18 myśli produktywnościowych na 18 urodziny Nozbe

18 lat temu, w lutym 2007 po wielu miesiącach prób i błędów, zdecydowałem się pokazać światu moją prostą aplikację internetową inspirowaną metodyką “Getting Things Done”. Skoro pomagała mi ona się zorganizować, miałem nadzieję, że znajdę innych “Michałów” na tym świecie, którym pomoże. Znalazłem znacznie więcej niż mogłem sobie tylko wymarzyć. Jestem za to niesamowicie wdzięczny. Dzisiaj, z okazji tych “pełnoletnich” urodzin mam dla Ciebie dwa prezenty. Piękną okładkę na WOŚP, zaprojektowaną przez naszego projektanta Huberta, oraz te 18 myśli, które towarzyszyły mi w rozwoju mojego projektu i biznesu.

Ten felieton jest z wydania z lutego 2025 iMagazine

• 1. Zapisuj sprawy do zrobienia, nie polegaj na głowie!
• 2. Jak coś możesz zrobić w 2 minuty, nie zapisuj, ale zrób od razu!
• 3. Rozbijaj duże zadania na mniejsze kroki, aby ruszyć do przodu.
• 4. Jeśli chcesz zgłębić jakiś temat, potrzebujesz na to minimum 2 godzin.
• 5. Rób regularny przegląd tygodnia
• 6. Papier toaletowy wie, że żeby żyć, trzeba się rozwijać.
• 7. Życie i praca to nie sprint, ale maraton. Dbaj o siebie.
• 8. Spotkań jest mało i są one regularne, dobrze przygotowane i… opcjonalne.
• 9. Przyzwyczaj siebie i swój zespół do pracy hybrydowej i zdalnej.
• 10. Ufaj ludziom bo zaufanie to podstawa funkcjonowania!
• 11. Zanim kogoś o coś zapytasz, przygotuj dobrze pytanie.
• 12. E-mail służy tylko do uścisku ręki, bo pracujemy na zadaniach!
• 13. Redukuj barierę wejścia, a będziesz działał skuteczniej.
• 14. Iteracja jest drogą do powolnego sukcesu.
• 15. Efekty Twoich działań mogą być widoczne po latach.
• 16. Rób to co uważasz za słuszne.
• 17. Prowadzenie biznesu to posługa.
• 18. Trzymaj się swoich wartości, nasze to Pasja, Prostota, Wolność i bycie Fair.
• Dzięki za te 18 lat wspólnej drogi i mam nadzieję na kolejne co najmniej tyle!

1. Zapisuj sprawy do zrobienia, nie polegaj na głowie!

Od tej myśli wszystko się zaczęło. Potrzebowałem Nozbe do zapisywania spraw do zrobienia, bo zauważyłem, że jak nie zapiszę, to albo zapomnę albo będzie już po terminie. Okazuje się, że nasz umysł słabo trzyma tematy i jeszcze słabiej nam o nich przypomina. Dlatego zapisuję wszystko w mojej aplikacji. Znajdź swój system do zapisywania spraw, lub użyj mojego.

2. Jak coś możesz zrobić w 2 minuty, nie zapisuj, ale zrób od razu!

Co jest lepsze od zapisywania spraw? Szybka reakcja i robienie czegoś od razu. Wbrew pozorom 2 minuty to więcej czasu, niż Ci się wydaje! Wystarczająco, aby odpisać krótko na wiadomość lub maila, na podyktowanie pomysłu i zapisaniu go na telefonie, na stworzenie szybkiego szkicu lub po prostu na pościelenie łóżka z rana.

3. Rozbijaj duże zadania na mniejsze kroki, aby ruszyć do przodu.

Jak tylko zadanie wydaje mi się za złożone, mój pierwszy instynkt to rozbić je na małe kroki. Zrobić małą checklistę. I wcale nie musi być po kolei. Po prostu odpowiadam sobie na pytanie: “jakie rzeczy muszą się wydarzyć, aby to się udało?”. Przygotowanie takiej listy nie tylko uwalnia mi umysł, ale też pokazuje co mogę zrobić teraz (czasem w 2 minuty!) aby ruszyć z miejsca.

4. Jeśli chcesz zgłębić jakiś temat, potrzebujesz na to minimum 2 godzin.

W odróżnieniu od reguły 2 minut, zauważyłem, że 2 godziny to taki magiczny czas aby zgłębić jakikolwiek temat. Pierwsze pół godziny to często nieustrukturyzowana rozgrzewka i błądzenie po różnych miejscach. Jest ona potrzebna aby móc wreszcie się skupić a skoro zostało jeszcze co najmniej 1.5 godziny, to “nurkuję” w temacie. Zawsze jak chcę coś zgłębić, blokuję sobie 2 godziny w kalendarzu.

5. Rób regularny przegląd tygodnia

Właśnie około 2 godzin jest potrzebne na przegląd tygodnia, czyli sprawdzenie jak mi poszło w tym tygodniu i przejrzenie kalendarza, zobowiązań i planów na kolejny. Polecam taki regularny przegląd szczególnie w piątek, aby na weekend mieć już wszystko uporządkowane i w poniedziałek ruszać do pracy z gotowym planem.

6. Papier toaletowy wie, że żeby żyć, trzeba się rozwijać.

Oprócz przeglądu tygodnia, warto wygospodarować czas na rozwój osobisty. Tak pędzimy z bieżącą pracą, że ciągle nie ma na to czasu. A potrzebujemy tego. Na naukę narzędzi. Przejrzenie tutoriali. Zwiększanie swoich umiejętności. Czytanie książek czy po prostu zapisanych “na później” felietonów. Aby stymulować taki rozwój wśród zespołu Nozbe i jednocześnie pomóc w regularnych przeglądach tygodniowych, wprowadziliśmy w firmie “piąteczki”, o których pisałem w poprzednim numerze iMagazine. Zachęcam gorąco do spróbowania “piąteczków”!

7. Życie i praca to nie sprint, ale maraton. Dbaj o siebie.

Nie tylko rozwój osobisty, ale też dbanie o formę fizyczną jest niesamowicie ważne. Dominik rok temu pisał o swoim “czelendźu”. Nie trzeba aż tak ekstremalnie. Ja zacząłem od umówienia się na bieganie z kolegą raz w tygodniu zawsze o tej samej godzinie, tego samego dnia. Wtedy wiedziałem, że przynajmniej raz w tygodniu będę biegał. Każdy dodatkowy bieg lub inny sport był dla mnie “bonusem”. I tak wkręciłem się w pływanie, rower i tenisa. Efektem jest, że już od ponad 10 lat regularnie przynajmniej raz w roku startuję w zawodach triathlonowych.

8. Spotkań jest mało i są one regularne, dobrze przygotowane i… opcjonalne.

W temacie regularności. W Nozbe mamy serię regularnych spotkań. Niektóre są co tydzień, inne co dwa tygodnie lub co miesiąc. Zawsze tego samego dnia, o tej samej porze, w tym samym “pokoju” wirtualnym w Zoom. Dzięki temu każdy może rozplanować swoją pracę wokół tych spotkań i wie kiedy ma czas na przygotowanie się do nich. A jeśli w danym momencie spotkanie nie ma agendy, to je anulujemy, bo wiemy, że możemy przecież lepiej się przygotować do kolejnego spotkania.

9. Przyzwyczaj siebie i swój zespół do pracy hybrydowej i zdalnej.

Założyłem Nozbe sam i dopiero po roku zatrudniłem Tomka. Był najlepszym z kandydatów na pierwszego programistę. On mieszkał wtedy w Toruniu a ja w Warszawie. Ważne dla mnie były jego umiejętności i podejście do spraw, a nie bliskość do mojego domu. I tak stworzyłem firmę, która pracuje tylko zdalnie. Nasz zespół w międzyczasie nawet liczył prawie 30 osób rozprzestrzenionych po całym świecie. Wtedy byliśmy pionierami i wiele firm mówiło, że “oni by tak nie mogli”. Pandemia wszystkim udowodniła, że można. Praca zdalna i hybrydowa to już teraźniejszość i na pewno przyszłość. Nawet zagorzali zwolennicy pracy biurowej lubią elastyczność tego, aby czasami po prostu nie musieć jechać do biura i móc popracować z domu.

10. Ufaj ludziom bo zaufanie to podstawa funkcjonowania!

Aby firmy, zespoły i ludzie faktycznie przyjęli pracę hybrydową i zdalną, potrzebne jest zaufanie. Ale nie tylko tam! Wszędzie w pracy po prostu lepiej się pracuje, jak ufamy ludziom z jakimi pracujemy. Jak napisał Michał Szafrański: Zaufanie to waluta przyszłości. Otaczanie się ludźmi, którym ufasz, nie tylko motywuje do lepszej pracy. Zaufanie daje poczucie bezpieczeństwa, które wprost przyczynia się do lepszego samopoczucia i dłuższego życia. To niestety także oznacza, że trzeba aktywnie pozbywać się z otoczenia osób, które nie są godne naszego zaufania…

11. Zanim kogoś o coś zapytasz, przygotuj dobrze pytanie.

Zaufanie idzie w parze z dbaniem o dobro tych wokół nas. W obecnym świecie jesteśmy bombardowani wiadomościami i bodźcami, co może też powodować, że niestety także my “bombardujemy” innych. Dlatego jak chcesz się kogoś o coś zapytać, zatrzymaj się, przemyśl Twoje pytanie. Możesz nawet spisz sobie je dokładnie i dopiero wtedy zapytaj. W Nozbe mamy taką właśnie kulturę w zespole - chcesz coś ode mnie? Zrób mi zadanie! Czyli nie tylko dodaj zadanie do naszego wspólnego projektu w Nozbe, ale też w komentarzu do zadania dokładnie opisz czego ode mnie potrzebujesz. I to działa we wszystkie strony. Nie tylko ja jako szef deleguję zadania, ale też często moi pracownicy robią zadnia dla mnie.

12. E-mail służy tylko do uścisku ręki, bo pracujemy na zadaniach!

Taka kultura pracy na zadaniach we współdzielonych projektach powoduje, że w firmie nie piszemy do siebie e-maili. Wcale. Wszystko jest w zadaniach i w komentarzach do zadań. Jak dostajemy e-maile z zewnątrz, to nie forwardujemy je do kolegi z pracy, ale do Nozbe, które to automatycznie konwertuje takiego e-maila na zadanie i dodaje jego treść jako komentarz. Dzięki temu dalsza dyskusja jest już w zadaniu. A inni koledzy z pracy mogą do niej dołączyć, widząc zadanie w projekcie. Nie trzeba nikogo dodawać do CC. Dlatego też w Nozbe łatwo można współdzielić projekt z innym zespołem, aby móc także z nim komunikować się przez zadania.

13. Redukuj barierę wejścia, a będziesz działał skuteczniej.

Jest stare powiedzenie, że jeśli chcesz regularnie biegać z rana, to przed spaniem koło łóżka postaw swoje buty do biegania i strój. Wtedy jak się nazajutrz obudzisz, to nie będziesz miał wymówki. Założysz strój i buty i pójdziesz biegać. Wiele rzeczy powyżej też są tego przykładem. Checklista, aby ruszyć z dużym zadaniem do przodu. Dodanie e-maila do Nozbe do kontaktów, aby móc łatwo zmieniać e-maile w zadania. Regularne spotkania w tych samych pokojach wirtualnych. Każdego rodzaju automatyzacja zadań (dlatego jestem takim fanem Skórtów). A ostatnio nawet wprowadziliśmy opcję wydelegowania zadania do dowolnego adresu e-mail, więc możesz zadanie z Nozbe udostępnić osobie, która wcale Nozbe nie używa. Dzięki temu bariera wejścia do współpracy przez zadania została zredukowana do zera.

14. Iteracja jest drogą do powolnego sukcesu.

Co dwa tygodnie wydajemy odcinek podcastu “Nie Ma Biura”, w którym rozmawiamy o nowoczesnej i produktywnej pracy. Na każdy nowy odcinek tworzymy projekt z gotowego szablonu zapisanego w Nozbe. Dzięki temu redukujemy barierę wejścia i mamy pewność, że zrobimy wszystko po kolei. Ale nie tylko to. Okazuje się, że w trakcie pracy nad odcinkiem prawie za każdym razem zauważamy coś, co można by usprawnić lub poprawić. Wtedy od razu modyfikujemy szablon. Dzięki temu z odcinka na odcinek nasz szablon jest coraz lepszy i nasz proces wydawania podcastu jest jeszcze przyjemniejszy i prostszy.

15. Efekty Twoich działań mogą być widoczne po latach.

Nasz podcast nie jest jakąś ogromną machiną sprzedażową Nozbe. Myślę, że w firmie tylko zorientowanej na szybkich wynikach działań ten podcast byłby już dawno uznany za stratę czasu. Ale rusz co rusz dostajemy informację od jakiegoś klienta, że tego czy tamtego dowiedział się z naszego podcastu. Tak samo było z moją książką “10 kroków do maksymalnej produktywności”, którą wydałem lata temu. Sprzedaliśmy 10 tysięcy książek i potem już wstrzymaliśmy nakład. Do tej pory dostaję informację od ludzi jak ta książka pomogła im się zorganizować i że ją ciągle czytają. A ja myślałem, że o niej już nikt nie pamięta.

16. Rób to co uważasz za słuszne.

Wydajemy podcast, bo uważamy to za słuszne i użyteczne. Naszym głównymi odbiorcami są mali i średni przedsiębiorcy, a oni słuchają podcastów i chcą się ciągle rozwijać. Dlatego to robimy, nawet jeśli nie przynosi jakiejś niesamowitej sprzedaży. Tak samo wcześniej było z książką. Tak samo jest z moim comiesięcznym pisaniem tych felietonów od samego początku powstania iMagazine. Działa to także w tych mniej fajnych sytuacjach, kiedy z powodu napadu na Ukrainę, zdecydowałem się zrezygnować ze sprzedaży Nozbe w Rosji.

17. Prowadzenie biznesu to posługa.

Biznes nie tylko służy do generowania zysków. Biznes po prostu służy ludziom, którzy z niego korzystają. Jak mantrę powtarzam to mojemu zespołowi, że mamy dużą odpowiedzialność rozwijając taką aplikację jak Nozbe. Codziennie tysiące osób na całym świecie budzi się rano i sprawdza w Nozbe co ma do zrobienia. Nasza aplikacja organizuje im życie, oszczędza czas, pomaga w skutecznej komunikacji z ich zespołami i przypomina o ważnych terminach. My tak naprawdę służymy naszym klientom.

18. Trzymaj się swoich wartości, nasze to Pasja, Prostota, Wolność i bycie Fair.

Na koniec o naszych wartościach, które razem z zespołem wypracowaliśmy przez lata. Pasja, bo z pasją nie tylko tworzymy naszą aplikację, ale też uczymy produktywności, komunikacji w zespole i organizacji czasu. Żyjemy tymi tematami. Prostota, bo naszą aplikację ma wyróżniać to, że jest bardzo prosta w obsłudze pomimo wielu zaawansowanych funkcji. Wbrew pozorom, stworzenie takiej aplikacji wymaga bardzo dużo pracy i sporo trudnych decyzji “od środka”. Wolność, bo nie tylko nasza firma nie ma zewnętrznego finansowania, więc jesteśmy niezależni, ale przede wszystkim dajemy też wolność naszym pracownikom i klientom, że mogą pracować skądkolwiek. Ich biuro jest w końcu w Nozbe. Bycie “Fair”, czyli zawsze staramy się postępować sprawiedliwie. Cel nie uświęca środków. My postępujemy fair i oczekujemy takiego traktowania od innych. Fair play.

Dzięki za te 18 lat wspólnej drogi i mam nadzieję na kolejne co najmniej tyle!

Jestem niesamowicie wdzięczny, że mój biznes, założony z własnej potrzeby 18 lat temu, ciągle się rozwija, sprawia mi frajdę i daje mi niesamowite poczucie spełnienia. Dziękuję też Tobie za to, że towarzyszysz mi w tej drodze. Jeśli w jakikolwiek sposób Nozbe przez te lata wpłynęło na twoje życie, opowiedz mi o tym przez maila: michael@nozbe.com lub na Mastodonie: @michael@nozbe.com lub znajdź mnie na LinkedIn - nawet po tylu latach każda taka wiadomość rozjaśnia mój dzień. Dzięki!