16 sposobów na produktywność z okazji 16 lat Nozbe!

1 lutego to rocznica powstania mojej aplikacji Nozbe - programu, który w prosty sposób pomaga przedsiębiorcom ogarniać biznes i sprawy prywatne. Czyli już od 16 lat pracuję nad równowagą między życiem zawodowym i osobistym, zarówno u siebie jak i klientów Nozbe. Robię to nie tylko dzięki mojej aplikacji, ale również przez testowanie na sobie różnych technik i sztuczek z dziedziny produktywności osobistej. Poniżej dzielę się z Tobą 16 sprawdzonymi metodami na ogarnianie chaosu:

Ten felieton jest z wydania z lutego 2023 iMagazine

• 1. Zapisuj rzeczy a nie zapamiętuj!
• 2. Pisz dziennik regularnie!
• 3. Nie używaj e-maila w pracy z zespołem!
• 4. Ogranicz powiadomienia do minimum!
• 5. Wybieraj komputery i gadżety, które sprawiają Ci frajdę!
• 6. Zwołuj mniej spotkań i zadbaj, by były dobrze przygotowane!
• 7. Jak spotkania, to niech będą regularne i opcjonalne!
• 8. Coś przychodzi trudniej? Znajdź sparring partnera!
• 9. Biegasz lub chodzisz? Słuchaj przy okazji audiobooka!
• 10. Masz trudny temat do ogarnięcia - zablokuj sobie 2 godziny!
• 11. Korzystasz z narzędzia? Przeczytaj instrukcję!
• 12. Multitasking to mit. Załatwiaj sprawy jedna po drugiej!
• 13. Na każdy dzień wybierz sobie JEDNĄ rzecz.
• 14. Śpij więcej. Sen to zdrowie!
• 15. Regularnie przeglądaj swój system produktywności!
• 16. Czas poświęcony na rozwój osobisty nie jest stracony, lecz zainwestowany!

1. Zapisuj rzeczy a nie zapamiętuj!

Jeśli masz dużo spraw na głowie, to robisz to źle!

Pamięć bywa zawodna. Lepiej więc pamiętać, “gdzie” a nie “co” się zapisało! Od lat się tego trzymam. Sprawy do załatwienia zapisuję w Nozbe. Jeśli coś robię regularnie, ale sporadycznie, spisuję notatkę dla samego siebie z przyszłości, aby nie musieć za każdym razem na nowo odkrywać Ameryki. Kiedy obowiązuje mnie jakiś termin, wpisuję go od razu do kalendarza. Dokumenty skanuję, gdy tylko je otrzymam - za pomocą aparatu z telefonu, aby mieć do nich dostęp w każdej chwili.

2. Pisz dziennik regularnie!

A propos pisania, we wrześniowym iMagazine 2022 opisywałem mój Skrót Siri do prowadzenia dziennika. Ja piszę codziennie i polecam to każdemu. Dzięki temu rytuałowi czuję, że mam większą kontrolę nad każdym dniem i spokojniej wywiązuję się z obowiązków.

3. Nie używaj e-maila w pracy z zespołem!

W iMagazine z listopada 2022 pisałem o tym szerzej. Firmową komunikację wewnętrzną z zespołem prowadzę za pomocą komentarzy w zadaniach w Nozbe lub na czacie w Slacku - dzięki temu jestem w stanie odseparować to, co jest kluczowe od spraw mniej istotnych. Wyprowadzenie komunikacji wewnętrznej z e-maila do systemu do zadań i projektów sprzyja skupieniu oraz lepszej informacji zwrotnej dla tych, z którymi się codziennie pracuje.

4. Ogranicz powiadomienia do minimum!

Pisząc o mailach i innych aplikacjach na Twoim telefonie, tablecie lub komputerze - warto poświęcić czas na dostosowanie powiadomień. Przez dostosowanie rozumiem raczej wstrzymanie. Większości z nich i tak nie potrzebujesz. A sprzęt, który nie domaga się wciąż uwagi, daje dodatkowe godziny do pracy w skupieniu i uczy budowania zdrowych nawyków sprawdzania poczty lub mediów społecznościowych w regularnych, kilkugodzinnych odstępach, a nie kompulsywnie - co kilka minut.

5. Wybieraj komputery i gadżety, które sprawiają Ci frajdę!

Jak już wspomniałem w październikowym iMagazine z zeszłego roku, zamiast iPhone’a 14, postanowiłem korzystać na co dzień z iPhone’a 13 mini, bo o wiele bardziej go lubię. Tak samo było przy wyborze sprzętu do pracy w biurze i nowego iPada 13”. W końcu korzystamy z tych lub innych komputerów wiele godzin dziennie, więc kryterium frajdy powinno być bardzo wysoko na naszej liście argumentów. Praca potrafi być żmudna, ale działanie na fajnym sprzęcie może ją znacznie uprzyjemnić.

6. Zwołuj mniej spotkań i zadbaj, by były dobrze przygotowane!

Ogranicz spotkania do tych, które są naprawdę niezbędne, a przy okazji wprowadź obowiązek spisywania tematów do omówienia na długo PRZED spotkaniem. Postaraj się aby obok tematów, przygotowane były już dokładne opisów tych zagadnień tak, aby każdy przed rozpoczęciem zebrania był do niego przygotowany. W Nozbe mamy zasadę, że jeśli coś nie zostało dobrze opisane przed spotkaniem, nie wchodzi na listę tematów.

7. Jak spotkania, to niech będą regularne i opcjonalne!

Planowanie spotkań warto maksymalnie uprościć. U nas spotkanie dyrektorów odbywa się co poniedziałek o 10:30 w specjalnym wirtualnym pokoju w aplikacji Zoom. Nie trzeba co tydzień od nowa ustalać miejsca ani koordynować godziny. Każdy też może zaplanować sobie pracę wokół tego spotkania. Jeśli w jakimś tygodniu większa część z nas jest na urlopie lub choruje, możemy zdecydować, że spotkanie odwołujemy. Natomiast jeśli jakiś temat nie został dobrze przygotowany (patrz wyżej), to wiemy, że jest czas na ogarnięcie go do kolejnego spotkania za tydzień.

8. Coś przychodzi trudniej? Znajdź sparring partnera!

Wiele lat temu chciałem zacząć biegać, ale nie wychodziło mi to za dobrze. Często wmawiałem sobie, że nie starczało mi na bieganie czasu. Ale gdy umówiłem się z kolegą, że co wtorek o 9:00 rano idziemy biegać, nie miałem już wyjścia. Każdego wtorku musiałem być gotowy i wiedziałem, że nawet w niezwykle pracowitym tygodniu, przynajmniej raz się porządnie poruszam. Jak już raz sobie pobiegałem, to każdy dodatkowy bieg w tygodniu był bonusem. I tak się zaczęła moja przygoda z triatlonami.

9. Biegasz lub chodzisz? Słuchaj przy okazji audiobooka!

Dzięki słuchaniu audiobooków, “czytam” ponad 30 książek rocznie. Kiedy biegam, idę sam na spacer, czy jadę samochodem, włączam audiobook lub podcast i mam wrażenie, że wykorzystuję ten czas podwójnie. Szczególnie podczas sportu, robię coś i dla ciała i dla ducha! Polecam takie “wchłanianie” treści. Jest niesamowicie skuteczne i daje super samopoczucie.

10. Masz trudny temat do ogarnięcia - zablokuj sobie 2 godziny!

Przez lata zauważyłem, że kiedy mam do opracowania w pracy trudne zagadnienie, muszę wygospodarować 2 godziny bez spotkań i powiadomień i wtedy się za to zabrać. Dlaczego 2 godziny? Bo przeważnie potrzebuję około 30 minut, aby się rozkręcić, kolejnej godziny, aby zgłębić temat i kolejnych 30 minut, aby nabrać wiatru w żagle. Potem już jest z górki!

11. Korzystasz z narzędzia? Przeczytaj instrukcję!

Tak wiem, prawdziwi twardziele nie potrzebują instrukcji obsługi! Jednak jeśli z jakiegoś narzędzia korzystasz regularnie, warto zgłębić się w jego instrukcję lub obejrzeć tutorial na YouTube lub nawet zapisać się na płatny kurs z jego obsługi. Umiejętności, jakie dzięki temu zyskasz, szybko przyniosą wielkrotny zwrot z inwestycji! Ileż to razy namawiałem użytkowników Nozbe, którzy od dawna już korzystają z aplikacji, aby poświęcili kilkanaście minut na obejrzenie filmu instruktażowego dla zaawansowanych. Dzięki temu odkryją wiele przydatnych funkcji, które ułatwiają życie!

12. Multitasking to mit. Załatwiaj sprawy jedna po drugiej!

Nie próbuj robić wielu rzeczy na raz. Dziesiątki badań naukowych udowodniły już to, co wszyscy czuliśmy od dawna, czyli że dużo szybciej jest zrobić jedną rzecz i potem dopiero zabrać się za drugą, niż ciągnąć na przemian dwie sprawy równocześnie. Koszt ciągłego przestawiania koncentracji z jednej sprawy na drugą mierzony jest nie tylko w narastającym zmęczeniu, ale także w straconych minutach i godzinach.

13. Na każdy dzień wybierz sobie JEDNĄ rzecz.

W książce Gary’ego Kellera “Jedna Rzecz”, autor namawia czytelników do tego, aby codziennie zadać sobie pytanie: Jaką JEDNĄ RZECZ możesz zrobić dzisiaj, ale taką, że gdy będzie zrobiona, wszystko inne stanie się prostsze albo nieistotne?

Codziennie zadaję sobie to pytanie. I skupiam się na tej jednej rzeczy! Namawiam Ciebie do tego samego!

14. Śpij więcej. Sen to zdrowie!

Kiedyś myślałem, że sen jest dla mięczaków. Kombinowałem z szybkim wstawaniem i spaniem tylko kilka godzin dziennie. Teraz już wiem, że to był błąd. Przemęczenie dało mi w kość.

Obecnie śpię co najmniej 7 godzin na dobę, a w weekend nawet 9. Oraz eksperymentuję z krótkimi drzemkami w środku dnia. W każdym razie śpię więcej i pracuję dzięki temu lepiej. Sen to produktywność!

15. Regularnie przeglądaj swój system produktywności!

W październiku 2021 na łamach iMagazine pisałem o “Piąteczkach” w Nozbe, czyli o tym, jak w piątki unikamy tego dnia bieżącej pracy, a skupiamy się na przeglądzie tygodnia, planowaniu kolejnego, a następnie - na rozwoju osobistym. Nie każdy piątek jest idealny, ale za każdym razem kiedy poświęcę 2-3 godziny na przejrzenie wszystkich projektów i zadań oraz zaplanowanie nowych, kolejny tydzień jest naprawdę owocny!

16. Czas poświęcony na rozwój osobisty nie jest stracony, lecz zainwestowany!

Rozwijając się, stajemy się lepszą wersją siebie. To inwestycja w przyszłość. Trzeba nieustannie trenować, rozwijać się, doszkalać i ćwiczyć. Nauka nie skończyła się w szkole. Dlatego właśnie w piątki staramy się w Nozbe nie wykonywać bieżącej pracy, ale skupić na rozwoju. Czytając ten artykuł i korzystając z moich 16 porad, przyczyniasz się do własnego rozwoju osobistego - gratulacje!

Życzę Ci samych sukcesów w roku 2023 i mam nadzieję, że porady z tego artykułu pomogą osiągnąć to, co sobie zaplaujesz lub wymarzysz. Przy okazji dziękuję, że mogliśmy w ten sposób wspólnie uczcić 16 lat istnienia Nozbe!