Pomysły nie potrzebują miejsca. Czyli jak współpracować z ludźmi na odległość.

Od ponad 16 lat prowadzę Nozbe w pełni zdalnie i pomimo moich osiągnięć, czy rozwoju technologii i lub nawet pandemii w międzyczasie, ludzie ciągle się dziwią, jak to jest możliwe, że w moim zespole wszyscy współpracujemy zdalnie. Co więcej, kwestionują, że w ogóle można być kreatywnym w takim rozproszonym geograficznie zespole. Oczywiście, że nie tylko można, ale i świetnie to wychodzi, bo pomysły nie potrzebują jednego fizycznego miejsca aby kiełkować, dorastać i stawać się częścią aplikacji do zarządzania zadaniami i projektami.

Ten felieton jest z wydania z czerwca 2023 iMagazine

W listopadzie 2022 Jason Fried, twórca Basecamp, w artykule “Collaborating away” napisał (tłumaczenie moje):

Pomysły lubią prysznic. Pomysły lubią nasze poduszki. Pomysły lubią podróże. Pomysły lubią spacery. Pomysły lubią zarówno poranki jak i późne wieczory. (…) Pomysły nie są niczym ograniczone. Nie są ulokowane. Nie mają rezydencji. Pomysły są wszędzie.

Ludzie pracujący nad tym samym pomysłem nie potrzebują być w jednym miejscu.

W biznesie istnieje ciągle to przeświadczenie, że aby pracować nad pomysłem trzeba być w jednym biurze, w tym samym czasie, pisać na tej samej tablicy i wręcz oddychać tym samym powietrzem.

Tak pomysły nie działają.

Oczywiście, przypadkowa rozmowa może dać ziarenko nowemu pomysłowi, ale od narodzenia do realizacji pomysłu jest jeszcze długa droga. Trzeba ten pomysł przetrawić, trzeba z nim pożyć, porządnie się nad nim zastanowić. Trzeba go przegadać. Czasem z jedną osobą, czasem z kilkoma. I dać im wszystkim czas na reakcję i feedback. Pomysły nie rodzą się i dojrzewają w tym samym miejscu i czasie, wśród tych samych osób.

Jak opracowałem pomysł na funkcję tworzenia zadania dla dowolnej osoby na świecie.

W felietonie z listopada 2022 w iMagazine napisałem, że “Używanie e-maila do komunikacji w zespole jest błędem”. W Nozbe głęboko w to wierzymy. Zamiast pisać maile, skuteczniej komunikujemy się przez zadania w projektach i komentarzach pod tymi zadaniami. Ale co zrobić, jak musimy jednorazowo współpracować z kimś, kto nie jest w naszym zespole i pewnie nie używa nawet Nozbe?

Tak powstał pomysł na funkcję tworzenia zadania dowolnej osobie na świecie, prosto z Nozbe.

Tak naprawdę pomysł powstał w mojej głowie, podczas kiedy jechałem odebrać dzieci ze szkoły i słuchałem jakiegoś podcastu. Ktoś w nim tłumaczył, że nie da się skutecznie połączyć e-maila z aplikacją do zadań. Pomyślałem: “Jak to? A może jednak?!”

Po powrocie do biura domowego, poprosiłem o krótką rozmowę z projektantem Nozbe, Hubertem, przez video-konferencję. Musiałem ten pomysł z kimś mądrym obgadać.

Wystarczyło tylko pół godziny rozmowy, aby pewne wady tego pomysłu wyszły na jaw oraz pojawiły się nowe sposoby na lepsze podejście do tematu.

Potem stworzyłem sobie na ten pomysł zadanie i w komentarzu do niego spisałem nasze ustalenia z Hubertem. Pisząc to wszystko, “przetrawiłem” temat na nowo i dodałem nowe przemyślenia do podsumowania.

Hubert następnego dnia dodał swój komentarz i potem w zadaniu wspomnieliśmy kilka innych osób z zespołu, aby zapoznały się z tematem. Tydzień później obgadaliśmy ten pomysł na comiesięcznym wirtualnym spotkaniu naszego zespołu projektowego. Wyjaśniliśmy niuanse i trochę pokłóciliśmy się odnośnie tego w jakiej formie powinniśmy zaimplementować ten pomysł. W końcu wyznaczyliśmy 3 etapy jego wdrożenia.

Od pomysłu do wdrożenia i poprawek, po sukces!

Kilka tygodni później Rafał, szef produktu Nozbe, przekazał ten pomysł do wdrożenia jednemu z programistów. Michu, który dostał to zadanie, od razu zwrócił nam uwagę, że najlepiej byłoby pominąć pierwsze 2 etapy wdrożenia i skupić się od razu na trzecim, bo według niego on da największą wartość użytkownikom.

Podobało mi się jego świeże podejście do tematu, chociaż na początku nie mogłem się z nim zgodzić. Ale przespałem się z tematem, dodałem moje wątpliwości w formie komentarza i czekałem na jego reakcję. Kilka innych członków zespołu dołączyło do zdania Michu i przekonali mnie, a on się wziął do roboty.

I tak powstała ta funkcja.

Efektem jest to, że obecnie w Nozbe możesz stworzyć zadanie dowolnej osobie na świecie. Wystarczy, że znasz jej adres e-mail. Wtedy ta osoba dostanie powiadomienie o tym zadaniu, z unikalnym linkiem, gdzie może poznać szczegóły tego jednego zadania. Tym samym ta osoba używa Nozbe przez przeglądarkę WWW, bez potrzeby posiadania konta w Nozbe.

Dzięki temu użytkownik Nozbe nie musi osobno wysyłać e-maila do kogoś z kim chce współpracować. Do tego ma całą korespondencję odnośnie wykonania zadania w swoim Nozbe. Dodatkowo całość dzieje się w sposób szyfrowany i bezpieczny. E-mail służy tylko do przysłowiowego uściśnięcia dłoni, a praca już prowadzona jest bezpośrednio w zadaniu.

Pomysł nie potrzebuje miejsca. Pomysł potrzebuje czasu!

Pomysły przechodzą długą drogę od narodzin do implementacji. One nie dojrzewają i wdrażają się w miejscu, ale w czasie. Ten pomysł był bardzo trudny do zrealizowania, dlatego potrzebował zaangażowania wielu osób w różnych momentach jego implementacji. Nie powstałby w ciągu jednej sesji brainstormingowej w jednym biurze, nawet gdyby tam był cały mój 19-to osobowy zespół Nozbe i oddychał tym samym powietrzem.

Tak działa współpraca zdalna.

Lepiej: tak działa po prostu współpraca.

Potrzebujemy sporo czasu i świetnych ludzi, niezależnie od tego gdzie się obecnie znajdują.

Pamiętaj:

Praca nie jest miejscem, do którego się chodzi, tylko tym, co się robi.

Dobra praca wymaga wiele czasu, wielu ludzi i wielu miejsc.

Dzięki temu małemu pomysłowi, opracowanemu w moim bardzo kreatywnym zespole zdalnym, mam nadzieję pomóc ludziom przejść na skuteczną pracę zadaniową od nieskutecznej wymiany e-maili.