10 Kroków do Maksymalnej Produktywności w Pracy

Już luty, pierwszy miesiąc roku 2024 za nami. Czas się wziąć do roboty! Czas odpuścić z postanowieniami noworocznymi i skupić się na kilku celach, które faktycznie chcemy osiągnąć. I aby to zrobić, dlaczego nie wrócić do podstaw produktywności i odgrzebać nasze stare, trochę ”zardzewiałe” nawyki oraz odkryć kilka nowych sztuczek, dzięki którym będziemy w tym roku działali sprawniej, szybciej i po prostu skuteczniej? Czas na odnowioną wersję mojego klasyka. Na podstawie mojej już wyprzedanej książki, prezentuję Tobie nowe 10 Kroków Do Maksymalnej Produktywności w Pracy - zaktualizowane na rok 2024.

Ten felieton jest z wydania z lutego 2024 iMagazine

• Bonus - reguła 2 minut!
• Krok 1. ZAPISUJ wszystko i oczyszczaj umysł!
• Krok 2. Zarządzaj PROJEKTAMI
• Krok 3. Wyznaczaj PRIORYTETY
• Krok 4. Korzystaj z CHMURY i SMARTFONÓW
• Krok 5. Pracuj w ZESPOLE!
• Krok 6. GRUPUJ zadania i działaj szybciej!
• Krok 7. Zapanuj nad DOKUMENTAMI
• Krok 8. PRZEGLĄDAJ swój system regularnie!
• Krok 9. Zrezygnuj z MAILA do komunikacji w zespole
• Krok 10. Pracuj w SYSTEMIE do zarządzania projektami
• 10 kroków do… lepszego roku 2024!

Bonus - reguła 2 minut!

Od razu na “dzień dobry”, zanim nawet przejdziemy do 10 kroków, dam Ci wskazówkę, która od razu usprawni pracę i zmieni sposób podejścia do zadań i produktywności! Zacznij od codziennego wdrażania reguły 2 minut, znanej z książki Davida Allena, “Getting Things Done”.

Jeśli jakieś zadanie jest na tyle krótkie, że da się je ogarnąć w mniej niż 2 minuty, wykonaj je teraz. Od razu. Nie zapisuj nigdzie. Just do it!

Musisz napisać krótką wiadomość do partnera? Napisz ją teraz, nie zwlekaj. Jeśli ją podyktujesz, będzie jeszcze szybciej! Musisz wyrzucić śmieci, idź teraz. Musisz dodać do kalendarza jakieś spotkanie, wyjmij kalendarz i dodaj w tym momencie. Łóżko nie jest pościelone? Zrób to, potrwa minutę i będziesz mieć to z głowy.

Zdziwisz się jak dużo rzeczy można zrobić w 2 minuty lub krócej!

A jeśli zaczynasz coś robić i widzisz, że to potrwa dłużej niż te dwie minuty, to czas na pierwszy krok w tym kursie, czyli:

Krok 1. ZAPISUJ wszystko i oczyszczaj umysł!

Nasz umysł jest fatalnym miejscem do trzymania informacji. On nie rozumie kiedy i o czym ma nam przypominać. Jeśli “masz dużo spraw na głowie” to robisz to źle!

Gdzie mam zapisane to spotkanie? Do kogo muszę oddzwonić? Kto dzisiaj odbiera córkę z przedszkola? Co powinienem przygotować na jutrzejsze spotkanie?

Przenieś wszystkie kłębiące się w głowie sprawy do własnego, zaufanego systemu produktywności. Niektórzy wypisują swoje myśli i zobowiązania w notatniku, inni – w kalendarzu, a jeszcze inni – w specjalnej aplikacji. Ja oczywiście zapisuję to w Nozbe, ale każdy dowolnie powinien wybrać swój system do organizacji spraw.

W pracy rób tak samo - jako zespół powinniście mieć wspólne miejsca gdzie trafiają Wasze pomysły. Współdzielony projekt w Nozbe, albo dokument w Google Docs, albo folder na Dropboxie.

Krok 2. Zarządzaj PROJEKTAMI

Jeśli jakieś zadanie Cię przerasta, lub po prostu widzisz, że wymaga kilku lub kilkunastu etapów, przekształć je w projekt. Traktowanie jako zadań spraw, które w rzeczywistości są projektami, to pułapka. Urastają one w twoich oczach do ogromnych rozmiarów i wydają się wręcz niewykonalne.

Projektem może być każde działanie składające się z wielu kroków lub po prostu zbiór zadań powiązanych jednym tematem:

• działania marketingowe w Twojej firmie;
• poranna zmiana w magazynie, podczas której trzeba wykonać konkretne czynności;
• klient, którego trzeba pozyskać i obsłużyć;
• nieruchomości, o które trzeba zadbać;
• sprawy sądowe klienta XYZ itd.

Projekty mają rację bytu w każdej branży, tylko inaczej się nazywają: projekty, sprawy, klienci, interesanci, zmiany, kampanie. Projekty mogą mieć datę rozpoczęcia i zakończenia, lub mogą funkcjonować w nieskończoność. Zespół sam określa, co dla niego oznacza projekt i jakie rodzaje projektów chce prowadzić.

Osobiście projekty traktuję bardzo elastycznie - to dla mnie po prostu listy zadań, które mają ze sobą coś wspólnego.

Krok 3. Wyznaczaj PRIORYTETY

Spójrz na projekt, znajdź najbliższe zadanie i je wykonaj. Często wcale nie musi być to najważniejsze z zadań w projekcie, ale takie, które po prostu przybliży Cię do celu. Zdarza się, że to właśnie pierwsze zadanie stanowi barierę, przez którą nie możesz ruszyć dalej z projektem. Ale drugie zadanie lub trzecie można zrobić już teraz!

Kluczem do sukcesu jest teoria “małych zwycięstw”. Zgodnie z nią, jeśli wykonasz choć najmniejsze zadanie w projekcie – cokolwiek by to było – od razu zobaczysz wymierne efekty swojego działania i to, że projekt nie stoi w miejscu. Poczujesz się lepiej i prawdopodobnie nabierzesz motywacji do tego, by kontynuować. To jest właśnie skuteczne załatwianie spraw!

Na każdy dzień zaplanuj sobie 1-3 najważniejszych rzeczy do zrobienia. W książce 📖 JEDNA RZECZ (ang. “One Thing”), autorzy namawiają do zadania sobie takiego pytania:

“Jaką JEDNĄ RZECZ mogę zrobić dzisiaj, ale taką, że, gdy będzie zrobiona, wszystko inne stanie się prostsze albo nieistotne?”

Krok 4. Korzystaj z CHMURY i SMARTFONÓW

Moja firma nie ma biura - wszyscy pracujemy zdalnie. Taki tryb pracy skłonił nas do stworzenia pewnych nawyków i opanowania narzędzi, które pozwalają wykonywać zadania z dowolnego miejsca na świecie. Używamy przy tym sprzętu, jaki sobie wybierzemy: komputerów, tabletów, smartfonów…

Jeśli znasz moje felietony z poprzednich wydań iMagazine, wiesz, że jestem #iPadOnly - czyli to właśnie iPad, podłączony na stałe do Internetu dzięki WiFi lub sieci 5G, jest moim głównym komputerem. Mam z niego dostęp do każdego zasobu mojej firmy.

Chmura Internetowa to nowe biuro! Po epidemii COVID już nie wrócimy na stałe do biur. Tak, wiele firm będzie próbowało, ale standardem stanie się hybryda czyli elastyczna praca - trochę z biura, trochę z domu. Już z tego nie zrezygnujemy. Dlatego jeśli możesz coś zrobić teraz, aby ten rok 2024 był dla Ciebie łatwiejszy, to sprawdź czy masz dostęp do kluczowych dla Ciebie zadań, projektów i zasobów z każdego miejsca na ziemi. I że w Twojej firmie każdy tak ma.

Ważne oczywiście jest też to, aby zrobić audyt bezpieczeństwa, czyli sprawdzić, czy:

• używasz długich haseł, indywidualnych dla każdej usługi (składających się z więcej niż jednego słowa lub z dowolnych znaków);
• korzystasz z menadżera haseł, takiego jak np. 1Password lub KeePass, po to, by nie zapisywać haseł w pliku tekstowym lub na kartce leżącej koło komputera;
• włączasz dwuskładnikowe logowanie (2FA) za pomocą SMS lub generatora pojedynczych kodów tam, gdzie to możliwe. Nozbe wspiera 2FA i to powoduje, że dostęp do Twoich projektów i zadań jest zawsze bezpieczny!

Krok 5. Pracuj w ZESPOLE!

Pracowanie samemu jest mało produktywne. Oczywiście, wszystkiego można się nauczyć, ale jest mnóstwo ekspertów, którzy mogą pomóc i odciążyć Cię w pracy. Sam zauważyłem, że zaczynając pracę z Nozbe, za długo działałem sam. Powinienem był od razu korzystać ze wsparcia innych osób. Wielu podwykonawców i freelancerów oferuje swoje usługi na godziny… a to, co oni zrobią w godzinę, Tobie może zająć kilka dni 😉 Warto korzystać z pomocy specjalistów!

Nawet zatwardziały solo-przedsiębiorca Michał Szafrański, korzysta z usług podwykonawców do wydawania swoich książek czy organizacji bloga czy forum Klanu Finansowych Ninja (w którym jestem, więc jak też tam jesteś, to daj znać! 👋)

W Nozbe kultywujemy coś co nazywamy, pracą asynchroniczną. Czyli innymi słowy:

„Aby skutecznie pracować razem, więcej pracujemy osobno”

Działając asynchronicznie, najpierw samodzielnie przygotowujesz zlecenie czy zagadnienie. Zajmuje to trochę czasu, ponieważ wymaga dokładnego opracowania celu, wstępnej specyfikacji i spisania pomysłów. Dopiero potem angażujesz partnera: rozmawiacie lub spotykacie się, po czym znowu spisujecie to, co ustaliliście, i każdy zaczyna realizować swoje zadania. Co jakiś czas wspólnie sprawdzacie postępy prac. W moim zespole komunikujemy się głównie w komentarzach przy zadaniach w Nozbe.

Wiele osób się mnie pyta: Michał, jak motywujesz programistów? na co ja odpowiadam: Proste! Zostawiam ich w spokoju i dbam o to, by mieli minimalną liczbę spotkań!

Krok 6. GRUPUJ zadania i działaj szybciej!

Wchodzimy na bardziej zaawansowany poziom - kiedy już opanujesz kroki 1-5, czas na grupowanie zadań, aby działać jeszcze lepiej.

Grupowanie zadań po miejscu, narzędziu lub typie oznacza w praktyce grupowanie takich czynności jak: 📧 e-maile do wysłania, 📞 telefony do wykonania, 📝 teksty do napisania czy 🛒 rzeczy do kupienia!

Jeśli mamy wiele projektów i wiele zadań, czasami szybciej będzie po prostu pogrupować zadania według konkretnych tematów. Wtedy możemy je wszystkie wyświetlić i zrobić za jednym razem.

Często podchodzę w ten sposób do maili - po lunchu siadam i odpowiadam na maile i przy okazji sprawdzam w zadaniach w Nozbe, czy mam jakieś maile do wysłania. Unikam poczty elektronicznej jak ognia, bo próbuję wszystko ogarnąć w Nozbe, ale jak się nie da, to chcę za jednym razem mieć to z głowy!

W Nozbe do grupowania zadań używamy “tagów” i otagowujemy podobne zadania z różnych projektów, aby potem móc je wyświetlić na jednej liście i móc je zrealizować w prosty sposób. Przydaje się nam także grupowanie zadań po osobach, które mają rzeczy do wykonania. W ten sposób wiemy jak bardzo ktoś jest obłożony!

Krok 7. Zapanuj nad DOKUMENTAMI

Nie unikniesz pracy na dokumentach, ale minęły już czasy kiedy je się zapisywało na lokalnym dysku w biurze i potem, kiedy się tam nie było fizycznie, nie miało się do nich dostępu. Albo jeszcze gorzej, kiedy się dokumenty trzymało w fizycznych folderach lub segregatorach. Gdzieniegdzie ciągle się tak robi, ale należy od tego jak najszybciej odejść, aby zadbać o produktywność.

Paperless, czyli praca bez papieru to przyszłość. Nawet kontakt z wieloma urzędami jest już cyfrowy. Dokumenty warto trzymać w chmurze (o czym mówiliśmy w kroku 4), aby mieć do nich dostęp z każdego miejsca na świecie.

Nie potrzebujesz nawet skanera - są specjalne aplikacje na smartfony do robienia zdjęć dokumentom, dzięki czemu od razu uzyskujemy PDFa nierzadko z interpretowanym tekstem.

W Nozbe coraz częściej pracujemy tak, że gotowe dokumenty załączamy do komentarzy w zadaniach w Nozbe. Dzięki temu w zadaniu mamy wszystkie informacje - feedback od zespołu i potrzebne dokumenty.

Wśród klientów Nozbe jest wiele kancelarii prawniczych, które bardzo sobie cenią Nozbe, bo wiedzą, że mogą bezpiecznie załączyć swoje tajne/poufne dokumenty czy umowy z klientami, ponieważ w Nozbe są one szyfrowane. Także na naszych serwerach. Dzięki temu tylko klienci mają w nie wgląd.

Krok 8. PRZEGLĄDAJ swój system regularnie!

Każdy system wymaga regularnych przeglądów, aby mógł działać niezawodnie. Polecam więc wyznaczać około 2 godziny tygodniowo na spotkanie z samym sobą. Sprawdzisz i zaktualizujesz wtedy swój system produktywności. Wierz mi, to bardzo ważne spotkanie.

Tak wiem, 2 godziny brzmią jak strata czasu, ale to jest czas zainwestowany w przejrzenie tego, co się stało i skupienie się na tym, co przed Tobą!

Piąteczek w Nozbe to coś z czego jesteśmy znani na świecie. W naszej firmie pracujemy nad bieżącymi sprawami tylko od poniedziałku do czwartku. W piątek to czas właśnie na PRZEGLĄD i ROZWÓJ osobisty. Pisałem obszerniej na łamach iMagazine w czerwcu 2017. Zachęcam Ciebie do tego, aby wprowadzić “piąteczki” też w Twojej firmie i dać wszystkim czas na przegląd kalendarza, zadań i nie tylko.

Jak robić Przegląd Tygodniowy? Przejrzyj, co się stało, posprzątaj i zaplanuj, co się wydarzy, czyli po kolei:

1. 🗓️ Kalendarz - co mnie czeka?
2. ✅ Zadania przychodzące - jakie mam pomysły?
3. ⏯️ Projekty - jak idą, gdzie priorytety?
4. 🧹 sprzątanie biura i 🖥️ komputera
5. 🎯 Przejrzenie celów - na tydzień, miesiąc, kwartał i rok!

Krok 9. Zrezygnuj z MAILA do komunikacji w zespole

Wiele zespołów do komunikacji wewnętrznej, podobnie jak zewnętrznej, używa maili. Ale wtedy maile od klientów, urzędów, sprzedawców, kontrahentów… i spamerów mieszają się z przepływem informacji w twojej organizacji.

Dlaczego maile nie nadają się do współpracy? Oto kilka powodów:

• Nadużywamy pola DW/UDW (“Do wiadomości”), aby wszyscy święci zostali powiadomieni.
• Próbujemy omówić wiele spraw w jednym mailu - aby “zaoszczędzić” czas!
• Wysyłamy mailami tajne dokumenty, pomimo iż to właśnie poczta elektroniczna NIE jest szyfrowana!
• W efekcie ważne maile są wymieszane ze spamem i innymi trywialnymi wiadomościami.

Zamiast wysyłki maila, po prostu zrób mi zadanie! W Nozbe każdy każdemu tworzy zadania! Wiem, że to może wywołać opór w niektórych firmach rządzonych autokratycznie - ale widzimy po naszych klientach, że dzięki temu nawykowi ten stan się zmienia! Ludzie zaczynają sobie przesyłać zadania i dzięki temu spłaszcza się struktura organizacji, upraszcza się komunikacja i praca ma bardziej partnerski charakter!

Do tego i szef i jego “podwładni” uczą się wzajemnie robić sobie zadania i od siebie wymagać odpowiedzialności za to, do czego się zobowiązali.

W Nozbe próbujemy tą zasadę wyciągnąć poza nasz zespół, dlatego współdzielimy też projekty z zewnętrznymi firmami (ang. Joint projects), a niektórym kontrahentom po prostu wysyłamy zadania na maila (to nowa funkcja w Nozbe). Wtedy wszystko zostaje w naszym systemie.

Krok 10. Pracuj w SYSTEMIE do zarządzania projektami

Na rynku istnieje wiele systemów do projektów i zadań konkurencyjnych wobec Nozbe, m.in.: ClickUp, Asana, Monday, Wrike czy Trello. Wybór jednego z nich to kwestia indywidualna, którą pozostawiam Tobie. Z oczywistych względów praca w Nozbe jest mi najbliższa, tym bardziej, że aplikacja została zaprojektowana tak, by spełniać kryteria omówione w tym felietonie!

Pamiętaj o prostocie! Prosta aplikacja do zarządzania projektami, zadaniami i komunikacji w zespole sprawdzi się najlepiej. Bo bez względu na to, jak zaawansowany technologicznie jest szef czy szefowa, manager czy właścicielka firmy, ostatecznie większość pracy wykonują pracownicy, a oni chcą prostoty! Dlatego w Nozbe kładziemy taki nacisk na upraszczanie interfejsu aplikacji.

W takim narzędziu możesz łatwo wdrożyć te wcześniej opisane 10 kroków:

1. ✏️ Zapisywanie wszystkiego
2. 🗄️ Organizacja spraw w projekty
3. 🩷 Wyznaczanie priorytetów
4. ☁️ Chmura i 📱 smartfon to Twoi przyjaciele!
5. 🤝 Projekty zespołowe są łatwe
6. 🏷️ Tagi do grupowania zadań i statusów
7. 📎 Załączniki przy zadaniach (szyfrowane!)
8. 🕑 Regularny przegląd tygodnia jest łatwy bo wszystko jest w jednym narzędziu: projekty, tagi, terminy…
9. 📧 Komunikacja przez zadania a nie maile - sprawy zespołu proste do ogarnięcia!
10. ✅ Wszystko w jednym narzędziu dostępnym na wszystkich platformach!

10 kroków do… lepszego roku 2024!

Zamiast Postanowień Noworocznych, po prostu zacznij wdrażać te 10 kroków jako 10 nawyków w Twoim życiu prywatnym i zawodowym, a Twoje życie będzie uporządkowane, sprawy ogarnięte a cele na Nowy Rok osiągnięte, czego z całego serca Tobie życzę!

Jeśli chcesz ten temat zgłębić i dowiedzieć się więcej szczegółów odnośnie tych 10 kroków, to zapraszam Ciebie na udział w darmowym webinarze pod tym samym tytułem, który odbędzie się we czwartek, 22 lutego online: Nozbe.com/10krokow - zapraszam i do zobaczenia! 👋