Spotkania są regularne, opcjonalne i dobrze przygotowane!

Rok pandemii dał wszystkim w kość, ale tak, jak pisałem miesiąc temu, dostrzegam jego jasne strony. Dał podłoże do ulepszeń w sposobie pracy, a w szczególności - prowadzenia zebrań. I nie chodzi tylko o to, że wreszcie spotkania online stały się normą. Spotkania powinny być także regularne, opcjonalne i do tego zawsze dobrze przygotowane. Ale po kolei.

Ten felieton jest z wydania z maja 2021 iMagazine

• Spotkania online to podstawa!
• Spotkań jest zdecydowanie za dużo!
• Zasada 1 - spotkania są REGULARNE
• Zasada 2 - spotkania są OPCJONALNE i KRÓTKIE
• Zasada 3 - spotkania są DOBRZE PRZYGOTOWANE
• Spotkania w zespole Nozbe w praktyce
• Pamiętaj, spotkania powinny być regularne, opcjonalne i dobrze przygotowane!

Spotkania online to podstawa!

Mamy już technologię do spotkań online. Coraz więcej ludzi umie korzystać z kamer i głośników wbudowanych w komputery i rozumie, jak należy się ustawić, aby było ich dobrze widać i słychać. Dzięki telekonferencjom, nie trzeba jeździć do biura tak często jak kiedyś. Znam osoby, które miały możliwość częściowej pracy zdalnej, ale przez nawał spotkań każdego dnia i tak musiały jeździć do biura. Teraz, kiedy spotkania odbywają się przez Internet, mogą śmiało zostać w domu i brać aktywny udział w zebraniach.

Spotkań jest zdecydowanie za dużo!

Niestety problem ze spotkaniami online jest taki, że bariera wejścia jest tu jeszcze mniejsza niż na zebrania “stacjonarne”. Przecież wystarczy kliknąć na link do Zoom i już się jest na spotkaniu! Nawet nie trzeba iść do salki konferencyjnej!

Czas z tym skończyć. Ale jak? Wystarczy wprowadzić pierwszą zasadę Nozbe odnośnie spotkań w zespole:

Zasada 1 - spotkania są REGULARNE

W Nozbe wszystkie zebrania są regularne, czyli odbywają się:

• zawsze tego samego dnia,
• zawsze o tej samej godzinie,
• zawsze w tym samym gronie,
• zawsze w tym samym pokoju Zoom.

Spotkanie dyrektorów firmy? Poniedziałek, 13:00, pięcioro stałych uczestników w specjalnie utorzonym w tym celu pokoju na Zoomie.

Zebranie projektowe dotyczące designu aplikacji Nozbe Personal i Nozbe Teams? Wtorek, 14:00, obecni: Iwona, Rafał, Hubert, Leon i ja.

Podobnie ze spotkaniami: programistów odbywającym się w poniedziałki o 10:00, marketingu - w poniedziałki o 15:00 i działu wsparcia klienta - we wtorki o 9:00.

Więcej zebrań nie ma.

Chcesz omówić pomysł na nową funkcję Nozbe we czwartek? Super, ale tego dnia takie spotkanie się nie odbędzie. Chętnie omówimy to jednak na kolejnym zebraniu w przyszły wtorek. Koniec dyskusji. Masz natomiast sporo czasu do wtorku, aby ten pomysł szczegółowo opisać i dodać go do agendy zbliżającego się spotkania.

Dzięki takiemu podejściu każdy ma szansę ułożyć sobie plan pracy na każdy dzień tygodnia. Członkowie zespołu mają kontrolę nad swoim czasem pracy. Nikt nikogo nie zaskakuje nagłym spotkaniem. Nikt nikomu nie przerywa pracy ani nie narzuca swojego kalendarza. Każdy wie, ile ma czasu na pracę w skupieniu i na kiedy ma przygotowywać materiały.

Zasada 2 - spotkania są OPCJONALNE i KRÓTKIE

Jeśli w tym tygodniu dane spotkanie nie jest potrzebne lub uzasadnione, nie odbywa się. Jeśli nie ma dobrze przygotowanej agendy, odwołujemy zebranie. Podobnie - gdy mamy dużo pracy i wolimy się w tym tygodniu nie spotykać.

Raczej nie przekładamy spotkania na inny dzień. Np. w najbliższy poniedziałek, 3 maja jest święto. Spotkania z tego dnia się nie odbędą. Wyjątkiem okazało się spotkanie programistów, bo mają w planie zrobić retrospekcję, więc przełożyli zebranie na środę, 5 maja.

Tak czy owak, zasada jest prosta - spotkania są opcjonalne i odbywają się, tylko, jeżeli są faktycznie niezbędne.

Pilnujemy też, aby były krótkie. Ustaliliśmy górną granicę trwania zebrania do dwóch godzin. Dłuższe spotkania nas męczą. Dlatego trzymamy się hasła:

“Spotkania trwają do wyczerpania tematów lub do dwóch godzin.”

Omówiliśmy wszystko, a minęła dopiero godzina? Koniec spotkania! Minęło tylko 30 minut? Kończymy i do roboty! Półtorej godziny? Tak samo - wystarczy! A jeśli po dwóch godzinach nie wyczerpaliśmy tematów. Trudno, do zobaczenia za tydzień!

Zasada 3 - spotkania są DOBRZE PRZYGOTOWANE

W Nozbe mamy dwa typy spotkań - spotkania o charakterze społecznym i spotkania projektowe. Te pierwsze są po to, aby członkowie zespołu w miarę regularnie się widzieli i nie tracili ze sobą kontaktu. Te drugie są po to, aby coś konkretnego omówić.

Spotkania “integracyjne” trwają u nas 15-30 minut i jeśli nie mamy agendy, zebranie się kończy. Spotkania projektowe trwają dłużej, ale warunkiem odbycia się ich jest dobrze przygotowana agenda.

Co to znaczy “dobrze przygotowana agenda”?

To znaczy, że uczestnicy muszą wiedzieć nie tylko, o czym będą rozmawiać, ale przed spotkaniem muszą znać już szczegóły tych tematów. Jeżeli uczestnik spotkania chce zaproponować temat do omówienia, musi go dopisać do planu zebrania oraz szczegółowo opracować na piśmie na tyle wcześnie, aby pozostałe osoby mogły się z tematem zapoznać dzień przed spotkaniem.

Dam przykład. Właśnie wprowadzamy w Nozbe Teams nową funkcję - projekty wspólne, nad którymi mogą razem pracować dwa osobne zespoły. Ich członkowie mogą sobie przypisywać zadania, mogąc dzięki temu kompletnie zrezygnować z korespondecji mailowej. Jest to funkcja, którą zaproponowałem na jednym ze spotkań projektowych: nie tylko dodałem taki punkt do agendy wtorkowego spotkania, ale także załączyłem wyczerpujący dokument, tłumaczący, jak wyobrażam sobie działanie projektów wspólnych. Musiałem uargumentować, dlaczego taka funkcja jest potrzebna użytkownikom, jak wstępnie widzę proces zapraszania do takiego wspólnego projektu innych zespołów, gdzie widzę zagrożenia i problemy…

Nie wystarczyło dodać punktu do planu zebrania. Trzeba było ten punkt dobrze opracować, po to, aby każdy z uczestników mógł wcześniej wszystko przeczytać i porządnie zapoznać się z tematem. Dzięki takiemu podejściu, dyskusja na spotkaniu była bardziej merytoryczna, bo ja nie prezentowałem nowego pomysłu, ale odpowiadałem na pytania i wspólnie doprecyzowaliśmy szczegóły tej funkcji.

Opisałem pomysł na projekty wspólne w aplikacji Dropbox Paper, gdzie każdy akapit tekstu można komentować. Dzięki temu dużo osób jeszcze przed spotkaniem zadało mi pytania bezpośrednio w dokumencie. Przed samym spotkaniem przeczytałem te pytania i miałem szansę się jeszcze lepiej do niego przygotować.

Spotkania w zespole Nozbe w praktyce

Tak jak wspomniałem na początku, zebrania wyznaczone są u nas na konkretne dni i godziny. Każde spotkanie dodane jest do współdzielonego w firmie kalendarza Google Calendar. Dla każdego spotkania stworzony jest osobny wirtualny pokój na Zoomie, a link do niego dodany jest do opisu spotkania.

Agenda to przeważnie sekcja w specjalnym projekcie w Nozbe Teams - w projekcie “Design” mamy sekcję “Spotkanie Design Fight” i tam każdy może dodać zadanie, które staje się punktem zebrania. Do zadania trzeba dodać komentarz opisujący ten punkt agendy. Trzeba wyjaśnić, co to za temat, dlaczego jest ważny, jak widzimy jego implementację. Jeśli pole komentarza nie wystarczy, bo temat jest długi, opracowujemy go jako dokument w Dropbox Paper i załączamy link do tego dokumentu w komentarzu do zadania.

Podczas spotkania przechodzimy po kolei przez punkty agendy. Jeśli sekcja, w której powinna być agenda, jest pusta, lub są w niej zadania jeszcze nie opracowane, zebranie się nie odbywa.

Pamiętaj, spotkania powinny być regularne, opcjonalne i dobrze przygotowane!

Mam nadzieję, że także w Twoim zespole jest szansa na zmianę podejścia do spotkań. Jeśli masz do mnie pytania na temat naszego podejścia do kwestii zebrań, pisz na Twitterze na @MSliwinski. A więcej o spotkaniach możesz poczytać w mojej książce No Office na stronie: NoOffice.org/spotkania