Następne zadanie? Wakacje! Czyli, jak aplikacje do planowania wyjazdu uczą planować pracę…

Strasznie się przejąłem ostatnio moimi felietonami o produktywności i jeśli mam kontynuować serię, to według mojego kursu “10 Kroków do Maksymalnej produktywności” powinienem dzisiaj pisać o koncepcie “Next Actions” - czyli “następne” bądź “najbliższe” zadanie. Jest to jeden z fundamentów GTD (metodyki “Getting Things Done” Davida Allena). Aby Was zachęcić do tematu zaczniemy od Waszego następnego zadania - czyli od planowania urlopu :)

Ten felieton jest z wydania z lipca 2014 iMagazine

• Planowanie urlopu na przykładzie appki TripIt
• Aplikacja GPS jako narzędzie GTD
• Wakacje powinny nas zainspirować w pracy!
• Inbox, projekty, mnóstwo zadań… Ale które są “następne”?
  • 0-3 najbliższych zadań w projekcie to moja norma
  • Lista “najbliższych zadań” jest moim centrum kontroli
• Miłych wakacji i świetnego załatwiania spraw po nich!

Planowanie urlopu na przykładzie appki TripIt

Kiedy planuję jakikolwiek wyjazd, moim podstawowym narzędziem do ogarnięcia tematu jest aplikacja TripIt. Na czym polega jej funkcjonowanie? Każde potwierdzenie lotu, wynajętego samochodu, hotelu itd., jakie dostaję na maila, od razu przesyłam dalej na adres plans@tripit.com. Aplikacja sama rozszyfrowuje, co w tym potwierdzeniu jest i układa mi cały wyjazd chronologicznie.

I to jest mega wygodne! Kupuję lot, potem rezerwuję hotel i wynajmuję samochód, później kolejny hotel… Kolejność, w jakiej to robię, nie ma żadnego znaczenia. TripIt automatycznie ułoży mi wszystko według dat. Gdy odpalam appkę na iPadzie lub iPhonie, widzę, co i kiedy mnie czeka oraz czego mi ewentualnie brakuje.

Następnie, kiedy już ruszam w drogę, aplikacja nie pokazuje mi od razu wszystkiego, tylko “następny krok” - czyli kolejne miejsce, które muszę “zaliczyć”: idź na samolot, odbierz samochód, zamelduj się w hotelu… Zawsze widzę tylko “następne zadanie”. Proste. Przejrzyste. Skuteczne. I do tego darmowe.

Aplikacja GPS jako narzędzie GTD

Mój znajomy bloger i ekspert od GTD - Krzysztof “TesTeq” Wysocki napisał kiedyś wpis o tym, jak to aplikacja GPS w jego samochodzie idealnie pasuje do metodyki GTD. Gdy wybierzemy cel, aplikacja nie pokazuje pełnej trasy przez cały czas, a jedynie “najbliższy krok”, czyli: jedź teraz prosto przez 38km, za 500m skręć w prawo… itd.

Oczywiście ważna jest dobra aplikacja do nawigacji. Ja, mając wbudowanego GPSa w wypożyczonym samochodzie, i tak używam Navigona na swoim iPhonie. Jest rewelacyjny i świetnie pokazuje mi te “najbliższe zadania” :-)

Wakacje powinny nas zainspirować w pracy!

Jeżdżę na wakacje, bo chcę odetchnąć, naładować baterie i dać się zainspirować… Chcę odpocząć od codziennej rutyny, aby wrócić do niej bardziej zmotywowany i wypoczęty. Aby ten cel był osiągalny, aplikacje, które pomagają mi świetnie spędzać urlopowy czas i o niczym nie zapomnieć, powinny także nakłaniać do refleksji nad codziennymi zadaniami.

Inbox, projekty, mnóstwo zadań… Ale które są “następne”?

W moich dwóch poprzednich felietonach opisywałem, jak czyścić skrzynkę spraw przychodzących (Inbox) i jak planować projekty. Jeśli to wszystko mamy już dopięte na ostatni guzik, okazuje się, że lądujemy z ogromną ilością zadań w tych projektach. I z jednej strony to bardzo dobrze, a z drugiej - źle.

Wspomniany wyżej TripIt ma wszystkie informacje o mojej podróży, ale ważne jest to, że na bieżąco wyświetla mi tylko moje “najbliższe zadanie”. My też powinniśmy sprawdzić każdy projekt, który mamy w naszym systemie i wybrać tylko te zadania, które faktycznie są najbliższe. Którymi chcemy się zająć w tym tygodniu. W najbliższym czasie.

W Nozbe robimy to przez “gwiazdkowanie” zadań. Czyli przeglądamy projekt i oznaczamy gwiazdką te zadania, które są dla nas na chwilę obecną najważniejsze.

0-3 najbliższych zadań w projekcie to moja norma

W niektórych projektach mam “zagwiazdkowane” aż trzy zadania, w innych dwa lub jedno. Mam też projekty, których na przykład w tym tygodniu nie dam rady ruszyć do przodu i w nich żadne z zadań nie ma gwiazdki. Nie mam tam żadnego “następnego zadania”. Przynajmniej na teraz.

Lista “najbliższych zadań” jest moim centrum kontroli

Dodatkowo w Nozbe każde zadanie, które ma termin wykonania ustawiony na “dziś”, staje się automatycznie moim najbliższym zadaniem, więc nigdy o nim nie zapomnę. Tak samo dzieje się, gdy ktoś deleguje mi zadanie we współdzielonym projekcie - staje się ono moim “zagwiazdkowanym” zadaniem.

Dzięki temu mam kompletną listę najbliższych zadań i niczym samochodowa nawigacja mogę po kolei się nimi zajmować i realizować cele wytyczone na dany tydzień. Dzięki konceptowi “najbliższych zadań” nie muszę codziennie przeglądać moich wszystkich projektów i przebijać się przez długie listy zadań. Robię to tylko raz w tygodniu… Ale o tym napiszę już w kolejnym felietonie :)

Miłych wakacji i świetnego załatwiania spraw po nich!

Życzę miłych wakacji, dużo odpoczynku i okazji do naładowania baterii. I aby po powrocie do pracy udało się Wam jeszcze lepiej i skuteczniej zorganizować :-)

Zachęcam do obejrzenia pozostałych lekcji mojego krótkiego kursu: “10 Kroków do Maksymalnej Produktywności”