Jak podchodzić do zarządzania projektami na iUrządzeniach?

W zeszłym miesiącu pisałem o “Inboxie” czyli “Skrzynce Spraw Nadchodzących”, podając Wam zestaw dodatkowych wskazówek do mojego kursu “10 kroków do maksymalnej produktywności”. Dzisiaj, idąc za ciosem, skupię się na dalszej części układanki: projektach.

Ten felieton jest z wydania z czerwca 2014 iMagazine

• Kurs 10 kroków do maksymalnej produktywności!
• Czym tak naprawdę są projekty?
• Jak zaczynam tworzyć projekty?
• Dlaczego nie tworzę pod-projektów?
• Dzielenie się projektami - bo e-mail do współpracy się nie nadaje
• Zatem mamy już projekty, mamy zadania i co dalej?
  • Kamera
  • Evernote
  • Przykład - brainstorming na białej tablicy
  • Dropbox - bo są tam wszystkie inne pliki
• Projektów więcej… a nie mniej
• Powodzenia w zabawie w kierownika projektu!

Kurs 10 kroków do maksymalnej produktywności!

Ten felieton jest uzupełnieniem mojego kursu, który można zawsze sobie obejrzeć pod tym adresem

Czym tak naprawdę są projekty?

Według definicji z książki Davida Allena, “Getting Things Done”, projekt to każde działanie, które wymaga więcej niż jednego zadania. To bardzo fajna definicja, ale myślę, że trochę za “sztywna”. Na przykład napisanie tego felietonu może być zadaniem (“napisz felieton o projektach”) lub projektem z kilkoma zadaniami (“przygotuj strukturę felietonu”, “napisz felieton”, “zrób ilustracje”, itd.)

Moim zdaniem trzeba wybierać w tym wypadku złoty środek. Czasami parę bardzo prostych zadań można zgrupować w jedno większe, składające się z kilku podpunktów, a innym razem lepiej stworzyć osobny projekt z wieloma zadaniami.

Problem z pierwszym podejściem jest taki, że często coś, co faktycznie powinno być projektem, traktujemy jako zadanie… które okazuje się bardzo skomplikowane i zaczyna straszyć. Nie wiemy wówczas, jak się do niego zabrać. Dlatego bezpieczniej jest rozbić je na jak najmniejsze części i stworzyć z niego projekt.

Czyli tak naprawdę, napisanie tego felietonu powinno być moim comiesięcznym projektem, a nie zadaniem. Wtedy może bym zawsze zdążył z wysłaniem go Dominikowi na czas :-)

Jak zaczynam tworzyć projekty?

Używam własnego narzędzia do zadań i projektów, Nozbe, ale oczywiście każdy wybierze sobie takie, jakie mu pasuje. Tworzę więc projekt w Nozbe i po kolei, spontanicznie wpisuję zadania. Robię taki “mind dump”, czyli zrzucam myśli. Na tym etapie nie zastanawiam się, które zadanie powinno być u góry, które na dole, jaka powinna być ich kolejność ani jakie mają atrybuty. Po prostu wpisuję do projektu wszystko, co mi do głowy przyjdzie. Później sobie to na spokojnie układam.

Co się dzieje jeśli projekt jest bardziej skomplikowany?

Dlaczego nie tworzę pod-projektów?

Jeśli projekt jest bardziej złożony i pojawia się w nim za dużo zadań, jest kilka sposobów na jego uproszczenie. Wiele osób od razu stworzyłoby pod-projekty i pod-projekty dla pod-projektów, itd. Fakt, wprawdzie bardzo ładnie i efektownie taka “drabina” wygląda, ale praca z tym jest koszmarem. Wiem, testowałem to wiele razy. Dlatego Nozbe nie pozwala tworzyć pod-projektów. umożliwia natomiast grupowanie projektów za pomocą etykiet.

Czyli zamiast projektów podrzędnych i nadrzędnych, mamy równorzędne, np. mam etykietę “felietony” i tam grupuję wszystkie projekty dotyczące felietonów na każdy miesiąc.

To działa podobnie jak struktura firmy - im bardziej płaska i mniej menedżerów średniego szczebla, tym lepiej.

Dzielenie się projektami - bo e-mail do współpracy się nie nadaje

W firmie nie pozwalam na używanie e-maila. Jak chcesz, aby ktoś coś dla Ciebie zrobił, przygotuj mu zadanie. W Nozbe mamy wiele współdzielonych projektów i tam dodajemy sobie zadania, delegujemy je na siebie i generalnie “komunikujemy się przez zadania”. Dzięki temu każdy widzi, co się dzieje, kto co zrobił, kto co skomentował. Nie ma maili i zapominania o CC, BCC czy czymkolwiek innym. Więcej o tym napiszę kiedy indziej.

Zatem mamy już projekty, mamy zadania i co dalej?

Same zadania nie wystarczą. Do moich projektów dodaję też dodatkowe materiały w postaci komentarzy do zadań i załączników do projektów.

Używam do tego kilku aplikacji na iPadzie: Kamera, Evernote, Dropbox bezpośrednio oraz Editorial i inne appki, które zapisują pliki w Dropboxie, pośrednio.

Kamera

Dorzucanie zdjęć bezpośrednio do projektów i komentarzy do zadań w Nozbe na iPhonie lub iPadzie jest bardzo praktyczne, ale ostatnio, jak pisałem w felietonie o zdjęciach, próbuję unikać wrzucania fotek, które faktycznie nimi nie są, do Kamery iPhone’a. Więc zamiast tego:

Evernote

Zdjęcia dodaję do notatki w Evernote. W ten sposób nie lądują one w moim strumieniu zdjęć i mi go nie zaśmiecają. Nozbe można łatwo zsynchronizować z Evernote, więc do projektu lub do zadania w projekcie mogę dodać dowolną notatkę.

Przykład - brainstorming na białej tablicy

Gdy pracujemy w Nozbe grupowo i próbujemy jakiś cięższy temat “rozkminić”, łączymy się za pomocą FaceTime (jeśli dwie osoby) lub Google Hangouts (jeśli udzial w spotkaniu bierze więcej osób, chociaż ta aplikacja często się wiesza…) i z kamerą skierowaną w stronę mojej tablicy, rysuję schematy tego, co wspólnie opracowujemy. Później robię zdjęcie tablicy, zapisuję je w Evernote i tę notatkę dorzucam do odpowiedniego projektu, który współdzielimy. Najczęściej do któregoś zadania jako komentarz.

Dropbox - bo są tam wszystkie inne pliki

Znowu, Dropboxa mam spiętego z Nozbe i, tak jak w przypadku Evernote’a, mogę dorzucać pliki z Dropboxa jako komentarze do zadań w moich projektach. Specyfikacje lub dłuższe teksty często piszę w Editorialu na iPadzie. Moje wypociny zapisuję na Dropboxie i potem tylko dodaję ten plik do komentarza. To samo się tyczy map myśli i innych plików.

Projektów więcej… a nie mniej

Przez to, że wiele “większych zadań” traktuję jako projekty, mam tych projektów sporo, ale dzięki temu widzę je wszystkie za jednym “zamachem” i łatwiej mi nimi zarządzać. Dzięki temu mam też większą satysfakcję, bo kończę więcej projektów :) Jednocześnie wiele projektów traktuję jako “foldery” lub “repozytoria” zadań, co oznacza, że nigdy się nie kończą, bo chociaż znikają stamtąd zadania, wkrótce pojawiają się nowe. Tak jest z moim projektem odnośnie np. Marketingu Nozbe, współpracy z asystentką, itd.

W ten sposób mam zawsze 50-100 projektów, którymi udaje mi się zarządzać. Nawet na iPadzie :-)

Powodzenia w zabawie w kierownika projektu!

Każdy z nas zarządza codziennymi projektami i w ten sposób staje się Project Managerem. Polecam poświęcić trochę czasu na “skonfigurowanie” swoich aplikacji, ułożenie projektów i regularne ich przeglądanie. Do następnego miesiąca!

Zachęcam do obejrzenia pozostałych lekcji mojego krótkiego kursu: “10 Kroków do Maksymalnej Produktywności”