Inbox - Skrzynka Spraw Przychodzących na Maku, iPadzie i iPhonie
👨🏼💻iMagazine
Piszę felietony do iMagazine od prawie początku naszego pisma i od zawsze, jako “gość od produtkywności” starałem się pisać o tym, co można zoptymalizować, poprawić, usprawnić… A wszystko w kontekście naszych ulubionych i-Sprzętów. Po ostatnim spotkaniu z Dominikiem i kilku prezentacjach w Warszawie doszedłem do wniosku, że muszę wrócić do podstaw zarządzania czasem w kontekście narzędzi, jakich codziennie używamy.
Ten felieton jest z wydania z maja 2014 iMagazine
- Kurs: “10 kroków do maksymalnej produktywności”
- Krok 1 - Inbox - Skrzynka Spraw Przychodzących
- Skąd napływają do nas sprawy?
- Ważne - musisz wiedzieć, ile masz inboxów i jak często je sprawdzasz. A trzeba to robić regularnie!
- Powodzenia w czyszczeniu skrzynek!
Kurs: “10 kroków do maksymalnej produktywności”
Rok temu nagrałem kurs video - 10 krótkich, 5-minutowych klipów, w których dzielę się moim doświadczeniem i staram się pokazać “jak to u mnie działa” - jakie zasady zarządzania czasem sprawdzają się w moim przypadku, a jakie nie.
Zachęcam Cię do obejrzenia tego kursu online.
Krok 1 - Inbox - Skrzynka Spraw Przychodzących
Podczas lekcji pierwszej mojego kursu dzielę się podstawowymi zasadami, które stosuję do zarządzania sprawami napływającymi - pokazuję, jak nimi zarządzam, jak sobie ze wszystkim radzę… i jak to generalnie ogarniam. W tym felietonie chciałbym się jeszcze bardziej zagłębić w temat, więc zachęcam do obejrzenia mojego video i zaraz potem do przeczytania tego felietonu do końca. Zamieszczę w nim moje najlepsze wskazówki i sugestie.
Skąd napływają do nas sprawy?
Zacznijmy od tego, że nasz mózg jest zawodny w kontekście zapamiętywania dat, szczegółowych ustaleń itp. Szybko zapomina, pamięta selektywnie, robi nam w głowie bajzel. Dlatego trzeba szybko wpaść w rytm zapisywania wszystkiego. Wszystkiego! Zawsze! Bez wyjątków. Oto gdzie lądują moje napływające sprawy i co z nimi robię po tym, jak już zawitały w moich myślach:
1. Email - mój pierwszy inbox
Zacznijmy od maila. Tak samo jak Ty, dostaję mnóstwo maili dziennie. Pracuję nad tym, aby to ograniczać. Usunąłem wszystkie powiadomienia z mediów społecznościowych. Wszystkie. Gdy będę chciał wiedzieć, co się stało na moim koncie Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, to sprawdzę, ale nie muszę mieć tego w skrzynce mailowej. Dbam o to, aby szybko decydować, co zrobić z danym mailem. Czy odpisać od razu (reguła 2 minut - czyli jeśli możesz coś zrobić od razu, szybko, zrób to), czy odpisać później. Maile, na które muszę odpisać później, lub które wymagają od mnie bardziej skomplikowanych działań, przesyłam (forward) na mój indywidualny adres w Nozbe. Dzięki temu mail staje się zadaniem a jego treść - komentarzem do zadania. Stram się, aby skrzynka mailowa była codziennie wyzerowana, chociaż niestety czasami udaje mi się osiągnąć tylko raz na kilka dni. Korzystam ze standardowego klienta Mail na iPadzie podpiętego pod moje konto Gmail. Czasami używam dedykowanej appki Gmail na iPadzie. Na Maku korzystam z webowego interfejsu Gmail w Google Chrome.
Bonus: Social media - Facebook, Twitter, Instagram i Linkedin.
Aplikacje pokrewne do e-maila. Codziennie zaglądam do tych appek i wrzucam nowe treści oraz odpowiadam na wpisy, wiadomości i re-tweety. Pilnuję, aby faktycznie robić to tylko dwa razy dziennie - w ciągu dnia i pod wieczór. Trzeba się pilnować, bo te aplikacje mogą nas pochłonąć kompletnie.
2. Nozbe - mój drugi Inbox
Wszystkie zadania i pomysły na zadania wrzucam prosto do Nozbe - do dedykowanego Inboxa. Mam jakiś pomysł, przełączam się do Nozbe i tam go wrzucam, po czym wracam do roboty. Taki mam nawyk. Dzięki temu o niczym nie zapomnę. Wykorzystuję Nozbe w ten sposób głównie na iPadzie i na Maku.
3. Fizyczna skrzynka spraw na biurku
Dostaję list lub dokument? Coś mi wpadło do głowy i zamiast zapisać w Nozbe zapisałem na kartce? Ta kartka lub dokument ląduje w fizycznym inboxie na biurku. Moja żona chce mi przekazać jakiś dokument, zapisek, lub fakturę? Wie, że musi ją włożyć do tej skrzynki, bo inaczej się tym nie zajmę.
4. Evernote - skanowanie i dyktowanie na iPhonie
Zawsze intensywnie używałem Evernote’a, ale ostatnio zacząłem jeszcze bardziej. Szczególnie, że appka na iPhone’a i iPada bardzo fajnie skanuje dokumenty i wizytówki oraz pozwala mi łatwo zapisać notatki głosowe. Jeśli taki skan lub notatka głosowa będą musiały być przeze mnie “przetrawione” później, dodaję im tag “inbox” w Evernote. Plusem używania Evernote’a jest fakt, że mam do tych notatek dostęp z każdego mojego urządzenia - iPhone’a, iPada, Maka… i bez problemu mogę się nimi zająć, kiedy mam akurat czas.
5. Artykuły do czytania na później
Czytając artykuły w przeglądarce lub w Feedly (za pomocą Reedera), czy Tweety (za pomocą Tweetbota), co ciekawsze “pochłaniam” od razu, inne zostawiam na później - wrzucam do aplikacji Pocket. Mam do niej dostęp i na iPhonie i na iPadzie i na Maku, chociaż najczęściej oddaję się lekturze wieczorem, będąc już w łóżku i korzystając z tableta.
Ważne - musisz wiedzieć, ile masz inboxów i jak często je sprawdzasz. A trzeba to robić regularnie!
Teraz najważniejsza sprawa - nie pozwalam, aby sprawy wpływały do mnie innymi kanałami, niż tymi, które opisałem powyżej. Wszystko musi wpadać do jednego z tych 5 inboxów. Jeśli ktoś przekazuje mi informacje lub zadanie w inny sposób, od razu dopilnowuję, aby wylądowało w odpowiednim inboxie.
Regularność, regularność, regularność.
Druga najważniejsza sprawa dla mnie to regularność - muszę wiedzieć, co kiedy sprawdzam. Dla przykładu: e-mail i social media (1.) oraz artykuły (5.) staram się sprawdzać codziennie. Inbox w Nozbe (2.), fizyczną skrzynkę na biurku (3.), Evernote’a (4.) - raz na dwa-trzy dni (maksymalnie - raz w tygodniu, w piątek).
Do zera - zawsze!
Ważne jest, aby pilnować czyszczenia inboxów i robić to do zera. Trzeba przyjrzeć się każdej sprawie, mailowi, wiadomości, dokumentowi tylko raz i bez zwłoki zdecydować, co z nim zrobić, a następnie przejść do kolejnej sprawy. I tak do końca. Jedyne miejsce, którego nie czyszczę do zera to artykuły do czytania - nigdy nie udaje mi się przeczytać wszystkich, które sobie zaznaczę, ale one nie są aż tak ważne. Wszystkie pozostałe inboxy muszą być “wyzerowane”.
Mała sztuczka: idź na skróty!
Aby udawało Ci się wyczyścić wszystkie skrzynki, staraj się stosować zasadę 2 minut - pewne decyzje podejmuj od razu. W tym celu przestałem na przykład używać foldera “Pobrane / Downloads” na Maku w taki sposób, w jaki robiłem to dotychczas. Ciągle go używam, ale od razu podejmuję decyzję, co zrobić z plikiem, który do niego trafia: czy go zainstalować (appka), czy wrzucić do Evernote’a(dokument), czy usunąć… Dzięki temu nie widzę już co tydzień foldera ze 100 lub więcej plikami, których liczba sprawia, że aż nie chce mi się nimi zajmować. Jak dobrze, że na iPadzie takiego foldera w ogóle nie ma :-)
Kalendarz - wpisuj daty od razu.
Jeśli właśnie ustaliliście w zespole spotkanie, rozmowę z klientem, lub cokolwiek innego, co musi się wydarzyć o konkretnej porze, od razu wpisz to do kalendarza. W tym momencie. Nie zostawiaj na potem, bo umknie w natłoku spraw.
Powodzenia w czyszczeniu skrzynek!
Mam nadzieję, że ten felieton skłoni Cię do przeanalizowania swoich spraw przychodzących oraz uporządkowania i usystematyzowania kanałów, jakimi one do Ciebie trafiają. Pamiętaj, że jeśli czegoś nie zapiszesz, to o tym zapomnisz… a jeśli tego, co zapiszesz, nie przeglądasz regularnie, to tak, jakby tego nie było.
Zachęcam do obejrzenia pozostałych lekcji mojego krótkiego kursu: “10 Kroków do Maksymalnej Produktywności”