Jak pisać dziennik w trakcie pracy aby zwalczyć prokrastynację?

W lipcowym iMagazine było o walorach regularnego pisania dziennika i przedstawiłem Skrót Siri, który może Ci pomóc nabrać tego nawyku. W tym miesiącu pójdziemy o krok dalej i opiszę metodę pisania dziennika w trakcie pracy. Ta metoda może Ci się bardzo przydać w nadchodzących tygodniach i miesiącach, aby po wakacyjnym szaleństwie ułatwić Ci skupienie na zadaniach i projektach jakie masz do zrobienia.

Ten felieton jest z wydania z września 2022 iMagazine

• Czemu tak jak ja, potrzebujesz dziennika w trakcie pracy?
• Zaczniemy od podstawowego dziennika-codziennika…
• …i rozwiniemy dziennik o Planowanie Dnia już wieczorem!
• Rano natomiast uzupełniam Plan Dnia o szablon godzin i nie tylko!
• Działanie nowego Skrótu Siri: “Dziennik i Planowanie”
• Produktywny dzień pracy dzięki dziennikowi i planowaniu!

Czemu tak jak ja, potrzebujesz dziennika w trakcie pracy?

Fajnie by było, gdyby nie istniały rozpraszacze. Powiadomienia, wiadomości, telefony czy nagłe myśli lub inne rzeczy, które odciągają mnie od roboty. Oczywiście ciągle aktywnie z nimi walczę. W Nozbe mam ładnie rozpisane projekty i ustawione zadania do zrobienia. Telefon mam zawsze wyciszony, ustawiam go na “nie przeszkadzać” jak pracuję nad bardzo ważną sprawą oraz generalnie staram się pilnować aby czas nie przeciekał mi przez palce.

Ale same chęci nie wystarczą. W końcu dobrymi chęciami piekło jest wybrukowane.

Dlatego dodałem sobie nowy sposób na kontrolę czasu w ciągu dnia i nazwałem to pisaniem dziennika w trakcie pracy. W skrócie polega to na tym, że co pół godziny zaznaczam co w ciągu ostatnich 30 minut zrobiłem i ewentualnie dodaję krótki komentarz. Dzięki temu mogę łatwo zauważyć “dziury w produktywności” kiedy spędziłem pół godziny na niczym konstruktywnym. To daje mi możliwość przywołania się do porządku i poprawy!

Dlatego jeśli też masz problemy z rozpraszaczami i też się Tobie zdarza nie wiedzieć do końca jak te ostatnie minuty czy godziny Tobie minęły, to czytaj dalej a dostaniesz gotowe rozwiązanie, które testowałem na sobie już od kilku lat i świetnie mi się sprawdza.

Wraz z gotowym do użycia i oczywiście darmowym Skrótem Siri!

Zaczniemy od podstawowego dziennika-codziennika…

To co piszę poniżej jest naturalnym rozwinięciem mojego nawyku pisania dziennika, któremu poświęciłem felieton w lipcowym iMagazine. Do obszernego wyjaśnienia zapraszam do tamtego tekstu, ale w skrócie chodziło o to, że moją bazą jest pisanie dziennika dwa razy dziennie, rano i wieczorem.

Rano zadaję sobie trzy pytania dzieńkczynne i ustanawiam jedną najważniejszą rzecz do zrobienia. Wieczorem natomiast podsumowuję dzień odpowiadając na kilka prostych pytań.

…i rozwiniemy dziennik o Planowanie Dnia już wieczorem!

Tutaj wchodzi dodatkowa opcja Planowania Dnia. Co ciekawe, ten etap planowania zaczyna się nie rano, ale wieczorem.

Idea jest taka, że wieczorem podsumowując dzień, zaczynam mieć jasność czym się powinienem zająć następnego dnia. Jakie powinny być moje NZ (Najważniejsze Zadania). Dlatego właśnie wieczorem przed spaniem zapisuję sobie od 1 do 3 takich NZ. Idea jest taka, że jeśli jutro zrobię te trzy rzeczy, to dzień będzie udany. Wszystko inne będzie bonusem.

Drugi powód, dla którego warto spisywać to wieczorem a nie rano jest tak, że dzięki temu mamy już plan na jutro! A kiedy ten jutrzejszy dzień nadejdzie, a ja nie do końca jeszcze przebudzony zacznę pić kawę i odpalę telefon, iPada lub komputer, to zamiast zacząć bezmyślnie od najprostszych działań typu sprawdzanie maila czy przeglądanie social media, zacznę po prostu od razu od pierwszego z moich NZ.

Dzięki wypisaniu tych Najważniejszych Zadań, nie muszę już o niczym decydować. Plan jest gotowy a ja mam go tylko wykonać!

Oprócz spisania od 1 do 3 NZ, wieczorem przed spaniem też przeglądam kalendarz na jutro. Dzięki temu nic mnie nie zaskoczy i będę pamiętał o ewentualnych spotkaniach lub terminach. Ile to razy zaskakiwało mnie wieczorem, że coś o czym prawie zapomniałem wydarzy się już jutro.

Rano natomiast uzupełniam Plan Dnia o szablon godzin i nie tylko!

Poranek to moment na przejrzenie swoich NZ oraz terminów a także uzupełnienie Planu Dnia o szablon regularnych zadań do wykonania każdego dnia oraz szablon godzin, gdzie po kolei mam rozpisany dzień od 9 do 18.

Następnie co jakiś czas, idealnie co pół godziny, otwieram ten plik z zaplanowanym dniem i przy każdej jednostce półgodzinnej zaznaczam jedną z trzech rzeczy - czy był to czas spędzony na:

• Pracy w skupieniu ✅
• Spotkaniach 🤝
• Czy pracy “płytkiej” czyli mniej istotnej 📊

Jeśli nie zaznaczam żadną z tych opcji, była to jednostka czasowa stracona, czyli zużyta na coś nieproduktywnego.

Opcjonalnie poza zaznaczeniem jaka to była praca, dopisuję krótki komentarz sam dla siebie, typu: “opracowanie nowej funkcji Nozbe”, albo “spotkanie marketingu”, lub “podpisanie dokumentów do US”.

Działanie nowego Skrótu Siri: “Dziennik i Planowanie”

Zgodnie z tym jak opisałem mój nawyk pisania dziennika i planowania dnia, stworzyłem osobny i bardziej rozbudowany Skrót Siri, do pobrania ze strony: michael.team/planowanie

Ten Skrót na początku jak poprzednio wyświetla Twoje cele na ten rok, potem pyta o datę dzisiejszą a następnie wyświetla menu z następującymi opcjami:

• Poranny wpis - wpis do dziennika z rana
• Wieczorny wpis - wpis do dziennika wieczorem
• Otwórz dziennik - otwiera plik dziennika w domyślnej aplikacji tekstowej edytującej pliki “MD” czyli Markdown.
• Poranne planowanie - przechodzi przez proces porannego planowania, czyli uzupełniania szablonów w pliku na dany dzień
• Wieczorne planowanie - przechodzi przez proces wyświetlania kalendarza i definiowania Najważniejszych Zadań, które zapisuje w dedykowanym pliku tekstowym na następny dzień.
• Otwórz dzisiaj - otwiera plik tekstowy z planem na dzisiejszy dzień. Do tej opcji przygotowałem także osobny skrót, aby można było to zrobić jednym tapnięciem lub komendą Siri.

Opcji jest więcej, ale tak naprawdę ja korzystam tylko z tych pierwszych dwóch, dlatego że po wypełnieniu porannego lub wieczornego wpisu dziennika, skrót automatycznie pyta się, czy przystąpić do planowania i wtedy to też robi. Dzięki temu piszę do dziennika i planuję dzień za jednym zamachem!

Skrót jest darmowy i nie wymaga używania żadnej konkretnej aplikacji. Do edycji plików Markdown natomiast można użyć wbudowanego w Mac OS TextEdit, chociaż ja polecam darmowego BBEdit. Na iOS polecam darmowy Runestone. Moim ulubionym edytorem Markdown na wszystkie platformy jest płatny iA Writer.

Produktywny dzień pracy dzięki dziennikowi i planowaniu!

Mam nadzieję, że spróbujesz mojego podejścia do produktywności i przekonałem Ciebie nie tylko do regularnego pisania dziennika ale także świadomego planowania sobie dnia i potem uzupełniania go w trakcie jak ten dzień idzie.

Pobierz Skrót Siri ze strony: michael.team/planowanie

I jak zaczniesz z niego korzystać, napisz do mnie na Twitterze lub po prostu wrzuć wpis z hashtagiem "#DziennikSiri" a chętnie Ci odpiszę!

Powodzenia i po udanym urlopie wakacyjnym, życzę Ci jak najbardziej produktywnego czasu do końca tego roku, aby był to najlepszy Twój rok w życiu! Powodzenia!