Piąteczki w Nozbe, czyli jak pracować (lepiej) 4 dni w tygodniu?

W Nozbe pracujemy nad bieżącymi sprawami 4 dni w tygodniu. Piątek jest inny. Piątunio jest dla pracownika. Piąteczek jest na przegląd tygodnia i rozwój osobisty. I tak działamy od 2016 roku, czyli ponad 8 lat. I jak nam idzie? Dlaczego warto? Czego się nauczyliśmy? Myślę, że idealny temat na pierwszy felieton w nowym roku, aby zainspirować Ciebie do pracy w lepszy i bardziej nowoczesny sposób.

Ten felieton jest z wydania z stycznia 2025 iMagazine

• Już było o Piąteczkach w iMagazine dwa razy…
• 1️⃣ Dlaczego Piąteczki? Skąd pomysł aby pracować MNIEJ ale LEPIEJ?
• 2️⃣ Jak to wdrożyć? Dlaczego “Piąteczek” a nie poniedziałek?
• 3️⃣ Problemy? Ludzie czują się zobligowani do pracy!
• 4️⃣ Rozwiązanie? Czwartek to koniec “bieżącego” tygodnia!
• 5️⃣ Efekty? Rozwój, pomysły, wsparcie, ciekawość i porządek!
• ✏️ Przykłady efektów Piąteczków?
• 🙏 Piąteczek jako bufor jest drogą do szczęścia w pracy!

Już było o Piąteczkach w iMagazine dwa razy…

Dwa razy opisywałem Piąteczki na łamach iMagazine, raz w październiku 2021 i wcześniej w czerwcu 2017, ale skoro w styczniu występuję na konferencji Workshow odnośnie 4-dniowego tygodnia pracy, to chciałem tym felietonem trochę podsumować nasz ekspertyment i pokazać jak to wszystko nam wyszło.

1️⃣ Dlaczego Piąteczki? Skąd pomysł aby pracować MNIEJ ale LEPIEJ?

Jednym z głównych pomysłów zawartych w książce Davida Allena GTD był Przegląd Tygodnia - Weekly Review. Powinno się robić taki przegląd co tydzień. Kiedyś w 2016 roku pamiętam, że byłem bardzo zajęty i go nie robiłem od kilku tygodni, więc się zabrałem. I okazało się, że przysłowiowy szewc bez butów chodzi!

Wyszło na jaw, że nie tylko ja ale większość mojego zespołu nie robi tego przeglądu, bo nie ma czasu. Sprawdzając zadania - a u nas większość zespołu ma dostęp do większości projektów (działamy bardzo transparentnie), widać było, że w wielu miejscach nie jest posprzątane. Spytałem się moich najbliższych dyrektorów - kiedy ostatnio robili taki przegląd. Miesiąc, dwa miesiące temu… trzy miesiące… Masakra.

Potem zacząłem dopytywać o rozwój osobisty. Zapytałem: czemu nie rozwijamy swoich umiejętności? Nie znamy dobrze narzędzi? Okazało się, że jak się pytałem o niektóre nowe technologie, to moi ludzie jeszcze ich nie znali. A mieli być ekspertami. A przecież my działamy w nowych technologiach! Znowu było: Michał, nie ma czasu! Za dużo pracy!

2️⃣ Jak to wdrożyć? Dlaczego “Piąteczek” a nie poniedziałek?

Zaczęło się od tego, że ustaliłem pracę nad bieżącymi zadaniami od poniedziałku do czwartku. Piątek wyznaczyłem wszystkim na przegląd tygodnia. Podsumowujemy nad czym pracowaliśmy, planujemy kolejny tydzień. Sprawdzamy co przed nami.

Większość osób z mojego światka produktywności polecało właśnie piątek na to, ponieważ dzięki temu zamykasz tydzień a po weekendzie ruszasz w tydzień od poniedziałku z konkretnym planem działania. Wszystko nam się w głowie ułożyło i zaczynamy od konkretnych zadań!

A co po przeglądzie? Czas dla CIEBIE! Czyli… Czas dla pracownika. Robi co chce. Rozwija się, ogląda kursy, co chce zrobić, aby nie pracować nad bieżącymi sprawami. Dużo osób ogląda konferencje, czytanki, albo robi jakieś swoje projekty.

A wagary? Czemu nie! Jeśli chcesz wcześniej zakończyć pracę, lub wyjść na dłuższy sport, dlaczego nie! Możesz to zrobić w piątek, jeśli przegląd tygodnia został zrobiony!

3️⃣ Problemy? Ludzie czują się zobligowani do pracy!

Okazuje się, że nie jest tak łatwo zmienić ludziom sposób działania. Po przeglądzie ludzie chcą nadgonić robotę. Zamiast planować rozwój, mają wyrzuty sumienia, że coś niedokończone.

Wsparcie klienta i tak pracuje normalnie, więc oni się skarżą, że klienci piszą chętnie maile w piątki, więc oni muszą szybko odpisywać.

Czyli w teorii fajnie, ale jakoś się nie sprawdza. Ludzie chcą pracować a klienci nam zawracają głowę. Co zrobić? Jak żyć?

4️⃣ Rozwiązanie? Czwartek to koniec “bieżącego” tygodnia!

Zaczęliśmy od tego, że we czwartki teraz podsumowujemy popołudniu pracę. To jeszcze nie przegląd, ale bardziej takie “zakończenie”. Ludzie aktualizują swoje zadania statusowe, ustalamy, czy w poniedziałek wyjdzie nowa wersja aplikacji Nozbe.

Zmieniliśmy planowanie wsparcia klienta. Tak jak do tej pory mieliśmy dyżury mailowe na weekend, to teraz mamy też je na piątek. Nie jest to normalny dzień pracy, ale dzień, kiedy zachęcamy nawet klientów do wyluzowania!

Oprócz tego zaczęliśmy wszyscy się pilnować, aby wszystkie nie-bieżące tematy szły na piątek. Nawet w aplikacji mamy teraz domyślnie ustawienie: przypomnij mi w piątek. Dzięki temu rzeczy do obejrzenia lub przeczytania zostawiamy sobie na piąteczek. Zrobiła się z tego kultura naszej firmy!

5️⃣ Efekty? Rozwój, pomysły, wsparcie, ciekawość i porządek!

Piąteczek oznacza mniej stresu w pracy. Przede wszystkim, ten dzień służy jako taki bufor, bo wiemy, że jakby co wtedy możemy ochłonąć, spokojnie wszytko przejrzeć, zastanowić się co i jak.

Mamy porządki w zadaniach. Ludzie się wzajemnie pilnują, czy wszystko jest ogarnięte. Nie boją się dodawać pasywno-agresywnych komentarzy w stylu - czy ten projekt jest potrzebny? Czy tu się coś wydarzy?

Ludzie nie boją się podejmować decyzji. Ustalają realnie, czy tym czy tamtym powinniśmy się zająć. Widzą, jeśli co piątek przekładają coś na “za tydzień”, to w końcu sami decydują co dalej z tym.

Oprócz tego mam wrażenie, że jesteśmy coraz lepsi w naszej robocie. Ludzie często czekają na aktualizacji swoich programów aby poznać nowe funkcje. Sami do tego namawiamy klientów, aby właśnie w piątek obejrzeli videa pokazujące funkcjonalność Nozbe.

Rozwijamy nasze pomysły. Poniżej klika przykładów, co się dodatkowo wydarzyło w firmie dzięki piąteczkom!

✏️ Przykłady efektów Piąteczków?

Osoba ze wsparcia klienta zaczęła programować. Co więcej, zaczęła aktywnie rozwijać nasz panel wsparcia klienta! Po prostu zaczęła kurs programowania i jej się spodobało!

React i React Native - nowe technologie zostały sprawdzone przez naszego głównego programistę w piąteczki. On się ich nauczył i teraz są podstawą naszej nowej aplikacji!

Dodatek do GMaila dla Nozbe powstał właśnie w piątek, bo jednego z naszych programistów wkurzało, że nie może prosto z Gmaila dodawać zadań. Ten plugin oficjalnie będzie dostępny wkrótce dla wszystkich!

W piąteczki też wiele osób ogląda rozmowy z klientami nagrane albo przeze mnie, albo przez kogoś innego, kto rozmawia z klientami. Dzięki temu poznajemy lepiej ludzi i firmy, które korzystają z Nozbe.

🙏 Piąteczek jako bufor jest drogą do szczęścia w pracy!

Uważam, że w obecnym świecie nam brakuje bufora. Czasu na zastanowienie się. Na zatrzymanie się. Na zaplanowanie pracy. Aby nie iść za pędem świata. Temu właśnie służą piąteczki.

To właśnie ja, jako CEO, muszę pilnować, aby moi ludzie mieli czas na planowanie, na pracę, na rozwój, na refleksję, na nowe pomysły. Sam tego potrzebuję.

Pracy jest ciągle dużo. Jeśli pracujemy 5 dni w tygodniu bez takich piąteczków, nie ma kiedy robić planów, rozwijać się czy zgłębiać swoją ciekawość. Zachęcam każdego z Was do sprawdzenia takiego działania i takiej pracy. Spróbujcie od nowego roku takiego modelu. Wiem, nie wszędzie jest dokładnie tak samo do wdrożenia, ale zachęcam do eksperymentów!

Życzę Tobie samych sukcesów w Nowym Roku! Powodzenia!