Moje top 5 sposobów na lepszą organizację czasu

Dzisiaj będzie bardzo produktywnościowo i praktycznie. Kiedy rozmawiam z ludźmi o organizacji czasu, wszyscy pytają mnie o kilka prostych wskazówek, które mogliby wdrożyć jak najszybciej… to dlatego kilka lat temu stworzyłem kurs “10 Kroków do Maksymalnej Produktywności”. Jednak każdy szuka skrótów, dlatego tym razem skupię się na pięciu najważniejszych wskazówkach, które możesz zacząć stosować już dziś i przekonać się, jak usprawnią Twoją pracę. Co więcej, są one ze sobą bardzo powiązane.

Ten felieton jest z wydania z maja 2017 iMagazine

• Trick 1: Zapisuj wszystkie pomysły od razu
• Trick 2: Naucz się skrótów i narzędzi
• Trick 3: Używaj aplikacji na wielu urządzeniach
• Trick 4: Rób regularny przegląd tygodniowy
• Trick 5: Zapomnij o “inbox zero”, skup się na “priorytet zero”
• Ćwicz swoje nawyki związane z organizacją czasu

Trick 1: Zapisuj wszystkie pomysły od razu

Jeśli wpada mi do głowy jakiś nowy pomysł lub mam jakiś przebłysk geniuszu, od razu to zapisuję. Co więcej, zapisuję na tym narzędziu, które mam pod ręką - czyli kiedy mam pod ręką iPhone’a, korzystam z widgeta lub menu ukrytego pod 3D-touch, aby szybko dodać coś do mojej ulubionej aplikacji (czy to Nozbe, czy Evernote, czy Notes…). Kiedy zauważę coś fajnego, od razu robię zdjęcie, aby o tym nie zapomnieć.

Dzięki temu nawykowi ufam sobie, że jeśli o czymś wcześniej pomyślałem, to już mam to gdzieś “zapisane”. Nie polegam na mojej pamięci, która bywa zawodna, lecz na pamięci urządzenia, które mam pod ręką.

Trick 2: Naucz się skrótów i narzędzi

Nawiązując do poprzedniego punktu, warto nauczyć się skrótów klawiszowych naszych ulubionych programów. Na iOS wystarczy wcisnąć i przytrzymać CMD, aby zobaczyć dostępne skróty - ostatnio pracując na iPadzie Pro z klawiaturą Smart Keyboard często z tego korzystam. Na Maku warto poznać globalne skróty takich aplikacji jak Nozbe czy Evernote, aby szybko dodać zadanie lub notatkę w każdym momencie pracy.

Warto poświęcić czas na przestudiowanie możliwości programów, których regularnie używamy. Większość aplikacji, z których korzystamy na co dzień ma mnóstwo fajnych i bardzo przydatnych funkcji, które mogą nas wspomóc w pracy i ułatwić nam życie. Jeśli jednak używamy tylko części z nich, nie wykorzystujemy w pełni potencjału danego narzędzia.

Taka inwestycja w naukę wydaje się stratą czasu, ale zwraca się bardzo szybko w wygodzie pracy.

Trick 3: Używaj aplikacji na wielu urządzeniach

Wydaje się oczywiste, ale często sam łapię się na tym, że mam jakąś aplikację na iPadzie, ale nie mam jej na iPhonie lub na Maku. To błąd. Jeśli już regularnie z czegoś korzystam, to powinienem mieć dostęp do tej samej aplikacji na każdym urządzeniu i, dzięki synchronizacji w chmurze, do przechowywanych tam danych. W obecnych czasach synchronizacja czy to przez iCloud czy Dropbox działa rewelacyjnie.

Takie aplikacje jak Nozbe, Evernote czy Scrivener zainstalowałem na wszystkich platformach, ale właśnie zauważyłem, że mojej ulubionej aplikacji do tworzenia map myśli (iThoughts) nie mam na Maku. Przez to dostęp do moich map myśli mam tylko na iPhonie i iPadzie. Ostatnio zdarzyło mi się pracować na iMacu i chciałem coś zmienić w jednej mapie myśli i nie mogłem. Musiałem sięgnąć po iPada, co zajęło mi trochę więcej czasu i wybiło mnie z rytmu pracy.

Co więcej, warto najczęściej używane aplikacje mieć w podobnym (lub nawet tym samym) miejscu na każdym urządzeniu. Dlatego mój home screen na iPhonie bardzo przypomina ten na iPadzie.

Trick 4: Rób regularny przegląd tygodniowy

Powtarzam to jak mantrę - warto co tydzień sprawdzić swoje zadania, projekty, cele i zrobić porządek na biurku i urządzeniach. Wbrew pozorom nie zajmuje to aż tyle czasu jak nam się wydaje, a powoduje, że kolejny tydzień jest dużo lepiej zaplanowany i po prostu lepszy.

Niedawno wprowadziliśmy w firmie “piąteczek”, gdzie co piątek każdy obowiązkowo musi zrobić taki przegląd, a potem może poświęcić czas na naukę lub zapoznawanie się ze swoimi narzędziami, o czym wspomniałem wcześniej.

Aby taki przegląd dobrze zrobić, polecam zmienić “otoczenie”. Ja często jadę do ulubionej kawiarni z moim iPadem i nie wychodzę z niej, dopóki nie dokończę mojego przeglądu.

Nie jestem ideałem, czasami takiego przeglądu nie robię w całości lub po prostu nie mam na niego czasu… ale to się niestety łatwo mści na mnie w następnym tygodniu, na który nie jestem wtedy tak dobrze przygotowany jak być powinienem.

Trick 5: Zapomnij o “inbox zero”, skup się na “priorytet zero”

Wiele osób skupia się na tym, aby mieć “inbox zero”, czyli czystą skrzynkę mailową na koniec dnia… ale z drugiej strony nie dowozi swoich najważniejszych spraw.

Dlatego proponuję nową terminologię: “priorytet zero” - czyli zakończenie wszystkich swoich zadań o najwyższym priorytecie do końca dnia.

Pod koniec dnia planuję 1-3 najważniejsze zadania na dzień następny. Takie zadania, których wykonanie stanowiłoby dla mnie znak, że “to był dobry dzień”. Dzięki temu skupiam się najbardziej na nich i dbam o ich skończenie. Wszystkie inne zadania na ten dzień, oraz wspomniany inbox są dla mnie dodatkiem.

W końcu moim zadaniem w życiu nie jest “czyszczenie skrzynek” ale robienie czegoś, co ma znaczenie i co pcha mój biznes i moje życie do przodu, prawda?

Ćwicz swoje nawyki związane z organizacją czasu

Zachęcam, aby ćwiczyć te nawyki produktywnościowe już teraz, a zobaczysz jak bardzo usprawnisz swoją pracę.

Jeśli chcesz poznać jeszcze więcej wskazówek, możesz znaleźć mój darmowy kurs “10 Kroków do Maksymalnej Produktywności” na YouTube.

Niedawno zrewidowałem te zasady i rozwinąłem je, dlatego rok temu podjąłem decyzję o napisaniu książki w oparciu o ten kurs i obecnie jest ona dostępna w przedsprzedaży na stronie KursProduktywnosci.pl