne wstawanie z Nozbe

Kolejna bardzo fajna sprawa do opanowania, to „poranna rutyna”, czyli kroki jakie powinniśmy wykonać każdego ranka, aby zacząć dzień pozytywnie, świadomie i produktywnie. Brzmi to może mało „spontanicznie” ale powoduje, że zaczynamy dzień „tak jak my chcemy”, a nie tak „jak wyjdzie”.

Każdy lubi robić inne rzeczy o poranku, dlatego polecam zaobserwować samego siebie - co lubię robić, czego nie, co mi przeszkadza, co mnie motywuje… i z czasem zaprojektować „idealny poranek”, czyli co powinno się wydarzyć krok po kroku, aby ten dzień zaczął się super.

Jak już sobie taki poranek zaprojektowałem, to zrobiłem sobie powtarzające się, codzienne zadanie w Nozbe o nazwie „Morning routine” i w tym zadaniu jako komentarz dodałem „checklistę” z punktami krok po kroku, co powinienem zrobić, aby ten dzień był udany.

Dlatego ostatnio mój poranek wygląda w ten sposób - budzę się, wstaję z łóżka i idę po telefon ładujący się na półce po drugiej stronie sypialni, odpalam mój pamiętnik, odpowiadam na pytania, po czym przechodzę do Nozbe do zadania porankowego, odznaczam na checkliście, że pamiętnik już zapisany i idę dalej według listy (umyć zęby, zważyć się… itd.)

Planowanie dnia z Workflow i Bear i Nozbe

W ramach mojego pamiętnikowego Workflow planuję też dzień przy pomocy aplikacji Bear - ten pomysł podsunął mi mój co-host Radek z „The Podcast”. Idea jest taka, że niezależnie od tego, ile mam zadań w priorytetach w Nozbe, to dzięki Workflow automatycznie tworzę notatkę na dany dzień w Bear, gdzie wypisuję trzy najważniejsze zadania na następny dzień. Tylko te główne tematy.

Co więcej, dodaję sobie dzięki Workflow automatycznie do tej notatki półgodzinne „sloty” na cały dzień, gdzie zaznaczam, jak mi dzień idzie - czyli ile mam spotkań, ile pracy w skupieniu, ile pozostałej pracy… a ile czasu marnuję na inne sprawy.

Statystyki pracy i ćwiczeń w Numbers

Mam osobny skoroszyt w Numbers, w którym codziennie wpisuję kilka rzeczy na koniec dnia - ile godzin pracowałem (wnioski z notatki z Bear), jaki trening odbyłem (bieganie, pływanie, rower czy siłownia…) i inne sprawy, które chcę śledzić na bieżąco. Dzięki takiemu wpisywaniu mam pogląd na to, jak mi mijają dni i tygodnie i mam dane, na podstawie których mogę stwierdzić co mam polepszyć lub gdzie się poprawić.

Skoroszyt w Numbers jest o tyle wygodny, że synchronizuje się dzięki iCloud do wszystkich moich urządzeń i mogę do niego wpisywać dane zarówno na iPhone jak i iPad czy Mac.

Przegląd tygodnia z Nozbe

W mojej firmie w piątek każdy pracownik musi zrobić obowiązkowy „przegląd tygodnia”, czyli sprawdzić swoje zadania, projekty, kalendarz i inne sprawy, tak aby zamknąć obecny tydzień i przygotować się do kolejnego tygodnia.

Przegląd tygodnia to jest wielostopniowy proces, dlatego aby się udał, korzystamy z szablonu „Nozbe.how” - czyli gotowego szablonu projektu z zadaniami i komentarzami - każdy z nas może taki szablon sobie zaimportować do konta w Nozbe i potem dostosować do własnych potrzeb. Dzięki temu co tydzień jak nadchodzi czas przeglądu, to tworzę nowy projekt z przeglądem i idę przez niego krok po kroku.

Regularne nawyki pomagają osiągać cele!

„Woda drąży skałę nie siłą, ale regularnością”, dlatego jest udowodnione, że wyrabianie sobie regularnych nawyków pomaga w dowożeniu celów. Co więcej, takie nawyki są obsługiwane przez inną półkulę mózgu, niż ta zorientowana na kreatywne myślenie, czyli tak naprawdę odciążamy mózg i dzięki nawykom wykonujemy rzeczy na pełnym autopilocie, mając moc i siłę do tworzenia nowych rzeczy. Ponadto, nawyki raz stworzone, zostają z nami na długo i nawet jeśli w którymś momencie coś zaniechamy, to łatwo nam do nich wracać.

Widzę po sobie, że osiąganie nowych celów jest trudne, jeśli pewnych nawyków nie mamy po prostu poukładanych… dlatego zachęcam do skupienia się w 2018 właśnie na wyrabianiu sobie nowych nawyków i posiłkowania się aplikacjami i Workflowami na iOS czy Mac. Szczególnie zachęcam do wykorzystywania iPhone’a do tego celu, bo mamy go zawsze w kieszeni i dzięki dobrym nawykom możemy wymienić impulsywne sprawdzanie statusu na fejsie na pisanie pamiętnika, planowanie dnia i inne produktywne działania.

Kończąc, życzę Wam udanego 2018 roku oraz jak najlepszych i najfajniejszych nawyków wyrobionych sobie dzięki naszym iUrządzeniom. Ku inspiracji niech służą te, które opublikowałem na sliwinski.com/workflows i zachęcam do modyfikacji ich oraz do tworzenia własnych i podzielenia się nimi ze mną

Co zrobić aby 2018 był udany, czyli jak wyrobić sobie lepsze nawyki dzięki automatyzacji